みなさんはインターネットFAXを利用したことはありますか？スマホやＰＣがあれば、インターネットを通じてFAXの送受信ができるサービスです。FAX機の設置が不要なので、消耗品のコストがかからず、印刷せずにFAXすることが可能なため、ペーパーレスでエコロジーです。今回は、インターネットFAXの守るべきマナーについて解説します。

インターネットFAXに送付状は必要なのか？

インターネットFAXは、スマホやPCなどの個人が使用するインターネットに接続された端末でFAXの送受信を行います。インターネットFAX契約を行うことで、FAX実機とのデータのやりとりや、インターネットFAX同士でのデータの送受信が可能になるというサービスです。インターネットFAXの送付手順は、サービス会社によって細かい手順が異なる場合もありますが、一般的にはメールソフトやアプリを立ち上げて新規メールを作成し、宛先に相手のFAX番号を入れ、送信したい内容をメールに添付して送るという流れになります。

送付元はスマホやPCといった個人が所有する端末から可能でも、受信する側のFAXが共同使用機器である以上「誰から誰に充てた、どのような内容のFAXなのか」という情報は必要となります。送付状にはそのような補足情報を、受け取り手に伝える役割を持つため、インターネットFAXにも送付状が必要であるといえます。

従来のFAXには守るべきマナーがあった

従来のFAXでは、情報を送信する際には送付状をつけることがビジネスマナーとされています。大人数がFAXを共有して使用する環境で、送付状のついていないFAXが送られてきた場合、管理する人間が「誰から誰に充てたものか」わからず問い合わせに手間と時間を割くことになったり、迷惑FAXとして振り分けられたりするリスクが発生してしまうからです。送付状を添付することで、送信元と送信先が明確化され、FAX内容がわかり、補足情報を伝えることができるというメリットがあります。

また、送り手側は受け取り側に丁寧な印象を与えることができます。この暗黙のルールは、インターネットFAXでも同様です。送付元はスマホやPCといった個人が所有する端末から可能でも、受信する側のFAXが共同使用機器である以上「誰から誰に充てた、どのような内容のFAXなのか」という情報を伝えることがビジネスマナーです。そのためには、従来のFAXと同じように送付状をつけることが求められます。

インターネットFAXはメールと同等のやり取りができる

FAXは、遠方同士での書類のやりとりを行う友好的な手法として、インターネットが台頭する前までは長い間一般的でした。現在でも依然としてFAXで書類のやり取りを行う企業も多く、また環境や状況によっては紙ベースでの情報のやり取りを余儀なくされるシーンもあり、欠かせないツールです。

一方、FAXを持っていない企業とFAXを持っている企業では、FAXを介してやり取りできません。インターネットFAXは、そのような課題を解決する有効なサービスです。特に新型コロナウイルス感染拡大予防対策としてリモートワークを行うような状況で、企業が所有するFAXを社員が使えない場合であっても情報送信ができるため便利です。インターネットFAX契約することで、専用サーバーを介してスマホやPCからFAXデータのやり取りを行います。送信する場合には、メールと同じ要領でFAX送信したいデータを添付し、送付先をメールアドレスで指定します。メール送信後、サーバーを通してデータがFAX化し、受信側にデータが届きます。

一方、データを受信する際にはサーバーでデータ化された情報をメールなどで受け取り、中身を確認することが可能です。インターネットFAX導入のメリットとして、複合機なしにFAX書類を受け取れること、FAX本体や紙やインクなどの消耗品購入コストが削減できること、FAX送受信の場所を選ばないこと、複数相手に同時にFAX送信ができること、リモートワーク化の促進につながることなどが挙げられます。インターネットFAXは業者によっては、送信のみ対応、受信のみ対応という場合もあります。また、送信はPCからに限定されるなどの制限が設けられていることもあるため、自身の要望を満たせるか注意しながら検討する必要があります。

送付状の挿入機能があるインターネットFAXもある

インターネットFAXでは、メールに添付したデータがそのままFAXされる本文となって出力されます。では、送付状はどのように送ればよいかというと、ネットFAX業者によって異なります。インターネットFAXでの送付状は、メール本文に記載した内容がそのまま送付状として出力される機能をもつサービスや、PCのブラウザ管理画面から送付状のテンプレートを作成したり、ロゴ設定したりできるサービスもあります。

また、送付状機能をついていないインターネットFAXでも、メール添付するデータそのものの1ページ目を送付状として、2ページ目以降に本文を指定する方法で対応も可能です。送付状を自動挿入する機能を持つ業者を選べば、送付状の添付し忘れを防ぐことができます。送付状自動挿入機能をもつ業者は、送付状のテンプレートも揃っていることが多いのが特徴です。

また、FAX送付状のデザインが規定されている企業の場合は、オリジナルデザインの送付状を指定できる業者を選ぶ必要があります。インターネットFAXの契約を検討する際には、送付状の機能を目安にすることもひとつの手段です。

インターネットFAXに、送付状をつける必要性について解説しました。インターネットFAXは実機のFAXを持たない環境でも、サーバー上のFAXを利用することで情報交換ができるサービスです。従来のFAX同様に送付状をつけることで、送り手と受けとり手のやりとりがスムーズになります。スマホやPCといった個人所有の端末から情報を送受信できるため、場所を問わずFAXを利用することができ、FAX本体の購入やメンテナンスにかかる費用が発生しないため、コストを抑えられるというメリットがあります。