流通業や通販会社、飲食業や観光業などの場合、いろいろな帳票や発注書、注文書や出荷指示書などの書類を扱い、FAXを利用するケースが多いです。取引先やクライアントとの送受信に紙を使っているところは多いですが、しかし世の中ではクラウド化が進んでいます。クラウドFAXサービスを利用することで、ペーパーレス化を図ることが可能です。

FAX機がなくても利用できる

クラウドFAXはインターネットFAXと呼ばれていて、電話ではなくインターネット環境を使って送受信するものです。データはクラウド上において保存される仕組みで、FAX機がなくてもネットに繋がっていれば外出先でもスマートフォンなどのモバイルで送受信することができます。FAX機を持っている人でなくても行うことができ、ペーパーレス化に貢献することができるでしょう。

クラウドFAXはFAX機を持っている送信者が紙で送ったものについて、PDFに変換されパソコンやモバイルなどで受信したり閲覧することが可能です。PDFファイルをパソコンなどからFAX機を持っている人に送ると、それを紙で受け取ることも可能になっています。クラウドFAXのメリットとして、FAX機を購入し電話回線を手配することがありません。初期コストを削減することができたり、PDFで閲覧したり保存できるので、印字が薄くなるといった悩みもなく劣化することがないです。

長期間保存することができ、ネットに繋がっていると外出先からでも内容をチェックすることができます。手動送信において起こりがちな送信漏れや、紙の紛失などを予防することが可能です。必要なものを印刷すればよいので、インク代を節約することができたりペーパーレス化にも繋がります。社員一人ひとりに個別番号を与えることが可能です。

お得な月額で利用することができる

DMといった大量の宛先に一括送信することができるので、手動による送信よりかなりスピーディに作業することが可能です。災害や停電でも安心して利用することができたり、事業継続計画対策になるでしょう。通信暗号化やパスワード設定を行うことで、セキュリティ面を高めることができます。処理能力が高いので送受信量が増えるピーク時も対応することができ、FAXを送受信する際その都度FAX機に行かなくても大丈夫です。海外とも手軽に通信することができ、ペーパーレス化を行うことができます。

クラウドFAXにはさまざまなサービスが付与されていて、選ぶポイントとしていくつかあります。例えば初期費用が無料か、月額料金がいくらになるか確認しましょう。料金は枚数あたりで設定しているのか、月額で設定されているかも確認します。月に使用する枚数で検討するのも一つの方法で、毎月特定枚数まで無料というサービスを提供しているところも多いです。

受信料金が有料か無料かもチェックしておくと安心です。中には送信機能だけ選択することができたり、受信機能だけ選択することができます。FAXをパソコンなどで受信した際、他のメールと一緒にならないようにするためのシステムもあり、受信通知機能の有無や送信結果が確認できるものもあります。リーズナブルな価格で利用することができ、FAX機能を上手く活用することが可能です。

いくつか比較することがおすすめ

インターネット回線に繋げることによって、外出先でもFAXを送受信することができます。中にはスマートフォンや携帯電話に対応していないサービスもあるので、頻繁に使う端末と連携できるか事前に確認することをおすすめします。

クラウドFAXの場合、今あるFAX番号を付与することができたり、提供される番号を使って活用することが可能です。全国の市外局番でも使えるサービスがあるので、利用目的に合わせて確認しましょう。業者によっては申し込んですぐ使えるサービスがあったり、利用できる状態になるまで数日かかるケースがあるので注意が必要です。いろいろなタイプがあるので、いくつか比較検討してみると良いでしょう。中には全国すべての市外局番についてカバーしているところがあり、1つのFAX番号につきたくさんのメールアドレスでFAX受信することが可能です。

スマートフォンアプリだけでなく、初期費用や月額費用が無料サービスもあります。ナンバーポータビリティ機能を利用して、現在使用するFAX番号をそのままクラウドFAX番号として活用することも可能です。配信予約を設定することができ、ペーパーレス化にも大きく役立ちます。受信料金が無料になっているところもあり、サービスの加入者同士だったり特定のIP電話番号なら、通信費が無料で利用することができます。受信したデータをオンラインストレージへ自動的に保存できるので便利です。

クラウドFAXは帳票や発注書など、紙の文書の送受信に便利です。既に活用している企業は多く、場所を問わず送受信することができます。電話回線ではなくネット回線を利用するので、より自由な働き方を実現することが可能です。クラウド化することによりペーパーレス化に繋がるので、業務効率化やコスト削減にも効果的です。