経費を削減することは会社を運営するうえで欠かせませんが、その方法としてクラウドFAXはとても便利なツールで人気が出てきています。実際の機械や紙などのコストだけではなく、人的コストや時間的コストなども削減できるため、FAXを頻繁に使っているような企業の場合は特にかなり大きなコスト削減につなげることが出来ます。

クラウドFAXなら導入コストが削減できる

多くの企業で利用している事を見る機会の多いFAXの方法が、コピー機とFAXが一体型となっている複合型FAX機か、もしくはFAX専用端末ではないかとおもいますが、これらの導入コストは馬鹿になりません。たとえリース契約で導入している場合でも、メンテナンスに担当者が来訪する必要があったり実際の搬入作業などの費用を鑑みてもクラウドFAXに比べてはるかにコストがかかっています。

クラウドFAXであればランニングコストは月に数千円程度から導入することが可能です。送受信料に関しては、特に送信を有料としている企業が多く、1枚につきだいたい10円程度がコストとしてかかってきます。自社のFAXの送信頻度や受信頻度を考えてクラウドFAXを利用する会社を選ぶ事がコストを削減するコツです。

例えば送信ばかりの会社であれば、受信料無料としていない会社であっても全体の料金が安いところを選んだほうがよいですし、ほとんど受信しかないという場合は基本料金が高めでも受信無料としている会社を選ぶなどして送受信のバランスを考えるとよいです。さらに実際のFAXとは違い、送受信料の節約だけではなくFAX利用に必要な紙やインク等の部品にかかわるコストなども削減できるので、特に多くFAXを多く使う会社であればあるほど全体コストは安く抑える事が出来るケースが多いです。

FAX書類の管理が煩雑にならない

FAXが届いた場合に、すぐにその直後にFAXをしたことを電話してお知らせるなどのケースをよく見かけます。これは例えば企業にFAXが一台しかない場合に、届いたFAXをそのままにしておくと他の人に見られてしまう危険性や、最悪の場合には他の書類に紛れて紛失してしまう事が多くあるからです。そのような事態を避けるために、FAX送信後にすぐ電話連絡をして相手にFAXを送信したことをお知らせするのですが、これでは二度手間になり結局相手と連絡を取らないと書類を送る事ができないので本末転倒といえます。

クラウドFAXの仕組みを利用する場合は、相手のパソコン上で受け取る事ができるので、この電話連絡をしなくても届いた事がわかるようになりますし、わざわざ席を立ちFAX機のところまで歩いて行かなくても自席ですぐに受け取る事ができるため時間の削減にも有効です。そのような無駄ともいえる不要な時間が削減できれば、そのような書類仕事に時間を割いていた担当者なども必要なくなり、人的コスト面でも削減することが出来るようになります。

また届いた書類の管理もパソコン上でフォルダ分けなどによりすることができますので、管理がとても簡単です。届いたFAXをスキャナーなどで取り込んでパソコンで管理をしていたというような人もいるのではないでしょうか。管理の点でもクラウドFAXの仕組みを利用することは大変便利です。

クラウドFAXの仕組みを理解しよう

クラウドFAXで受信をする仕組みは、インターネットFAX会社で発行してくれるFAX番号を使う事で受信をすることが出来ます。クラウドFAXといってもFAXを送る相手は通常のFAXから同じように送る事ができるので、相手に新しいサービスの理解などの不便を強いる事はありません。

相手もクラウドFAXを利用していないと相互に送る事が出来ないような仕組みであれば非常に不便ですが、この点は問題を大きく考えられたサービスになっています。受信したものはPDF化されますので、スマートフォンやタブレット、PCなど手持ちのデバイスで時や場所を選ばずに外出先などからでも閲覧することもできます。会社にいなくても急ぎでおくられたFAXを確認することができるというのは大きなメリットではないでしょうか。もちろん圏外などにいる場合でも送られたものは保存されていますので、電波状況が改善してから確認することが出来て安心です。

送信する際は、専用のマイページからWEBブラウザを用いて送信するやり方か、もしくはアプリをインストールして送信、メールで送信する方法があります。もちろん相手は実際のFAXから印刷された紙の形式でFAXを受け取る事ができるので、通常のFAXとなんら変わる事なく使う事が可能で、相手にわざわざこちらがクラウドFAXを利用している事を伝える必要はありません。

クラウドFAXは自社が導入するだけでよくて、相手に同じシステムを使ってもらう必要がないという点が最大のメリットといえます。送受信相手と同時に変更する必要はないことから、導入にふみきれたという企業も少なくありません。導入することで、大きなメリットを享受できるようになるでしょう。今後もっと主流になっていくFAX送信方法といえます。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。