FAXといえば紙でのやり取りが当たり前でしたが、パソコン上でデータとして送受信できる時代になっています。FAXのやり取りをパソコンで行う場合、「PC-FAX」と「インターネットFAX」の2つが主な方法です。本記事では、PC-FAXとインターネットFAXの相違点について説明します。

パソコンから直接送受信できるPC-FAX

PC-FAXとは、パソコンと複合機をつなぎ、パソコンを操作してFAXを送受信する機能のことです。接続する複合機については、PC-FAXの機能に対応している複合機でなければなりません。PC-FAXと似たものとしてFAXソフトがありますが、こちらはパソコンのみでFAXのやり取りを行うもので、複合機が必要ないという違いがあります。

PC-FAXとインターネットFAXの違い

FAXの送受信がパソコンで可能で、紙を使わなくてよいという点は両者で共通しています。ペーパーレスの環境にするうえではどちらも選択肢に入りますが、各自の環境に合ったFAXの運用をするには違いを理解しておくことが大切です。具体的に違う点としては、次の3点です。

使用する機器が違う

PC-FAXは上述のとおりパソコンのほかにPC-FAXに対応した複合機が必要ですが、インターネットFAXは別途設備を必要とせず、パソコンだけで利用可能です。インターネットFAXについては、スマートフォンでも利用できます。

使用する回線が違う

インターネットFAXは、文字通りインターネット回線を使用しますが、PC-FAXが使用しているのは電話回線です。使用する回線が違うため、料金が異なります。インターネットFAXは、基本的に送受信するページ数に対して一定の料金がかかり、相場は1ページ10円前後です。PC-FAXは、電話回線の種類によって料金体系が異なります。アナログ電話であれば、同一市内が9.35円、市外は11円を基準とし、送信相手までの距離や通信時間に応じて料金が増えます。ひかり電話であれば、通信相手の距離に関わらず8.8円が基準で、通信時間に応じて料金が増えます。

受信したデータの保存場所が違う

FAXを受信すると、どちらの場合でもデータとして保存されます。PC-FAXは複合機または、パソコンに保存され、インターネットFAXではサービスを提供している会社のクラウドに保存されます。

PC-FAXと比較することで見えてくるインターネットFAXの利点

ここまでは両者の違いを説明しましたが、すでに「インターネットFAXの方がメリットが大きいのでは？」と感じている方もいるのではないでしょうか。上記で説明した違いによって、インターネットFAXにどのような利点があるのかを確認していきましょう。

導入コストが安い

PC-FAXを導入する場合、複合機を購入するのであれば安いものでも数万円の初期費用がかかります。これに対して、インターネットFAXを利用するにはパソコンやスマートフォンのみでよいため、初期費用としては登録料しかかかりません。この登録料についても相場は1,000円程度であり、サービスによっては無料の場合もあります。導入コストについてはインターネットFAXの方が断然安くなります。

ランニングコストが安い

PC-FAXの導入をリースした場合、リース料金の相場は10,000～20,000円であり、安い場合でも5,000円程度です。インターネットFAXでは、基本料金は1,000～2,000円です。一回ごとの通信料金については電話回線の方が安いため、PC-FAXが安くなります。しかし、複合機のリース料金からインターネットFAXの基本料金を差し引いた金額を考えると、全体のコストはインターネットFAXの方が安く収まる場合の方が多いでしょう。

どこからでもFAXを送受信できる

PC-FAXでは複合機とつながっているパソコンでしかFAXの送受信ができませんが、インターネットFAXはネットワークにアクセスできる環境があれば、場所を問わずFAXを送受信できます。このため、インターネットFAXでは、外出先やテレワークでも余計な手間をかけずにFAXを利用できます。コスト面の利点もありますが、インターネットFAXの最大の利点はこの利便性にあるといえます。PC-FAXで同様のことをする場合、PC-FAXと接続したパソコンの管理者を置き、その人を経由してFAXの送受信を行うことになります。インターネットFAXでは各自ができる作業ですが、PC-FAXでは中継地点となる人が必要になります。PC-FAXの場合は人も手間もかかることから、両者の利便性の違いは明らかでしょう。

番外編：ブラザーのインターネットファクス機能（I-FAX）

ここまで紹介してきたインターネットFAXと似て非なるものとして、ブラザーの複合機が有するインターネットファクス機能（I-FAX）があります。複合機とパソコンをつなぐPC-FAXの形式ですが、インターネットFAXと同等の機能を利用できます。複合機自体にメールアドレスを持たせることでパソコンとメールの授受ができ、メールを介してFAXの送信ができます。また、受信したFAXをOneNoteなどのクラウドに自動でアップロードする機能もあります。複合機の利用が業務上必須の場合に、複合機を活用して業務効率を改善したいときは選択肢のひとつとして挙がるでしょう。ただし、設定が複雑なため使いこなすには一定の知識が必要です。

以上、PC-FAXの機能とインターネットFAXのサービスにおける違いについての説明でした。2つを比較してみると、コスト面でも利便性の面でもインターネットFAXが優れていることがわかりました。しかし、すでに複合機を使用しており社内のみでFAXを利用する場合、追加コストが発生しないことからもPC-FAXがふさわしいことも考えられます。現在の環境と必要とする機能をよく確認し、それぞれの状況に合った業務改善につなげてください。