クラウドFAXを活用することで、業務上で必要になった書類をスムーズに相手に送ることが可能になります。紙ベースでのやり取りを行う慣習がある日本では、FAXを活用した文書提出が必要となる機会が少なくありません。ここでは、クラウドFAXを用いる場合の流れと対応デバイスを確認する必要性について解説していきます。

クラウドFAXを活用するメリット

クラウドFAXを活用することにより、紙ベースでの文書のやり取りが必要になった場合であっても、迅速な対処を行うことが可能となります。パソコン上で作成した文書や、格納している定型フォーマットに従って文書を作成することで、業務上で必要となるビジネス文書を手間を掛けずに作成できるのです。電子文書をそのままの形で送信できることは、日業業務で使う紙の量を軽減することにも繋がります。ペーパーレス化が推奨される昨今のビジネスシーンでは、業務を進める上での書類量の軽減を検討しておくことが大切です。

業務システムとFAXを連携しておくことは、紙の量の軽減だけではなく、スピーディなFAX送信も可能にしていきます。紙に印刷してからFAXで送るというプロセスが無くなっていくため、送信が必要になったタイミングで時間を掛けることなく相手に送ることができるのです。営業活動を進める上では、電話でやり取りをしている間に、相手が書類ベースの説明を求めてくることがあります。システム上から相手が求める書類をFAX送信することができれば、商談相手を待たせることも無くなります。

新規で開拓した顧客の場合には、相手に対する対応を迅速に行う必要もあるものです。信頼関係が構築されていない段階では、スピーディに相手の要求に応えていくことが必要となります。クラウドFAXを活用すれば、業務上で必要となった文書を時間や手間を掛けることなく相手に送れるのです。

クラウドFAXを選ぶ際のポイント

クラウドFAXを選定する際には、送信サーバーがどこにあるかを検討しておく必要があります。クラウドFAXを提供している業者のなかには、海外に自社サーバを構えているところも少なくありません。運用コストを抑えるために、海外にある維持費の安いサーバを利用するからです。

導入に掛かる費用や、運営コストを抑えられるという観点で業者を選定していくと、利用時にレスポンスの悪さが気になってしまう場合もあります。日常的にFAX送信をどの程度行うかを調べた上で、導入の検討を進めていくことが大切です。

殆どのクラウドFAX業者では、事前に受けられる無料見積もりが実施されています。初めて自社にクラウドFAXを導入する際には、どの程度の導入コストや運用費用が掛かっていくかのイメージが掴めないことでしょう。導入に際しての見積もりを依頼することで、自社が考える予算の範囲で導入が行えるのかを事前に確認できるのです。

長きに亘って使用するためには、使用時にトラブルが生じないことを意識しておくことが大切となります。サービスを提供している業者が、どのようなサーバ構成で運用しているかについても事前に確認しておいた方が良いでしょう。利用している業者が多かったり、災害対応を迅速に行える体制が備わったりしている業者を選んでいくことを心がけましょう。コストの面だけではなく、重要書類の送信を問題なく行えるという視点での業者選びが大切なのです。

対応デバイスの確認を行うことも大切

クラウドFAXを導入する際には、対応しているデバイスの確認を行うことも大切です。FAXを送信する必要が生じるタイミングは、社内業務のなかだけではありません。外出時や商談中などでも、ビジネス上で必要になる文書を相手に送る必要が生じることはあるものです。クラウドFAXを導入するにあたっては、パソコンからの利用だけではなく、スマートフォンやタブレットからの送信も可能であるものを検討することが大切です。FAX送信が必要となるシーンをイメージしながら、自社の業務に適したプランを選んでいきましょう。

契約にあたっては、利用に際しての手間が少ないものを選ぶことも大切です。新しい人材を雇用した際であっても、教育の手間をかけることなく利用できることが必要となるからです。クラウドFAXを提供する業者によっては、利用するプランを公式サイト上から柔軟に変更できるところもあります。社員が増えた場合には、すぐに利用プランを変更することができるのです。

決済にあたっても、時間のかかる銀行振り込みだけではなく、クレジットカードを用いた簡潔な手続きも可能となっています。クラウドFAXの比較サイト上には、運営事業者の財務情報や取引社数以外に、手続きの流れや利用者の口コミが掲載されているところもあります。各種のデータを見ながら、自社が使っているデバイスに対応しているか、業務に相応しいものであるかの検討を進めていきましょう。

クラウドFAXを用いることで、相手にFAX送信する時間や手間が少なくなります。パソコンやスマートフォン、タブレットなどの各種デバイスに対応したサーバを活用することにより、社外での利用や商談時の書類提出に於いても利用が可能となります。