インターネット回線を使用するクラウドFAXは通信費用が安いのでコスト削減につながりますが、従来のFAXには無い便利な機能が利用できるという利点もあります。送信された文書データはクラウド上のサーバーに保存され、インターネットを通してPDFファイルを受け取ることが可能です。このような機能は、通常の業務に加えてテレワークにも役立ちます。

クラウドFAXの上手な活用方法とは

クラウドFAXはいろいろな使い方があり、従来の電話回線を使用してプリントアウトして使用することも可能です。ただし紙ベースのデータを送信する場合でもPDFに変換されるので、受信の際に印刷をしないでPDFファイルの形で受け取ることができます。ドキュメント形式やPDFファイルを送信することも可能なので、自由自在に利用できるでしょう。

クラウドFAXで文書の送信をするとクラウド上のサーバーにPDFファイルが保存されるので、ファイル共有サービスとして使う方法もあります。FAX機器やプリンターを用意しなくてもWebブラウザや専用アプリで受信できるので、インターネット環境があればオフィス以外の場所でも文書を受け取ることができます。

クラウドFAXは文書データがオンライン上のサーバーに保存されるので、従来のFAXのように送信と受信は同時に行う必要がありません。サーバーに文書が保存されている間であれば、いつでも都合の良い時に受診することが可能です。紙ベースのデータを読み込んだりプリントアウトする必要がなければ、送信側と受信側の双方でFAX機器やプリンターを設置する必要がありません。

クラウドFAXがあれば場所や時間の束縛を受けずに文書データを送信したり受信することができるので、テレワークや在宅ワークなどでオフィスに出社せずに通常の業務に従事するという活用方法が考えられます。

クラウドFAXをテレワークに活用する方法とは

クラウドFAXを利用すれば、場所や時間に拘束されることなくオフィスと同じように文書の送受信ができます。そのため、テレワークに活用することが可能です。 2020年は多くの企業で在宅ワークが取り入れられており、PCを自宅のインターネット回線に接続して仕事に従事する人が増えています。

クラウドFAXを導入すればPCやモバイル機器で文書データの送受信ができるので、FAX機器を設置しなくてもインターネット機器があればオフィスと全く同じ環境で仕事ができるというメリットがあります。 社内での書類のやり取りや取引先との間で行われる受注・発注の際にクラウドFAXを活用すれば、紙にプリントアウトせずにデジタルデータの形で連絡をすることができます。

PDFライターを利用すれば紙ベースの書類と同じように文書に書き込みをすることが可能なので、送られてきた書類に「記入」したり「押印をする」といった処理ができるでしょう。自宅やコワーキングスペースなどのテレワーク先から紙ベースの書類を送信したい場合には、スマートフォンやタブレット端末のカメラを利用する方法があります。カメラで撮影された文書の画像をPDFに変換するスマホアプリが存在するので、手持ちのモバイル機器をスキャナー代わりにしてFAXを送信することができるでしょう。クラウドFAXはテレワークとの相性が良く、働き方改革を実行する際に必須のツールといえます。

テレワークでFAXを使用する際に機密情報を守る方法とは

インターネット機器を利用すれば、自宅やその他の場所でも会社のオフィスと同じ環境で通常の業務に従事することが可能です。テレワークの際に注意しなければならないのは、機密情報を適切に扱うことです。

会社のオフィスであれば、機密情報を含む書類を持ち出し禁止にするなどして閉鎖された空間で廃棄処理をすることができます。これに対して自宅やコワーキングスペースなどでプリントアウトされた書類を扱うと、機密情報の漏えいを防ぐために安全に処分をすることが難しくなります。

廃棄した紙の文書を通して情報が漏えいするリスクがあるので、慎重にFAXを使用する必要があります。 クラウドFAXであればプリントアウトせずにPDFファイルの形で送受信ができるので、プリントアウトされた書類を廃棄処分する必要がありません。

PDFファイルであればPCやモバイル機器のストレージで保管することができますし、復元ができないようにデータを削除することも可能です。テレワークで使用するノートPCやモバイル機器などにパスワードロックをかけておけば、他の人に文書データが見られるのを防ぐことができるでしょう。

クラウドFAXの中には文書データがインターネット上で転送される際に自動的に暗号化処理が施されるサービスもあるので、従来のFAXと比べて機密情報を管理しやすいという利点があります。

在宅ワークなどのテレワークで文書の送受信を行う場合は、クラウドFAXを導入すると役立ちます。専用の機器を設置する必要がありませんし、紙に印刷しなくてもPDFファイルの状態で書類を処理することが可能だからです。これに加えて、機密情報が記された文書データを安全に処分することができるので安全性が高いといえるでしょう。