インターネットFAXのおすすめランキング！人気のクラウド型サービスを料金・機能・サポート内容まで徹底比較！

日本の商習慣において、FAXは重要な役割を果たしています。しかし、今はインターネットやスマホアプリなどの連絡ツールが豊富にある時代。

そのため「もっと効率よくFAXを活用できないかな」、「コスト削減したいけどどうしたらいいかな？」とお悩みの企業さまも多いはず！そこで当サイトでは「インターネットFAX」というサービスを提案しています。

インターネットFAXがどのようなサービスなのか、導入によってどれほどコストを削減できるのか、どんなメリットがあるのかなどの情報とともに、おすすめの会社をご紹介していきます。

インターネットFAX（クラウドFAX）とは？どんな仕組み？

通常のFAX機が電話回線を利用してFAXを送るのに対し、インターネットFAXはパソコンやスマホなどからインターネットを利用してFAXの送受信ができます。クラウドFAXとも呼ばれ、FAX機が不要であることが大きな特徴です。

パソコンで作成した文章データ（WordやExcelなど）を管理画面から相手に送信することができます。受信したFAXはPDFなどのファイル形式に変換されるので、パソコンやスマホで簡単にチェックできます。

つまり、お手持ちのスマホやパソコンにFAX機能をつけることができるというわけです。

一般的なFAXとの違いは？

当然、FAX機を利用したことのある方ならご存知だと思いますが、FAX機でFAXを送信したい場合は資料をスキャンしてFAX機に読み込ませますよね。受信する場合も、機械で印刷されたものを受け取ることになります。

ではよくある複合機とはどんな違いがあるのか、と疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。複合機とは紙資料を複製するコピー機に複数の機能が付いた機械のことです。

複合機の主な機能はコピー、プリント、スキャン、FAXの4つ。複合機のことをコピー機と呼ぶこともあるのでつい混同しがちですが、厳密に言うと複合機はコピー機やFAX機とはまた別物と分類できます。

最近では、ユーザー管理機能やクラウドでのドキュメント管理機能に対応するなどかなり多機能なものが登場しています。一台にさまざまな機能が集約されているため、複合機をオフィスに設置している企業さまは非常に多いのです。

しかし複合機は新品であれば100～400万円と非常に高額。そのため中古品を購入したり、リース契約によって長期間レンタルする企業さまがほとんどです。

また、FAX機やコピー機などを別々に用意しなくて済む分、複合機本体はサイズが大きく、重量もあるためある程度のスペースが必要になってしまいます。そしてこれはFAX機にも同じことが言えますが、トナーや用紙を使うのでランニングコストがかかってしまうというのもデメリットと言えるでしょう。

一方で、インターネットFAXはインターネットが使える環境と端末さえあれば、どこでもFAXを利用できます。

FAXのためだけにFAX機や複合機を持ち運ぶのは到底無理な話ですよね。インターネットFAXなら手元の端末ですぐにチェックできるので出先でもFAXのやり取りができます。

先述したとおり、インターネットFAXとはインターネット回線を利用してFAXを送るサービスのことです。ここではインターネットFAXのメリット・デメリットについてご紹介していきます。

メリット

・場所を選ばずFAXの送受信ができる

インターネットFAXなら、オフィスはもちろん、自宅や外出先、さらには海外だとしてもインターネット環境さえあればFAXの送受信が可能です。

データを作ったらFAXとしてそのまま送信できるので、なにかを送るためにプリントしたりスキャンしたりする必要がありません。送られてきたFAXを手元のスマホやパソコンで確認し、返信が必要な場合もスマホ・パソコンからメールで送信できます。

特に「リモートワーク中で自宅からFAXを送りたいけど自宅にFAX機がない！」という方や、「営業で外出していてFAXをすぐに確認できない」という方にとって、場所を選ばないというのはうれしいメリットと言えるのではないでしょうか。わざわざFAX一枚のためだけにオフィスに戻ったり、コンビニに立ち寄ったりしなくて良くなるからです。

従業員の出勤スタイルが縛られないので、「インターネットFAXが、リモートワークや働き方改革推進の一端を担っている」という考え方も大げさな話ではないでしょう。

・受信したFAXの管理が楽チン！

インターネットFAXの場合、受信したFAXデータをメールで受け取ることができます。そのためデータをパソコンで一括管理でき、過去のFAXを見つけるのも簡単です。

わざわざ受信状況や履歴を確認するのにFAX機とデスクの間を行き来しなくて良いですし、大事なFAXを誤って紛失・処分してしまったなどのミスを防ぐこともできます。

・FAX機不要

会社にFAX機を設置しなくてもFAXが受け取れるので、これまでFAX機にあてていたコストやスペースが不要になります。

・送受信料が安く済む

IP電話と同じくインターネット回線を利用しているため従来の電話回線を使用するFAX機と比較すると、送受信にかかるコストが安く済みます。加えて、受信する帳票の量に合わせて複数のFAX回線を持たなくてはならなかったこれまでとは違い、インターネット回線一つで大量の送受信に対応できるインターネットFAXであればぐんとコストを下げてFAX機能を利用できます。

・ペーパーレスでコスト削減

インターネットFAXはそもそも印刷をしない（紙に出力しない）ので、インクや用紙を用意する必要がなく、その分コストが浮きます。細かく言えばFAX機・複合機に使用するはずの電気を使わないので光熱費もかかりません。

