働き方改革の推進を受け、テレワークの導入を検討する企業も少なくありません。しかし、さまざまな理由で導入が困難と判断するケースも。そういった企業におすすめするのが、インターネットFAXです。現在、普及が進んでいるインターネットFAXはなぜテレワーク導入におすすめなのか。その理由とメリットを解説します。

インターネットFAXならテレワークに最適

従来利用されている紙FAXは、電話回線とFAX機器が必要です。とくに紙FAXを常用している企業では、テレワークの導入を検討するにあたり、電話回線とFAX機器を必要な人数に用意する必要があるといえるでしょう。環境を整える費用や時間といった、コストがかかることは容易に想像できますね。

一方、インターネットFAXはインターネット回線によって、FAXの送受信が可能となるサービスのこと。スマートフォンやパソコンといった機器と、インターネット環境さえあれば利用することができます。そうした発生する費用や時間を比較したうえで、インターネットFAXはテレワークに最適だと判断するケースが多いようです。

テレワーク中にインターネットFAXを利用するメリット

テレワークを導入するにあたり、インターネットFAXを選ぶ利点は、費用や時間だけなのでしょうか。続いて、テレワークでインターネットFAXを利用するメリットを紹介します。

電話回線やFAX機器がなくてもFAXが利用できる

インターネットFAXを利用すれば、パソコンやスマートフォンでFAXを受信できることができるようになります。言い換えれば、時間や場所に縛られずに会社のFAXに送られるデータを確認できるといえますね。FAX機器の設置の費用も必要なく、緊急を要する際にも重宝できるのではないでしょうか。

データが自動で電子化されるため共有や保管がしやすい

紙面データでは、紛失リスクやファイリングなどの管理する手間が発生してしまいます。インターネットFAXでは、データが電子化されるため、紙面でのリスクや手間を軽減できるといえるでしょう。これからデータを電子化保存したい、という企業にもおすすめです。また、複数メンバーで共有しやすくなるため、情報伝達の効率が上がることも期待できますよ。

SSLによる暗号化で情報漏洩のリスクを減らすことができる

インターネットを利用することによる、情報漏洩などのリスクを懸念する人も少なくありません。しかし、多くのインターネットFAXでは、SSLによる暗号化が行われています。データを暗号化することで、第三者の悪意による情報漏洩や、自宅に書類を持ち帰ることによる、書類紛失のリスクを限りなく減らすことができるでしょう。

また、複合機で出力されたデータが放置されるよりも、パスワードをつけてデータを送信できるインターネットFAXのほうが、セキュリティ対策に優れているといえるかもしれません。

電子化されるため業務の時間短縮に繋がる

捺印や上司のチェックが必要な書類も、電子化されていれば紙に出力する必要も、上司に会う必要もありません。インターネットFAXによっては、原稿編集機能を利用することで、捺印や加筆を簡単に行うことができるようになります。業務の時間短縮や効率化にも繋がるといえるでしょう。

インターネットFAXを利用すればテレワークを導入できる

インターネットFAXには、メリットや業務の効率化をはかるうえで期待できるポイントが多くあることを紹介しました。続いて、インターネットFAXを利用し、テレワークを導入するにはどうすればよいのかを解説します。

インターネットFAXを利用できる環境を整える

インターネットFAXを利用しテレワークを導入するには、インターネットとインターネットに接続できる機器が必要です。多くの家庭や施設では、Wi-Fiが利用できる環境にあるため、テレワークを導入できる環境に近いといえるのではないでしょうか。

適したインターネットFAXを選ぶ

現在、インターネットFAXを提供している企業が多く存在し、それぞれ異なったサービスを提供しています。そのため、業務システムに適したサービスを選ぶ必要があるでしょう。

判断ポイントとしては、情報がSSLなどできちんと保護されるかどうか、操作が気軽であるかどうか、複数人で対応や管理ができるかどうか、この三つに注意して検討することをおすすめします。

一部のインターネットFAXでは、お試し期間として気軽にサービスを体験できます。一度、実際に利用してみるのもよいかもしれませんね。

テレワークを導入するにあたり、懸念する点は少なくないことでしょう。しかし、紹介した通りインターネットFAXには、期待できる効果やメリットが多くあります。働き方改革の推進に従うだけでなく、病気や出産で出勤が困難となった従業員に対しても効果が期待できますね。比較的、少ないコストで利用できるため、一度インターネットFAXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。