インターネットFAXは、ネット回線に接続できる場所ならパソコンやスマートフォンなどでFAXの送受信ができて便利です。テレワークの推進によっても、需要や普及率が高まっているサービスです。インターネットFAXの利用時には、受信できないというトラブルが発生することがあります。受信方法や受信できない原因など解説していきます。

インターネットFAXの受信方法

インターネットFAXの受信方法は「メールで受信する」「WEBブラウザで受信する」「スマホアプリで受信する」の3つの方法があります。送信された内容が自動でPDFやTIFFなどのデジタルデータに変換されて、内容が確認できるようになる点は、どの受信方法でも同じです。対応している受信方法は、インターネットFAXサービス会社によって異なるので利用する業務に適したものか確認しましょう。

各インターネットFAXサービス会社で対応しているのが、メールでFAXを受信する方法です。登録しているインターネットFAXのメールアドレスに、PDFデータなどに自動的に変換されたFAX内容が添付されます。WEBブラウザでインターネットFAXを受信する方法も、メールで受信する方法とほぼ同じです。

FAXが届くとメールで知らせてくれるので、インターネットFAXサービスにログインし、添付ファイルを開きFAX内容の確認が可能です。スマホアプリでFAXを受信する方法もあります。インターネットFAXのサービス会社によっては、iPhone専用アプリやAndroid専用アプリが使えますが、まだスマホアプリに対応していないところもあります。

インターネットFAXで受信できない時に考えられる原因

インターネットFAXを利用中に受信できない時は、主に4つの原因が考えられます。

1つめの受信できない原因は、インターネットFAXサービス会社に、間違ったメールアドレスを登録してしまっていることです。いくつかのメールアドレスがあり使い分けている場合は、インターネットFAXサービスに最初の登録するときに注意が必要です。仕事でインターネットFAXのやり取りをする場合は、利用する機会が多くなるのでメインのアドレスを設定するとよいでしょう。インターネットFAXでうまく受信ができないときは、まず登録しているメールアドレスが正しいものであるか確認しましょう。

2つめの受信できない原因は、迷惑メールとしてフォルダに振り分けられていて、正常にFAXの受信ができないことがあります。メインフォルダの中だけではなく、迷惑フォルダの中もチェックするようにしましょう。

3つめの受信できない原因は、利用しているインターネットFAXが、クラウド型のときに容量をオーバーしていることが考えられます。サービス会社によって保存できる容量が決められていて、通常は古いファイルから削除されるようになっています。しかしインターネットFAXサービス会社によっては、受信BOXの容量や、保存できるFAXデータの数が超えてしまったときにFAXが受信できなくなることもあるのです。

4つめの受信できない原因として、送信している相手先がひかり電話やIP電話回線を利用している場合が考えられます。送信側がひかり電話や「050」で始まるIP電話の番号からFAXを送信時に、IP通信が不安定な状態だときちんとFAX送信がされず、受信ができません。

インターネットFAXの導入がおすすめの職種とは？

インターネットFAXはメリットが多く、気軽に導入できるサービスです。テレワークが増え自宅でインターネットFAXサービスを利用する方も増えてきました。

そこでインターネットFAXの導入がおすすめの職種をご紹介します。外回りなどが多くオフィスにいる時間が少ない営業職の方に、インターネットFAXサービスはおすすめです。営業職の方は外出先や出張先でFAXの送信・受信が必要になることがあります。

その際もインターネット回線が接続できる場所で、パソコンやスマートフォンで、すぐFAXの送信・受信が可能です。事務職の方もインターネットFAXの導入がおすすめです。見積書・発注書・請求書など、日頃FAXを使うことが多い事務職の方は、インターネットFAXを導入することで業務の効率がよくなります。

従来のようにFAX機を利用して送信・受信をする場合は、用紙にプリントアウトしなくてはなりません。その後のファイリングの手間や書類の保管をする業務が発生します。またFAX機の場所まで行かなくてはいけないため、送信・受信のたびに移動することになり仕事の効率がよくありません。

他にもテレワークをすすめていきたい会社にも、インターネットFAXの導入がおすすめです。FAXでの受発注業務がある会社では、テレワークを行うのが難しい面がありました。インターネットFAXを導入することで在宅勤務中にも、FAXの内容を確認できるようになります。

また行政書士・司法書士・税理士・弁護士といった仕業の方にも、インターネットFAXの導入がおすすめです。手続きのために役所など、公共機関に出かけているときにもFAXが確認できるので、緊急の要件にも対応できるところがメリットです。

インターネットFAXの受信方法、受信できないときに考えられる原因、導入におすすめの職種を解説しました。受信できない場合は、メールアドレスの設定や迷惑メールフォルダの確認をしましょう。またインターネットFAXサービス会社と契約するときに、クラウド型の場合は容量や、容量を超えた場合のFAXデータの保存について確認しておくと、受信できなかったときでも原因がわかりやすくなります。