インターネットFAXなら大量のFAX営業をする場合もいちいち印刷する必要がありません。ペーパーレスで無駄に電気も紙資源を使わないので環境にもやさしいと言えます。

また、帳票によっては数年単位で保管期間が設けられているものもあり、そうした書類を長期間保管するのに倉庫を借りたりしている企業さまもいらっしゃることでしょう。インターネットFAXでペーパーレスになれば倉庫を借りるコストも不要になり、管理に関するあらゆる業務を省くことも可能です。

・送受信に時間がかからない

インターネットFAXと従来のFAX機で送受信にかかる時間を比較した場合、インターネットFAXのほうが早いので業務効率の向上が期待できます。急ぎのときも重宝するでしょう。

デメリット

・インターネット環境でしか使えない

インターネットFAXはインターネット回線でFAXの送受信をおこなう仕組みとなっているので、当然ながらインターネット環境が整っていなければ使えません。

最近は日本でもフリーWi-Fiを備えたカフェや施設も多いですし、出先で使い心地の心配をしなくても良いでしょう。しかし電波の届きにくい状況やインターネット環境が整っていない海外などでは使いにくいかもしれませんね。

価格

インターネットFAXの利用には初期費用と基本利用料金のほかに、受信料・送信料が必要です。もちろん会社によりますが、受信は無料で、送信は1枚につき数円～数十円と設定されているところが多いです。

やはり長く使うことを考えれば、価格には注意を払うべきでしょう。コスト削減のために取り入れたのに、従来のFAX機より高くなってしまったというようでは元も子もなくなってしまいますよね。

プランによっては受信が有料だったり、オプションで追加料金が発生することもあるので注意しましょう。

また、会社によっては無料トライアルを用意しています。このようなサービスは遠慮せずどんどん活用すると良いですよ！

せっかく導入しても特に活用方法が見いだせなかったり、使いにくくて反対に手間がかかる可能性もあります。まずは無料で使い心地を試してみて費用対効果を確かめるというのも一つの手です。

使用可能な電話番号

利用にあたって多くの企業さまが気にするのは、やはり「現在のFAX番号を変えなければいけないのか」という点ではないでしょうか。インターネットFAXに切り替える場合、インターネットFAX会社が新しく発行する番号に変えなくてはなりません。

とはいえ、長く使っているFAX番号を変えるとなると、取引先やお客様にも通知しなくてはならず、連絡するのが大変ですよね。

また、インターネットFAXではインターネット回線でサービスを提供するためIP電話のように「050」から始まるFAX番号が発行されます。050で始まるからといって、何か問題があるわけではないのですが、市外局番から始まる番号ではないことに違和感を覚える方もいるかもしれません。

しかし変更しなくてもインターネットFAXサービスを利用できる場合があります。なんと専用アダプタにFAX回線とLAN回線をつなぐだけで、これまでと同じ番号でFAXを利用できるのです！

ほかにも市外局番から始まる番号から選べるサービスを用意する会社もあります。

これらの対応ができる会社を選べば、連絡業務に手をわずらわせたり、印象が悪くなるのではと心配する必要もなくなります。

受信できるサイズ

受信できるサイズが各サービスごとに異なることがあります。オフィスでよく利用されるA4サイズやB4サイズは標準対応していることが多いです。

しかし「A3サイズが受信できなくては困る！」というようであれば、対応できる受信サイズをよく確認しておく必要があります。例えばA3サイズの図面を扱う不動産業界、建築業界などはあらかじめチェックしておくと間違いがないでしょう。

海外への対応

残念ながら海外に対応していないサービスもあります。海外にオフィスがある企業さまや、海外にFAXを送る機会が多い企業さまは要チェックです！

インターネットFAXの業者を選ぶ際にどのようなポイントを重視して決めればいいのか迷われている方も多いのではないでしょうか。
今回はそんな悩みを持つ方のために、「インターネットFAXを利用する場合、どういった点を重視したいですか？」についてwebでアンケート調査を行いました。どんな回答となったのか詳細を見ていきましょう。

重要視するポイントで一番多かったのは、「価格」で32％でした。他と比較して2倍近い数字となりました。やはり価格はサービスを選ぶうえで一番重要なポイントと言えるでしょう。

第2位は、「対応デバイス」で、16％でした。現代では、多くのデバイスが存在しています。FAX導入後にも利用デバイスが増えていき、不満も出てきてしまうでしょう。幅広いデバイスに対応している業者を選ぶと良いでしょう。

第3位は、「受信サイズ」で、14％でした。受信できるサイズは各サービスで異なりますが、A4やB4サイズは標準対応しているものが多いです。しかしA3サイズがどうしても必要な場合は事前に確認しておくと良いでしょう。

4位以降は「搭載機能」13％、「運用管理の負担」11％、「FAX番号変更の有無」10％、「海外対応」4％となりました。

アンケートの結果は以上となります。サービス導入にあたり、ご自身の必要なサイズや対応デバイスなどをしっかり決定したうえで、費用対効果でインターネットFAX会社を選ぶとよいでしょう。

インターネットFAXの業者選ぶにあたって、参考になる内容でしたら幸いです。