現代でも簡単に紙面を送る事が出来る方法として活用されているのがFAXですが、より使いやすくするためのサービスとしてインターネットFAXが広く利用されるようになっています。さらにこのインターネットFAXに機能をプラスしたものがクラウドFAXで、ビジネスシーンを含めて様々な場面で使う事が出来るものです。

インターネットFAXを導入するメリットは

従来のFAXというものは電話回線に機器をつないで紙面の送受信を行うというもので、オフィスなどではコピー機などにその機能が付与された複合機が使われるものです。一方で、それほど需要がないような場合には専用のFAXが使われています。しかしいずれにしてもここでネックとなってくるのは、電話回線を用意する必要があり、また送受信をするための機械を用意しなければならないということです。

これらの設備は資産となるため会社が導入するとなると経理処理が煩雑になりますし、一般の家庭で使う場合にも多額の投資が必要となるためハードルのあるものといえます。 このような問題を解決し気軽に誰でも導入することができるようにしたのが、インターネットFAXサービスです。このサービスの特徴としては専用の機械を必要とせずパソコンなどを通じて紙面のやり取りをすることができるということで、必要なものは印刷し不要なものは印刷しなくても済むといったメリットがあります。

それなりのコストはかかりますがそれほど頻繁に使わないような場合には、むしろ専用の機器を導入するよりも安価に済ませることができるものですし、相手が従来のFAXであっても紙面のやり取りをすることができると言ったことも強みです。 このようなことから企業を含めて個人でもインターネットFAXを利用する機会が増えています

インターネットFAXとクラウドFAXの違いは？

クラウドFAXというものはインターネットFAXのサービスのひとつで、紙面をやり取りするといった点では共通していますが、根本的にインターネットFAXそのものはFAXの機能をインターネットで利用できるようにしただけといえるものですが、クラウドFAXはクラウドサービスを付与したものといった違いがあります。

クラウドFAXはよりビジネスに使いやすくするために情報の保存に力を入れているものです。基本的に従来のサービスであれば送受信すればデータは消えてしまうもので、保管するという機能は付与されていません。保管する場合には、利用者が自分のパソコンに行う必要があるものです。

一方でクラウドFAXの場合にはデータの保管を前提としており、送受信したデータを長期保存することができます。またFAXのデータというものは画像データとなるものですが、保存する際にはPDFファイルにすることができ、パソコン上における文章管理がしやすくなるものです。またPDFの取り扱いソフトの中には画像データから自動的に文字を認識してテキストデータにすることが可能なものもあり、効率的に文章の管理をすることが可能となります。

一時的に使う場合にはそれまで通りのものに十分なメリットがあるものですが、ビジネスシーンで使う場合にはクラウドFAXを使ってPDFファイルで管理をするといったことが、業務効率を上げる上では欠かせないものとなっているものです。

クラウドFAXを利用するための費用

インターネットFAXサービスの中では基本的に使用した分だけ料金を支払うといったものが見られますが、クラウドFAXの場合には月額使用料を支払うことになります。この費用はクラウドサーバーを利用するための費用であり、長期保管をするための使用料となるものです。

企業向けのサービスであっても初期費用については1,000円程度で済むのが一般的なもので、近年では初期費用を無料としているところもありますし、クラウドFAXの機能をグループウェアと呼ばれるビジネス向けの情報共有サービスに扶養している場合もあります。

月額料金についても多くの場合には月額1,000円前後が中心ですが、注意しなければならないのはこれはサーバーを利用する料金でありFAXの送受信に使う場合には別の費用が発生するという点が挙げられるものです。送受信料については受信は無料とし送信は有料とするもので、1枚あたり10円程度が相場となっています。月額料金の設定が高いところであれば、送受信の枚数に応じて無料とするプランもあるなどその選択肢は豊富です。

基本的に受信が無料のところであれば、データを送ってもらう時に使うのに便利ですし、PDFに保管されるので長期保存もしやすくなります。 また選ぶ時のポイントとしてはパソコンからだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができるようになれば、外出先でもFAXの送受信をすることができフレキシブルに活用することが可能です。

クラウドFAXはインターネット上に送受信されるデータをPDF形式で保管することができるものですから、長期保存にも向いていますし費用を抑えてFAXを使うことが可能となるものです。利用頻度が多いところからそれほど使わないところまで、様々な場面で活用することができます。