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番号を変えずにインターネットFAXを利用できる?

公開日:2024/01/15

番号を変えずにインターネットFAXを利用できるのかについて追求します。現在、古い番号を維持しながらもインターネットを介してFAXを送受信できる手段が登場しています。どのように実現されているのか、利便性やセキュリティ面でのメリットなどに迫りながら、今後の通信の可能性を考察してみましょう。

インターネットFAXとは

インターネットFAXは、クラウド上のサービスを活用してFAXの送受信が可能なサービス総称です。クラウドFAX、ウェブFAX、ネットFAXなどとも呼ばれています。通常のFAXと異なり、紙や専用の機器が不要で、インターネット接続があれば手軽に利用できます

この形態のFAXは、在宅勤務や外出先など、どんな場所からでも利用できるため、柔軟な働き方や業務効率の向上に貢献します。また、インターネットFAXは、受信したデータを電子化してオンライン上で保管できるため、ファイリングや検索が容易になります。これにより、従来のFAXよりも迅速で効率的な業務プロセスが実現され、ビジネス環境の変化に適応する手段として注目を集めています

インターネットFAXの種類

まず、インターネット回線を用いるケースです。各サービスごとに異なる回線を活用し、専用のWEBブラウザやメール添付を介してFAX送受信が可能です。インターネット回線を利用するため、FAX機本体や電話回線が不要となります。ただし、サービスによっては現行のFAX番号を引き継げず、新しいFAX番号を取得する場合もありますので、注意が必要です

もうひとつは、電話回線を用いるケースです。専用WEBブラウザからFAX送受信をおこない、既存のFAX回線(電話回線)をそのまま利用します。送受信したFAXはイメージデータとしてクラウド上に保存され、インターネット接続があればどこでもFAXの確認が可能です。

電話回線をそのまま使用するため、通常は既存のFAX番号を変更せずに利用できます。安定性の高い通信環境が期待されるのが特長です。

番号を変えずにインターネットFAXを利用するには

現行のFAX番号をそのまま維持しながら、インターネットFAXに移行する方法はいくつか存在します。以下、その主な手段について解説します。

ナンバーポータビリティの活用

ナンバーポータビリティは、携帯番号と同じく、FAXや固定電話の番号を変えずに別のサービスに移行する手段です。ただし、市外局番による制約や回線種類、契約内容、利用するインターネットFAXによっては利用できない場合があります。事前に条件を確認してください

転送電話サービスの導入

転送電話サービスを利用すれば、今使用中のFAX番号に届いたFAXを自動的に新しい転送先の番号へ転送できます。転送先は、新しく利用するインターネットFAXの番号に設定します。ただし、このサービスには月額基本料金や転送料金(FAX番号から転送先番号への通信費)が発生します。送受信枚数などを考慮して、事前にコストをシミュレーションすることが重要です。

これらの方法を活用することで、ビジネスや個人がFAX番号を変更せずにインターネットFAXを利用できます。ただし、制約やコスト面を注意深く検討し、最適な手段を選択することが重要です。

インターネットFAXのメリットとデメリット

こちらでは、インターネットFAXのメリットとデメリットについて探ります。

メリット①柔軟なアクセスとリモートワーク推進

クラウドサーバーに保存されるFAXデータは、PCとインターネットがあればどこからでもアクセス可能です。これにより、リモートワークが促進され、業務効率が向上します。

メリット➁災害時の業務継続性

紙FAXでは拠点への出社が難しい自然災害や大火災の際、クラウド上に保存されたFAXデータにアクセスできるため、ほかの拠点から業務のフォローアップが可能です。業務の滞りを最小限に抑えます。

メリット➂紙の保管と管理の効率化

インターネットFAXは送受信したFAXをPDFファイルとしてデータ化するため、紙の保管や管理業務が効率的におこなえます。ペーパーレス化により、コスト削減も期待できます。

メリット➃データ蓄積と分析の可能性

電子化されたFAXデータは蓄積され、部門マネジメントに役立つデータ分析が可能です。業務量や滞留を把握し、効果的な意思決定に貢献します。

デメリット①コストの割高性

インターネットFAXサービスによっては、使用するサービスや送受信枚数に応じてコストが発生します。適切な料金体系の選択が必要です。ただし、サービスによっては無料利用枚数や枚数ごとの単価設定が異なり、自社の送受信パターンを分析して最適な選択をおこなうことが重要です。

まとめ

番号変更なしでのインターネットFAXの利用は可能かどうかやメリットとデメリットを解説しました。柔軟な業務環境や災害時の強みがある一方で、コストの検討が必要です。結論として、使い方や条件次第で有益なツールとなり得るが、慎重な選択が求められることを念頭に置いて、最適な通信手段の選定を心掛けましょう。

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