ここ数年間で、インターネットFAXに切り替える企業が増えてきています。インターネットFAXとはその名の通り、インターネット回線を利用し、WEB上でFAX内容の送受信を行うことができるサービスです。とても便利なインターネットFAXを導入するために必要な設備や、導入までの流れと注意点について、詳しく解説します。

インターネットFAXを導入するために必要な設備

インターネットFAXを導入し、運用を行うために必要な設備はなにがあるのでしょうか。FAXという環境であれば、当然、FAX機や印刷用紙、電話回線などを事前に準備しておく必要があるのではと考えますが、実態はどうなのでしょうか。

インターネットFAXとは

まずは、インターネットFAXについて簡単に説明します。インターネットFAXは、インターネット回線を通じて、FAXのやり取りをWEB上で行うことができるサービスです。これまでのFAX環境は、まずFAX機や電話回線を設置し、データを印刷するための用紙も必要でした。極めつけとしては、FAXの内容を確認するために、設置されたFAX機から印刷された原紙を、FAX機のあるその場所に誰かがいなければならないという点がありました。ビジネスにおいて外出先で業務を行っていると、FAXが届いたことに気がつかなかったり、返信を行いたくてもその場にいないために返信ができなかったり、スピード感に欠けてしまうというネックがありました。

その点、インターネットFAXであればインターネット回線を利用することもあり、外出先であってもインターネットの環境さえあれば、パソコンはもちろん、スマートフォンからでもFAX内容の確認や送受信も簡単に行うことができるのです。いつ、どこにいてもWEB上でやり取りが成立するため、非常に便利なサービスといえるでしょう。インターネットFAXは、一般のFAX機への送受信も可能なため、互換性の心配もありません。FAXの内容を時間や場所を問わず確認と返信ができるという点は、インターネットFAXの強みといえます。

必要な設備

FAXという名称がついている以上、FAX機や印刷用紙、トナーなど機材が必要かと思うかもしれませんが、結論からいうとインターネットFAXではFAX機や印刷用紙などの機材は一切必要ありません。インターネット回線を利用しデータをWEB上で相手先へ送信ができ、送られたFAXデータはPDFなどのファイル形式で受信されるため、ペーパーレスが実現します。

インターネットFAXを利用するために必要なものは、インターネットに接続できるパソコンやスマートフォン、タブレットのみです。繰り返しになりますが、パソコンやスマートフォンさえあればFAX機などの機材は必要なく、最初に機材を揃えたり機材を置く場所を検討したりする心配もなく、初期コストも大きく抑えることが可能です。

インターネットFAX導入までの流れ

インターネットFAXの導入の流れを説明します。インターネットFAXサービスを行っている会社は数社あるので、契約したい会社を選択し、WEB上で申込みを行うのが一般的な流れです。契約したい会社が見つかった後は、ホームページにアクセスし、WEB上で利用者情報を入力、契約プランを選択します。契約プランは、受信のみのプランだったり送受信が可能なプランだったりと細かな違いがあるため、あらかじめ注意が必要です。

最後に、決済情報を入力します。決済方法はクレジットカード決済の会社が多く見受けられるので、クレジットカードは準備しておきましょう。以上の各情報を入力次第、登録完了となり、作業としては数分で終わる運びとなります。

インターネットFAXを導入するときの注意点

インターネットFAXを導入するには注意点もあります。各会社の契約プランによっては注意点を回避することもできるので、あらかじめ自分のニーズ合った会社を精査するようにしましょう。

現在利用中のFAX番号が変わる可能性がある

契約する会社やサービスによっては、現在利用中のFAX番号が変わる可能性があります。ビジネスにおいて、簡単には番号変更ができないのであれば、番号をそのまま利用できる会社やサービスを選ぶことをおすすめします。

受信料金がかかる可能性がある

従来のFAXとは異なり、インターネットFAXの場合は受信するのに料金がかかる場合があります。最初から受信料が数円かかったり何枚までは受信無料であったり、中にはまったく受信料金がかからないサービスもありますが、その反面、何かデメリットがあるかもしれません。サービス内容を注意して確認するようにしましょう。

受信に気がつかない可能性がある

従来のFAXは用紙が出力されるため、自然と気がつくという点がありましたが、インターネットFAXではFAXが届いたことに気がつかないケースもあります。ビジネスにおいては確認が遅れてしまい、取引先に迷惑をかけてしまうという危険性もあるため、通知メール機能やポップアップ通知など、通知機能がついているサービスを検討するとよいでしょう。

まとめ

インターネットFAXは、FAX機などの初期設備が一切不要のため、取り入れやすいというメリットがあります。いつでもどこでもFAX内容をWEB上で確認でき、送受信もその場で可能という点は、スピード感が重要な現代にとっては大きな強みといえるでしょう。導入の際には、各会社やサービスごとでFAX番号が変わってしまったり、選択できなかったり、受信料金がかかってしまったりするなど細かな内容が異なってくるため、あらかじめ内容を詳しく確認し自分のニーズに合ったサービスを選ぶことをおすすめします。