クラウドFAXを導入するにも、既存のFAX番号を変えることには、躊躇してしまう方も多いことでしょう。電話会社が提供するナンバーポータビリティを利用すれば、既存のFAX番号を変えることなく、クラウドFAXに移行することが可能となります。ここでは、クラウドFAXの魅力と導入に際しての注意点、ナンバーポータビリティの活用方法を紹介します。

クラウドFAXの導入により得られるメリット

クラウドFAXを利用することにより、書面のやり取りで成り立つ既存の業務をペーパーレス化することが可能となります。メールの送受信と同様の感覚で顧客とのやり取りが可能になることは、業務効率の大幅な改善をもたらしていくのです。

FAXで注文書を受け取る形を採用している企業では、担当者が送られてきた書類を見落としてしまうこともあるものです。重要な顧客からの注文を見逃してしまい、大きな業務上のミスを招いてしまうことが有り得るのです。クラウドFAXを導入することにより、紙ベースで行われた書類のやり取りをデジタル化していくことが可能になります。メールの送受信と同じ感覚で、注文書の受信や請求書の発行業務を行うことができるのです。

業務上、FAXで必要となる書類を捌くのは、時間や手間を要するものです。仕分け作業のために、多くの時間を費やしてしまったり、人件費をかけてしまったりするのは、業務を進める上では非効率な部分が多いといえます。クラウドFAXを社内に導入すれば、FAXの仕分け業務に費やしていた時間もなくなり、スピーディな受発注業務の実現を目指していけるのです。

複数拠点を構えるグループ企業の場合には、支店単位にどのようなやり取りが顧客と行われているかが見えないものでしょう。紙ベースで個々に行われている場合には、本部が業務の進め方を確認するのも難しいのが実状だからです。クラウドFAXにより、紙ベースでのやり取りであっても集中管理を行うことが可能になります。

導入に際しての注意点と業者の選び方

クラウドFAXを導入するにあたっては、社内で行われる紙ベースの処理を洗い出していく必要があります。業務上でやり取りされる文書を、どのような権限を持つ担当者が閲覧するのかを決めておく必要があるのです。

顧客からの重要情報だったり、社内機密に関わる文書を誰でも参照できる環境では、後々大きな問題へと発展していく可能性もあります。担当者ごとの閲覧範囲の設定は勿論のこと、社内外で閲覧できる範囲を定めておくことも大切です。外部で商談を進めている最中に、間違って他社の情報を顧客に掲示してしまうことが無いように、文書単位に閲覧時の注意点をまとめておきましょう。

FAXを電子化するメリットは、紙ベースでのやり取りが行われなくなるだけではありません。過去データの検索が容易になる部分もあります。決算期などに、過去にどのような注文を顧客から受けていたかを棚卸しすることは多いものです。FAXの内容をデジタル化しておくことで、顧客単位での文書検索が容易となります。

必要なタイミングで欲しい文書を適確に探し出すことができるのも、クラウドFAXを導入することにより得られるメリットなのです。導入先を決める場合には、過去の実績や財務状態を参考にすることも大切です。長きに亘って継続利用を行うのを前提に、導入先を選んでいく必要があります。

ナンバーポータビリティを活用した導入

ナンバーポータビリティを活用することにより、既存のFAX番号を変更することなく、クラウドFAXの利用が可能となります。電話会社が提供する転送電話サービスを利用することにより、インターネットを利用したFAXサービスに於いても、同じ番号でのFAX受信を実現していくのです。

クラウドFAXによる利便性の向上に気がついていても、実際に導入するにあたっては、既存のFAX番号が利用できなくなるのではと懸念する方が多いでしょう。ナンバーポータビリティを利用すれば、顧客に開示したFAX番号のままで業務を続けることができるのです。

ナンバーポータビリティは主要な電話会社で採用されているサービスです。自社のFAX番号に対してナンバーポータビリティを採用するにあたって、どの程度のコストが掛かっていくかは、事前に電話会社に確認しておいた方が良いでしょう。クラウドFAXを導入することで、ペーパーレス化と業務効率は大幅に向上していきます。

導入にあたっての懸念事項となる既存のFAX番号の流用も、電話会社が提供するナンバーポータビリティを利用すれば解決していくのです。クラウドFAXを導入するに際してのFAX番号の扱いは、導入業者の方で進めてくれるケースが多いものです。導入を依頼する業者が決まった段階で、ナンバーポータビリティについても確認しておく方が良いでしょう。

クラウドFAXを導入する際には、既存のFAX番号をナンバーポータビリティで移行することが大切です。顧客とのやり取りを進める既存のFAX番号を、そのまま使い続けることが業務上での重要な事項となるからです。クラウドFAXを導入する際に、ナンバーポータビリティの手続きも含めた検討を進めましょう。