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テレワークにおすすめ!機械が無くても使えるインターネットFAX!

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テレワーク

テレワークを導入する企業が増えている一方で、システム環境の整備問題で導入がむずかしい企業も存在します。

そんな企業のために、機械がなくても使えるインターネットFAXについてまとめてみました。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも簡単に閲覧・編集・返信が可能です。

テレワーク化が進んでいる背景や種類についても紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

テレワークとは?

新型コロナウイルス感染症拡大防止の影響で、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークとは、離れたところ(tele)+働く(work)をあわせた造語になり、ICTを活用した新しい働き方です。

在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務の大きく3つに分類されますが、それぞれ働き方は微妙に異なります。

在宅勤務

在宅勤務は、文字どおり自宅で働く方法です。インターネットを介して上司や従業員とやりとりをするため、Zoomを導入している企業も少なくありません。

在宅勤務のメリットは、なんといっても通勤時間を削除できることでしょう。満員電車に揺られる必要がないので、移動による身体的負担も軽減できます。また自宅で完結することで時間も有効活用しやすくなります。

テレワークと聞いて、真っ先にイメージする方が多い働き方です。

モバイルワーク

モバイルワークは、会社に勤務しないという点は在宅勤務と共通していますが、カフェやホテルといった自宅以外の場所で仕事をするため「働く場所」がまったく異なります。なかには、移動中の車内で業務をこなす方もいます。

副業にも適しており、空いた時間に働けるのが特徴です。どちらかというと、外出や出張が多い営業職などが導入しやすいでしょう。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、自宅でも外出先でもなく、本社・本部から離れたオフィスで働く方法です。オフィスといっても一時的な利用を目的としているため、スポットオフィスやレンタルオフィスなどを利用する場合がほとんどでしょう。

また目的も地域や会社によって異なり、たとえば都市部なら営業の効率化を、地方なら人材確保やBCP対策などの理由で導入されます。郊外なら、育児や介護での離職を防ぐために導入するケースもあるようです。

コロナ禍や働き方改革など、世の中の関心が高まっているテレワーク

テレワークの関心が高まっているのは、新型コロナウイルス感染症拡大防止が大きく関係しています。テレワークを導入することで公共交通機関の利用を軽減し、人と接する機会を減らします。そして、感染リスクも低減できるようになります。

また企業のなかには、感染者が発生した場合に備えてBCP対策を行っているところも存在します。コロナを恐れず働けるテレワークは、今の時代に欠かせないでしょう。

多様な働き方ができる

テレワークが注目されているのは「働き方改革」も一理あるといわれています。働き方改革とは、ワーク・ライフ・バランスを考えた働き方を実現するために掲げられた目標のことで、働き方が変わることでストレスを軽減し、選択肢の幅が広がるというものです。

たとえば、子育てや介護などを抱えている方にとっては、柔軟な働き方はプラスになります。また住む場所も選びやすくなるでしょう。

多くの企業がテレワーク化すれば、これまで出社しなければいけなかった従業員の働き方やメンタルにもよい影響を与えるはずです。

事業継続を叶える

事業を継続するためにも、テレワーク化がメリットになるといわれています。とくに昨今は新型コロナウイルス感染症拡大防止で在宅勤務を導入する企業が増えていますから、自宅にいても受発注業務ができなければいけません。もし出社しないと受注発注業務が不可能なら、取引の遅延や業務停止になり、最悪の場合倒産してしまう危険性があるでしょう。

実際、コロナ禍の緊急事態宣言によって潰れた企業は少なくありません。テレワークを導入するということは、事業継続にもつながるというわけです。

もちろん、災害時の事業継続計画としても役に立ちます。

電子取引を導入する企業が増えた

テレワークが増えたことで、電子取引を求める企業も増加しています。またそれに対応してEDIやWEB受発注も導入されており、以前よりはテレワーク化しやすい環境になりました。インターネットFAXもそのひとつでしょう。

テレワークをせざるを得ない環境で、アナログな取引は非常に不便です。業務効率も低下しますから、そういった取引方法の変化もテレワークが注目されている理由のひとつでしょう。

良質な人材確保ができる

ある程度の人材確保が必要になる職種こそ、テレワークが必要不可欠です。

たとえば受発注業務は、取引先とのやりとりや基幹システムへの入力、書類整理などやることが山ほどあります。ひとりの従業員にのしかかる負担は決して小さくないでしょう。また負担が大きいことで、離職してしまう方も少なくありません。

テレワークを導入すれば多様な働き方が可能になるので、育児や介護でフルタイム勤務がむずかしい方でも離職する必要がなくなります。さらにストレスも軽減できるため、良質な人材確保が実現できるでしょう。

「インターネットFAX」でテレワークを実現!

では、すべての企業がテレワークを導入できているのでしょうか?残念ながら、システム環境の整備問題でテレワークの導入がむずかしい企業も存在します。

とくに多いのが、FAXで送られてきた書類に対応できないケースです。なかでも注文書や納期回答書は、処理できないと頭を抱えている企業が少なくありません。

そこで注目されているのが「インターネットFAX」です。インターネットFAXとはクラウド型のFAXサービスになり、場所を選ばず確認・返信・管理が行えます。インターネット環境さえあればいつでもどこでもFAXが送信できるので、むずかしいテレワークも実現できるでしょう。

受信したFAXをクラウド上に自動で保管!

インターネットFAXでできることは、主に3つ挙げられます。

1つ目は、受信したFAXをクラウド上に自動保管できることです。使い方も非常に簡単で、現在使用しているFAX回線に専用アダプターを接続するだけで、受信したFAXをイメージデータ化し保存します。データはすべてクラウド上に保管されるため、紛失する心配もありません。

もちろん、FAX番号はそのまま使用できます。インターネットFAXのために新しく買い換える必要もないので、取引先へ番号変更を連絡する手間も省けます。

インターネットに繋がる端末さえあれば使える!

インターネットFAXなので、インターネット環境は必要不可欠です。いってしまえば、インターネット環境さえあればどこでも送受信が可能になります。FAXの閲覧や編集、返信もできるので、導入して損はしません。

また、作業はすべてWebブラウザで完結します。わざわざソフトウェアをインストールする必要がないため、従業員に使用させる場合でもセットアップの手間が省けるでしょう。

従来のFAXと同様のことができる!

FAXと聞くと、どうしても紙をイメージする方が多いでしょう。紙のFAXにしかないメリットもありますが、インターネットFAXは従来のFAXではできない作業が可能になるため、機能も充実しています。もちろん従来のFAXと同様のこともできるので、業務の効率性もアップします。

たとえば、受信したFAXの自動振り分け・フォルダ管理・受信状況の確認・編集・返信などが挙げられます。また紙を使用しないことでSDGsにもつながるでしょう。

まとめ

テレワークの必要性や導入する企業が増えている背景、テレワークを実現するためのインターネットFAXについて紹介しました。

新型コロナウイルス感染症拡大防止によってテレワークを導入する企業は増えていますが、それでもすべての企業が対応できているわけではありません。なかには、システム環境の整備問題で実現が叶わない企業も存在します。

インターネットFAXは、そんなテレワーク化がむずかしい企業でも、インターネット環境が整っていれば実現も夢ではないというものです。煩わしいソフトウェアのインストールもありませんから、はじめやすいのもメリットでしょう。

テレワークを検討している方は、ぜひインターネットFAXを利用してみてください。

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