インターネットFAXのおすすめランキング!人気のクラウド型サービスを料金・機能・サポート内容まで徹底比較!

在宅勤務にも役立つクラウドFAXサービスとは

公開日:2021/06/15

在宅勤務では、勤務先との連絡はメールや電話で行えます。取引先に対しては発注で注文書を相互に送ったり、顧客に宣伝を行ったりする場合は、クラウドFAXを使うと役立つでしょう。このサービスはさまざまな企業から提供されているので、自分の用途に合ったサービスを利用すると、出社していたときと比較しても劣らない効率で仕事を進められます。

クラウドFAXを利用するメリットとは

FAXは現在でも日本の企業で使われています。発注書などを送るのに重宝されており、パソコンがなくてもFAX機能を搭載した固定電話機があれば、情報を送ることが可能です。近年では、インターネットやパソコンがオフィスに設置されることが一般的になっていますが、FAXは情報伝達のインフラを変えて現在でも活用されています。

クラウドFAXの場合、送信したい内容をPDF化して送信することが可能です。ネットでやり取りを行えるので、在宅勤務が増えている昨今、FAXの内容を確認するために会社まで行く必要がなく、自宅のPCで内容を確認できるようになります。送信側は従来通りの方法でFAXを送り、受信側がクラウドFAXサービスを使うことで、相手側にシステム変更の負担をかけずに、効率化を図ることも可能でしょう。

また、このサービスはペーパーレス化につながるので、業務にかかるコストを削減するのにも役立ちます。クラウドタイプの場合、PCにソフトウェアをインストールする必要がないので、契約してログインすれば、すぐに使えるのもメリットでしょう。

印刷データはPDF化されるので、パソコン上で扱いやすいという点でも優れています。クラウドFAXは在宅勤務の人に適したサービスとなっており、FAX文化が根付いている日本においてはとても便利なサービスといえるでしょう。受け取った内容はOCRを使ってデータ化することができるので、手作業が減るメリットもあります。

在宅勤務でのクラウドFAXを選ぶポイント

在宅勤務者がクラウドFAXサービスを利用する際は、ポイントをおさえてサービスを選ぶ必要があります。クラウドFAXを提供しているサービス会社は複数あり、それぞれの会社によってサービス内容や機能、料金は異なるようです。

在宅勤務者が使う場合は、テレワークに合った内容を提供している会社のサービスを選ぶようにしましょう。テレワークでFAXを使うのに必要な機能を持ったクラウドFAXを使うことで、FAXのために出社する必要がなくなります。

従来のFAXからクラウドFAXに切り替える上で、不安になるのが電話番号ではないでしょうか。電話番号に関しては、システムを導入した時点で変更するのが基本ですが、中には電話番号をそのまま使えるようにしているサービスもあるようです。多くの取引先をもつ会社の場合、電話番号を変更して取引先に通知するのは時間と手間がかかってしまいます。電話番号を変更せずに済むのであれば、業務を効率的に行えるオフィス環境を整えることができるでしょう。OCRを使うことでデータの振り分けを行えるので、これまで手作業で行っていたことを最小限の手間で行えます。

料金は、定額制や従量課金制のいずれかを採用している会社が多いようです。長期間使う場合、どちらの料金の方がよいのかは、サービスの利用を検討している会社によって異なるでしょう。ただし、FAXに必要なペーパーやインクなどのランニングコストを下げられる可能性はあります。

クラウドFAXと社内のシステムとの連携

FAXをパソコンで送受信できるクラウドFAXは、業務を一層効率的に行える環境を整えてくれます。企業がクラウドFAXを導入する上で、社内の既存システムと組み合わせるシーンもあるでしょう。クラウドFAXで送受信するデータはPDFファイルに変換されて取り扱え、その内容をOCRで読み取ると、データベースに登録できるデータに変換することが可能です。

この仕組みを活用することで、社内システムとの連携を図れ、業務に必要なデータを一元管理できます。これまで時間がかかっていた作業の手間をクラウドFAX・OCR・データベースの連携によって減らせ、空いた時間を他の業務に回せるのは、企業にとってもメリットがあるでしょう。

オフィスで普段行っている業務を自宅でも行えるようにするには、環境を整えなければいけません。在宅勤務の環境を整えるには、クラウドサービスの活用を検討することが選択肢のひとつとなります。クラウドFAXと社内システムを組み合わせれば、在宅勤務でも普段オフィスで行っている業務に取り組めるでしょう。セキュリティの高さを強みにしているサービスを導入すると、SSL通信を行ったり、誤送信を防いだりできるので、より安全にFAXを送れます。在宅勤務であっても、セキュリティ対策が万全であることが望ましいので、クラウドFAXは利用者のニーズに応えているのです。

 

クラウドFAXは、クラウドサーバを通じてFAXをPDF化して送受信できるサービスです。ペーパーレス化や業務効率化などを図れ、在宅勤務でも普段の業務環境を構築しやすくなります。サービス会社によって、料金やサービス内容が異なりますが、多くのニーズに応えてくれるでしょう。

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