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教育機関のペーパーレス化を推進!クラウドFAX導入のメリットとは

公開日:2023/11/15

ポイント

近年、生活や仕事においてデジタル化が推進され、さまざまな環境のなかでデジタルを使う機会が増えています。教育機関にて日々の学校業務でクラウドFAXを導入することは、教員、職員の業務改善や、コスト削減の効果が期待できるでしょう。教育現場でクラウドFAXがおすすめの理由、導入のメリットや導入方法をご紹介します。

教育現場での業務改善にはクラウドFAXがおすすめ

クラウドFAXとはインターネットを利用してFAX送受信を行う機能・サービスです。ここではおすすめの理由を解説していきます。

経費削減

クラウドFAXはインターネットFAXとも言われており、FAX機が不要のため場所を取らず、FAX機や複合機の購入、保守費用、印刷するためのトナー、紙の必要がなくなります。クラウドFAXはインターネット環境があれば、手元のパソコンやスマートフォンなどで利用でき、FAXを送受信できます。

ペーパーレス化

送られてきたFAXは、PDF形式などのデータに変換されるため、パソコンやスマートフォンにメールとして受信し、内容を確認できます。また、FAXに送信する際のプリントアウト、FAXを受信するときの紙を準備する必要がないので、ペーパーレス化につながるでしょう。

また、従来のFAX機から受信される場合も、相手先が送信したFAX内容が自動的にPDFなどのデータ形式に変換されて、メールの添付ファイルとして受け取れます。

スムーズな連絡

多くのクラウドFAXでは、受信見逃しを防止するためにメール通知機能があり、FAXを受信したと同時に、指定したメールアドレスに着信通知を送信する機能が備わっています。そのため、通常のFAXと変わらない運用ができるでしょう。

また、クラウドFAXではインターネット回線を使用しているため、一度に大量の送受信にも対応ができ、学校、教育機関になかなかつながらないということはありません。

教育機関での業務負荷軽減!クラウドFAXの導入メリット

教育機関でのクラウドFAXを導入することで、教員、職員の業務負荷の軽減につながります。導入するメリットをいくつかご紹介します。

学校業務の手間が省ける

クラウドFAXの場合、FAXがある場所まで受信状況を確認しに行ったり、届いた内容を取りに行ったりする必要もありません。また、届いたFAXを振り分ける時間の手間も省けます。クラウドFAXで届いた内容は、データとして保管され指定のフォルダに自動で振り分けられます。

その他にクラウドFAXは、保存されているFAXデータの中から必要な書類のみ選択して印刷が可能なため、書類を手作業で選別や、ファイリングする手間が省けるでしょう。

会議の時間短縮

クラウドFAXで送信されてくる資料は、文字のゆがみや線のズレもなく、キレイな状態です。資料をデータ化し、共有フォルダに保存する機能もありますので、会議で資料を配布する必要もなく、会議の前に資料に目を通すこともできます。

また、会議進行役が資料を会議の前に確認できれば、段取りよく組めて時間通りに会議を終わらせられるでしょう。

書類の紛失を防ぐ

FAX内容がデータ化されていると紙面を紛失して情報が漏れる心配が少なくなるでしょう。また、紙面に印刷することなく、直接それぞれのメールアドレスに送信されるのでFAX内容が他の人の目に触れる機会を最小限にでき、紛失のリスクも抑えられます。

教育現場でのクラウドFAXを導入する方法とは

ここではクラウドFAXを教育現場で導入する方法を解説していきます。さまざまな会社でクラウドFAXのサービスを提供していますので、事前に確認をする必要があるでしょう。

サービス提供会社の選定

サービス提供会社によってクラウドFAXの機能の違いがあります。操作方法や運用方法は重要で、検討しているクラウドFAXが操作する人や、学校業務の運用に合っているか事前に確認しておくとよいでしょう。また、クラウドFAXは契約したサービス提供会社の設備を利用するので、利用先のセキュリティ体制は非常に重要になります。

プライバシーマークや、ISO/IEC27001認証の取得などは、選定時に確認しておきます。料金は毎月かかる月額基本料金と、送信・受信した量に応じた従量料金の費用がかかります。選定後、クラウドFAXの運用要件などサービス提供会社があらかじめ調査、ヒアリングします。

導入の提案

サービス提供会社がクラウドFAX送受信する内容の種類や送受信件数、学校業務の環境、既存システム環境とクラウドFAXをどのように連携するかなどのヒアリングをまとめ、内容に基づいてクラウドFAXを提案してくれます。

無料トライアル

無料トライアルや月額無料のサービスを行っているサービス提供会社もあります。無料トライアルの期間を設けて実施し、使用感を確かめることができます。既存システムとクラウドFAXとの連携などのテストができます。その後、契約となりますがトラブルが発生した場合のサポート体制も確認しておくとよいでしょう。

まとめ

教育現場でクラウドFAXがおすすめの理由、導入のメリットや導入方法をご紹介しました。日々の学校業務のなかでクラウドFAXを導入することは、業務の手間が省け、会議の短縮につながり、ペーパーレス化のメリットがあります。教員、職員の業務改善やコスト削減の効果がアップすることに期待ができるでしょう。教育現場でクラウドFAXの導入を検討している方に本記事が役に立てれば幸いです。

 

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