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クラウドFAXは運用の負担も考えて導入する

公開日:2021/02/01

会社の商品やサービスを宣伝する場合でも、様々な方法が考えられます。一昔前ならば、FAXなどを積極的に利用していた企業も少なくありません。しかし最近は、FAXを利用せずにクラウドFAXを利用している会社が増えてきました。これを運用する場合には、どのような負担が考えられるでしょうか。その実態と合わせてみていきます。

クラウドFAXの負担を知る前にその実態を知る

クラウドFAXを利用する人や企業は着実に増えていますが、運用をする前の段階でどのような仕組みになっているかを見ておくと良いかもしれません。クラウドFAXは従来のFAXと異なり用紙を利用しないことです。

従来のFAXの場合には、用紙を利用していたため紙の無駄遣いは懸念されていました。1回送信するだけでもお金がかかる一方で用紙代がかかってしまいます。しかも、その用紙代を負担するのは受け取った企業側になるでしょう。受け取った企業側は、欲しくもない情報のために用紙を無駄にしなければならないわけです。 それに加えて、FAXを送信している間は電話回線が使えません。これは、送信する企業側にもデメリットがあるだけでなく、受け取った企業側にもデメリットがあります。このように考えれば、電話回線を利用しない方法が良いといえます。

クラウドFAXを運用する場合には、まず電話回線を使用しないため電話をしている場合でも受信することができます。あるいは、送信することもできるわけです。それに加えて、用紙を利用しないため受け取る側の負担が少なくないでしょう。これにより、お互いストレスなくやりとりをすることが可能です。 クラウドFAXでは、基本的にデータのやり取りをすることになります。そのため、初期費用としてはパソコンを所有していることが重要になるでしょう。

パソコンはどれぐらい必要になるか

クラウドFAXを運用する場合の負担として考えられるのは、まずパソコンになります。今の時代、パソコンを所有していない会社は珍しいかもしれませんがもし所有していなければこれを購入しなければなりません。その費用は安いものであれば30,000円位で購入することも可能です。そのぐらいの金額ならば日本製ではありませんが、性能自体に問題はありません。

ただし、趣味で使うものではないためスピードが重要になります。 そうすると、もう少し高いものを利用した方が良いでしょう。安いパソコンは、動きが悪いため仕事に時間がかかってしまう可能性は否定できません。基本的には、50,000円から100,000円位のパソコンを購入するのが普通になります。

クラウドFAXの業者と契約する場合にかかる費用は、会社によって異なるでしょう。初期費用は、キャンペーン等を行っていれば格安かあるいは無料で利用することが可能です。クラウドFAXを提供する企業は、料金を割安にするため最初から高く設定しています。しかし、実際にお客さんからは最初に設定した初期費用をそのままもらう事はなく割安の状態で支払ってもらい良い印象を与えるわけです。

気になる毎月の運用費用は、月額で決まっているものならば10,000円から50,000円位の間になるでしょう。大きなスペックが必要な場合には、50,000円がそれ以上かかるケースも少なくありません。

利用する回線の負担を考えてみよう

会社の商品やサービスを宣伝するために、クラウドFAXを利用する負担は金銭的な負担だけではありません。それ以外の負担として考えられるのは、回線状況になります。小さな企業の場合には、1人の担当者がいくつかの企業にファックスを送るだけです。そのため、そこまで大きな容量は必要なく回線も少なくて良いでしょう。初期費用が安いものを契約すれば、無理なく利用することが可能です。

ですが、ある程度大きな規模になるとかなり多くの会社に対して送信する必要があります。そうすると、担当者が複数になるだけでなく一度にたくさんの回線が必要になります。そのため最初からいくつかの回線を用意しておいた方が良いです。 クラウドFAXの業者によっては、新しい回線をひかなければならないケースもあります。つまり、データを送る場合でも回線を引く料金がかかるケースがあるわけです。この点をよく知らないで費用を考えると、予定したよりも大きな負担になってしまうことも頭に入れておかなければならないでしょう。

まずは見積もりを行い、新しく回線を引く必要があるのかを聞いてみるのが良いです。場合によっては、電話番号を変えなければならないケースもあります。電話番号を変える場合は、相手の企業に対しても連絡を入れなければならず、その分負担が増えるかもしれません。もちろんメリットがあるか考えて利用するべきです。

 

クラウドFAXを利用する場合には、金銭的な負担のことも頭に入れておいた方が良いです。通常は初期仕様で10,000円から50,000円ぐらいかかります。それ以外にも、新しい回線を引かなければならない場合はその分負担が増える可能性もあります。しかし、クラウドFAXを導入することによって受けられるメリットが大きいことは言うまでもありません。

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