ファックスで送られてきた伝票データを一から入力するのには手間がかかりますが、この手間を省くことが出来るサービスが存在しています。それは、クラウドFAXのOCRというサービスでこちらを用いれば伝票で文章や数字データを一から手入力する必要性が無くなります。ここでは、クラウドFAXが持つ能力について解説をしていきます。

伝票データを読み取るエンジンが主な機能

クラウドFAXに備えられている機能の中に、伝票データを読み取り自動入力をする機能があります。この機能のことをOCRと呼び、各クラウドFAXを提供している事業者は独自の読み取りエンジンを各自開発しているのです。このOCRですが、元々はOpticalCharacterRecognition/Readerのことを指し、言ってしまえば文字をデータとして処理することが出来る技術のことを指します。

つまり、ファックスの文字を一度数字や文字データとして置き換えることでその他対応端末にデータとして送信することを可能としているのです。ですが、このOCRは開発当初においては正確に文字をデータであると認識することが出来ないという問題がありました。その問題を解決したのがクラウド化で、情報をクラウド端末に収集し、管理することで各端末に対して情報を共有することで読み取り精度を上げていったが故に、現在ではクラウドFAXというサービスが生まれ利用されているのです。

OCR機能は、FAXなどの手書き文字をデータに処理して送られてくる文字を人間が手入力する手間を省こうとしたのが始まりとされており、技術が成功してから自動入力の機能を送られてくるファックスデータと連携することで各端末に対してデータを送信することが出来るようになったものがクラウドFAXが持つOCRの機能になります。

スキャナーなども文字を読み取る機械として利用できる

文字を端末に送る手段にFAXを用いて数字や文字をデータ化するクラウドFAXですが、実はクラウド化して情報を送信する端末はFAXだけではなく、スキャナーも文章や数字データを認証させるための端末となり機能します。これもクラウドFAXが持つOCR機能の一つで、文章や数字を認識する端末を一つとしない点が機能として備え付けられています。

ただ、この機能に関してはサービスを提供している会社側がどの程度読み込むことが出来る端末の種類を増やしているかによって異なります。例えば、FAXのみの文字や数字しか読み取ることが出来ず、その他コンピューター端末にデジタルデータとして送信できない場合、文章を読み込むことが出来る物はFAXのみとなります。ですが、FAXの他にもスキャナーやバーコードに対応するなど様々な文字や文字以外の文字、例えばバーコード文字に対応することで読み取ることが出来る文字を増やせば様々な文字や記号をデータとして認証させることもできるのです。

一つの端末でしかデータを送信することが出来ない場合においては、利便性が劣ってしまいますが、スキャナーにバーコードデータなど様々なデータを読み取ることが出来ればクラウドFAXの持つ機能であるOCRの機能も格段に拡張され利便性が大きく向上するというわけです。もちろんこれらは、技術を提供しシステムを運用する事業者次第ですが、端末を選ばず文字を読み込むこともクラウドFAXでは可能としています。

一番の機能はデータ入力の手間を省くこと

クラウドFAXの機能であるOCRですが、この目的は一番に入力を必要としていた文字データの入力を省くことにあります。その上で、会計処理やアンケートに受験の文字や数字を読み取り合否を判定するなど、他のソフトウェアと連動することでさらなる手間を減少させることにあります。

例えば、クラウドFAXのシステムの機能を用いて受験の答案が送信されてきたと仮定します。受験の答案をクラウドFAXが持つ文字や数字データ認証機能のOCRが判断しその結果を別のソフトウェアに送信することが出来た場合、システムを利用している側は合否の判定をシステムに一任することが可能です。

このように、クラウドFAXが持つOCR機能とは文字や数字データを認識していることにあり、文字や数字を認識しているからこそ、その他ソフトウェアと連動することが出来れば人間が行っていた作業を簡略化しある程度自動で行えるのです。もちろんこれら機能については拡張性がありますが、何処まで他のソフトウェアと連動するかについてはシステムを構築しサービスとして提供している事業者側にあります。

その為完成されたシステムにばらつきがあり、性能差があるということはサービスを提供している事業者ごとにどのソフトウェアに対して対応をしようとしているかという連携先を決めかねていることでもあります。その為、多くの事業者では連携するソフトウェアも自社で構築していることが多いです。

クラウドFAXのOCRが持つ高い連動機能については、自社でシステムを構築することが多いです。その上で、OCR機能が各端末に対して自動でデータを読み取り端末から入手することで、システム利用者である人間の手入力の手間を減らしているのがクラウドFAXのOCRシステムになります。