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インターネットFAXの基本的な使い方について解説!

公開日:2023/07/15


さまざまなビジネスシーンで活躍してきたFAX。インターネットFAXの普及やテレワークの見直しで少し居場所が…。インターネットFAXって便利なのか?基本的な使い方やメリットは?そのような疑問をもつ方も多いことでしょう。今回は、従来のFAXとの比較やインターネットFAXの送受信方法を含めた、基本的な使い方について説明いたしますね。

インターネットFAXの受信方法

企業や一般宅でも流通したFAX。インターネットが当たり前の時代になり、過去の産物になりつつあります。なぜなら、従来のFAXは電話回線や電話番号、FAX機器が必要でした。最近ではインターネットFAXの普及が進みつつあります。

インターネットFAXとはEメールでFAXを送受信するサービスのことです。受信方法はいたって単純で、普段のEメール受信方法となんら変わりはありません。しかし、メリットは数あり、導入しない手はありません。インターネットFAXには、FAX機器は必要ありません。FAX用紙やトナー、インクも必要なく経費削減に大きな役割を果たしています。以外にも、FAX機器の傍まで行き送受信の操作を行う手間も省けます。

インターネットFAXなら外出先や自宅、どこでも受信が可能、複数人同時の受信もOKで情報の共有もなんなくこなせます。相手がFAX機器からの受信でも、データを自動でPDFに変換しEメールで受信。WEB上で閲覧できるように、インターネットFAX会社のサーバーに保管されます。そのため、受信した用紙の管理も必要ありません。

インターネットFAXの送信方法

インターネットFAXの受信方法の説明をいたします。まず、自分や自社が利用しているインターネットFAX会社のマイページにログインします。その後、メール送信画面にアクセスし、WEB上でメールの宛先欄に相手の番号を入力。画像などのファイルを添付します。その際、メールの件名や本文を入力し送信。件名の記載や本文を記入することで、先方に認識してもらいやすくなります。

また、「よろしくお願いいたします。」「何か質問などありませんか?」など、一言そえるのも丁寧な印象をあたえ、今後の取引に良い影響をあたえます。画像データの送信ですが、PDFやテキストファイルはおおむねOKです。送信オンリーの場合、インターネットFAX会社によっては、無料サービスもあります。しかし古い体質の企業では、まだ紙文書が多く存在するのも現実です。その場合は文書を一度スキャンしてデータとして取り込むので、手間がかかるというデメリットもあります。

インターネットFAXの送受信がうまくいかない場合に考えられる理由

従来のFAXでも送受信で、エラーが発生することもしばしば。インターネットFAXといえどエラーは発生します。簡単にですが、理由について説明いたします。

インターネットFAXで受信できない理由

はじめに、受信するメールアドレスが間違っている。メールや電話、手紙など、すべてにおいてアドレスや番号、住所が違っていれば送りたい、受け取りたいものは届きませんよね。次に、受信した文書などが、違うフォルダ(迷惑メール)に振り分けられる。受信できないとお悩みなら、スマホやPCなど、端末の受信設定を見直すことも重要です。他には、ひかり電話やIP電話などからの受信。インターネットFAX会社の種類でさまざまなので加入するまえに調べてください。

インターネットFAXで送信できない理由

送信できない理由ですが、送信先のFAX番号の間違い…。そんな簡単なこと、と思うでしょう。しかし、良くあるパターンなのです。次に、フリーダイヤルや国際電話などの非対応な回線。PDFはOKで、PowerPointやWordはNGのように、添付ファイルが非対応。回線やファイル形式についてもインターネット会社に加入する前に確認しましょう。説明書などの確認もお願いします。最後に相手先の受信方法がFAX機器の場合は以下の理由があげられます。

・FAX機器の故障(用紙なし、など)
・電話回線のエラー(NTTや電話会社の問題)
・回線使用中(回線を複数所有していない)

インターネットFAXなら、FAX機器自体が必要ないので、このようなことは起こりません。しかし、PCやスマートフォンなどの端末を使用しますので、故障には十分に気をつけ、対策も怠らないようにしましょう。

まとめ

結論から申しますと、インターネットFAXはこれからのビジネスシーンには欠かせません。まえに述べたとおり、FAX機器やコピー用紙、インクやトナーなどの経費。送受信する際、その場所まで行って操作する手間。それに、送受信した文書の管理。インターネットFAXはそのすべてが省けるうえPCやスマートフォンなど、いまの時代誰もが所有している端末で送受信が可能、とメリットが多いです。ネット社会の現代において従来のFAXでは足りない部分が多いように見受けられます。インターネットFAXはサービス会社によっていろいろです。あなたに必要なサービスを選び、加入してみてはいかがですか。

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