日本は、世界的にみてもFAXに依存している傾向がとても高い国です。世界では、FAXに変わってPCや携帯デバイスを活かした通信技術を利用していますが、日本では前時代的な方法としてFAXを利用しています。ただ、これには日本文化特有の非常に重要な理由がありますので、まずはその点を理解しておく必要があります。

日本の安全を守るための連携の重要性

日本は、先進国の中でも唯一と言っていいほど未だにFAXを中心とした事務作業を行っている国です。先進国は、メールなどを利用して必要な事務作業を行っていますが日本ではこのようなIT分野における取組が遅れていると指摘されることもあります。しかし、これは間違いであり日本には各国にはないFAXの必要性が存在する独特の事情があります。

そもそも、日本は災害大国であるという点です。日本は、災害時に各自治体と連携をとるために、共通した連絡手段を準備しなくてはならないという必要性があります。仮に、メールを中心とした連携手段を確立している場合だと、災害時に発生する混雑した状態に対応することができなくなります。各自治体では、非常時の連絡手段としてもFAXでの連絡が取られていることが多く、そのための準備が昔から進められているのです。

そのため、他の国と同様に安定性の存在しないメールなどを使った手段を、安易に採用できないという事情があります。この傾向が、会社規模でも全国に広がっているのが日本の現状です。セキュリティ性を考慮しても、地震や台風が多い日本では緊急時にきちんと連絡ができる手段を用意しておかなくてはいけません。そうしないと、社会が成り立たなくなってしまうからです。日本がFAXの必要性も、安全性や各自治体、そして会社や社員との連携をきちんと守るように考えられてのことです。

日本の事情を考慮した新しいクラウドFAX

FAX業界の中では、日本独自の事情を考慮した新しいタイプのFAXも登場しています。代表的なものが、クラウドFAXです。クラウドFAXは、ネットワークを経由して行われるタイプのサービスであり、実際にFAX機を準備しなくても良いという魅力があります。大きなメリットは、2つ存在します。

まず、電話回線を利用しなくても問題ないという点です。日本では、電話回線を用いた送受信が行われることが多いですが、災害時には電話回線が込みすぎてしまって連携が取れなくなってしまうという事態も実際に起こっています。会社間でやり取りを行うときにも、電話回線に問題が生じたときには重要なデータのバックアップを取ることができなくなる可能性がありますので、電話回線を使用しないタイプのクラウドFAXは日本のFAX文化と馴染みやすいメリットが存在します。

また、クラウドFAXでは利用したデータをクラウド上で保存できるという大きな魅力があります。基本的に、FAXはネット回線を利用しているわけではありませんので、送信した情報はすべて自分で保管しておかなくてはいけません。この点、クラウドFAXではPDF形式で簡単に保存することが可能であるため、劣化させることなく長時間でデータを守られるメリットがあります。ネットワーク回線さえあれば使えるため、導入が簡単なのも日本に合っています。

クラウドFAXを用いた事業継続計画の必要性

クラウドFAXの魅力は、現実的な問題として事業継続計画の対策としても利用できる点です。実際に、災害や停電が起こったとしてもデータやセキュリティ性などに問題が生じないので、安全性を保てます。

ネットワークを経由したクラウドFAXを利用すると、ネットワーク上の脆弱性やFAX特有のセキュリティ性が失われるのではないかと不安に感じる人もいます。しかし、クラウドFAXは社員それぞれに対して独自の番号を与えることが可能です。一律に同じ番号を利用するのではなく、その都度変更できますので非常に便利です。

また、データの一括送信を行うときであっても通信の暗号化やパスワード設定を行うことができます。特に、災害などに襲われてスピーディに対策をしなくてはいけないときには、この機能はとても役に立ちます。さらに魅力的なのが、海外とも手軽に連携をとることが可能であるという点です。この点は、事業継続計画の観点から考慮しても非常に重要です。

会社の運営は、その会社だけで成り立っているわけではありません。他の会社と相談や取引を行っている場合には、緊急時にその会社と連絡を取り合わないと取り返しのつかない事態になります。クラウドFAXを利用すれば、日本独自のFAX文化に対応しながら海外の営業先や取引先との連絡も容易にできるようになりますので、この必要性は見逃せません。

日本は、世界でもまれにみるFAX大国といえます。だからといって、世界と同じようにFAXから脱却しなくてはならないというわけでもない現状です。むしろ、クラウドFAXのように現状に即したサービスを利用した方が、自治体や会社を守ることに繋がります。