FAXは電話回線があれば簡単に画像を送ることができる手段で、現代でも広く使われているものです。一方で、FAXでも従来通りに専用の機器を購入して電話回線に繋げるといった方法以外にインターネットを使ってもらうインターネットFAXが普及し、費用を抑えるためや情報の管理をしやすくするために導入するところが多くなっています。

専用機器がなくても導入することができるインターネットFAX

FAXの仕組みとしては電話回線を通じて画像データを送ることができるもので、1980年代頃から普及し始めたものです。それまでにも電話回線や専用のデータ回線を使って画像をやり取りするという事は行われていましたが、規格が統一されたことによってその規格に沿った機器を購入すれば誰でも利用できるようになったことが普及のきっかけとなっています。

インターネットFAXはインターネットサービスが普及し始めた頃から登場したもので、仕組みとしては送受信者のどちらかまたは両方のパソコンとスキャナ、またプリンターを使ってデータのやり取りをすることができるというものです。電子メールを使うにしてもメールアドレスが必要ですし、相手がパソコンを持っていなければ利用することができませんが、インターネットFAXの場合には相手の電話番号が分かれば簡単に画像を送ることができるほか、長距離の場合には途中インターネット回線を使うことによって送信にかかるコストを抑えることができるといったメリットがあります。

ビジネス用途としてインターネットFAXが利用されるようになっていますが、個人でも契約することができるので、頻繁にFAXを利用しない場合には機器を購入しなくて良いですし、電話回線がなくても利用することが可能となるため費用を抑えることができます。また頻繁に利用する場合にはクラウドFAXと呼ばれるタイプのものが現代では広く使われるようになっています。

クラウドFAXはインターネットFAXとどう違うのか

クラウドFAXはインターネットFAXの種類の一つで、仕組みとしてはデータの保管サービスを行っているということが大きな違いです。従来通りのサービスでは基本的にFAXの送受信をすることを目的としているため、データの保管は自身のパソコンで行う必要がありますが、クラウドFAXの場合にはデータを保管するための専用サーバーが用意されています。

従来通りの方法でも受信するまではデータが保管されていますが、電子メールと同様に時間が来れば消去されますし、また送信する場合のデータはサーバーに残りません。一般的には従来通りの方法でもなんら問題のないことですが、ビジネスで使う場合にはクラウドFAXのようなデータをインターネット上のサーバーで保管するといった方法が便利です。

またクラウドFAXの場合にはデータは画像として処理されるのではなくPDFファイルに変換されて保管されますから、管理をするのも容易になります。PDFファイルはビジネスで文章のやり取りをするのによく用いられている規格ですから、様々なソフトウェアで読み込むことができ、また画像から文字を読み取ってテキストデータにすることも可能ですから、文章を管理するといった点においてもメリットがあるものです。

クラウドFAXの場合にはサーバーを利用する必要があるため、電話番号を発行して利用できる従来のインターネットFAXよりも費用がかかりますが、データを保管することもできるのでFAXの活用方法が広がります。

番号そのままでインターネットFAXを利用する

クラウドFAXでも同様ですが、受信をするためには電話番号を用意しなければなりません。送信するだけの場合にはサービスを提供している会社が代理で送信するという形になるので電話番号を必要としませんが、全ての機能を使いたい場合には番号発行を受けてそれを利用する必要があります。

しかし既存のFAX専用回線があるような場合には、その番号を変えたくないというケースもあると思います。そのような場合でも番号そのままで利用することが可能です。 番号そのままで利用する方法としては電話の転送サービスを利用するというもので、インターネットFAXと契約し発行された電話番号に転送してもらうという方法になります。この場合には電話回線の維持費とインターネットFAXを利用するための費用が発生するため、コストという面で見れば良いものではありませんが、クラウドFAXを使ってデータの管理をしやすくしたいといった場合にはこの方法が用いられます。

番号そのままでクラウドFAXに移行するメリットとしては、送られてきたデータがサーバー上に保管されるため毎回印刷されることはなく用紙代などのコストを削減できます。それに番号そのままですから、相手に番号が変わったことを通知する必要もありません。それとインターネットFAXは電子メールに転送することも可能で、FAXを受信した場合には即座にその内容を確認することができます。

従来通りのFAXを利用するよりも、クラウドFAXなどインターネット上で利用できるサービスを使った方が業務を効率化することができます。また電話転送サービスを利用することによって、電話番号はそのままでクラウドFAXを利用することが可能です。