FAXを利用する機会は、以前と比べ減っていると感じる方も多いのではないでしょうか。しかし弁護士、行政書士、公認会計士などの士業とよばれる業種では今でもFAXの利用が必須です。士業で開業する人には固定電話の回線を開通したり、機器を購入したりする必要のないインターネットFAXがおすすめ。その理由について解説していきます。

開業時にそもそもFAXは必要なのか

スマートフォンを使用すればほとんどの用事はすませられるため、FAXは不要と考える方も多いでしょう。家庭ではあまり使用しなくなってきているFAXですが、士業の場合はFAXの有無が印象を左右する一因となります。名刺やホームページに携帯番号だけを記載している場合は、規模の小さい事務所、経験の少ない事務所であまり信頼できないのではと顧客に不安感を与える場合があるのです。電話番号とFAX番号の両方を記載している事務所のほうが、より社会的信頼や安心感を与えやすい傾向にあります。

また、同業者や顧客とのやり取り、官公庁や行政関連とのやり取りでFAXは必要です。士業の業種の上層部は60代以上の人が多く、メールはあまり使用しないという人も多く存在します。年齢層の高い顧客に対応する場合もメールでのやり取りは難しい場合が多いため、FAXが利用できる環境があったほうがよいでしょう。

官公庁、役所や行政関連の事務所はメールでの書類のやり取りは行わず、郵送かFAXのみで対応している場合がほとんどです。メールはセキュリティの問題があるためFAXの送信のほうが安全であると考えられています。郵送の場合は書類の送付に時間がかかってしまうため、急ぎで書類を送付したい場合などはFAXが必要です。公証役場への事前連絡や入管の予約にもFAXは必要でしょう。

独立開業直後に用意すべき連絡ツール

士業開業時に用意すべき連絡ツールは、電話番号、FAX番号、メールアドレスです。固定電話やFAXを設置してもよいのですが、費用を抑えたい場合はインターネット回線を使用したIP電話やインターネットFAXがおすすめ。IP電話は固定電話より安い料金で利用でき、スマートフォンでも応答できます。

また、インターネットFAXは外出時でもFAXの送受信が可能。FAXを見るためだけにわざわざ事務所へ戻る必要もなく、すぐに受信したFAXを確認できます。受信した内容を確認して本当に必要な書類だけを印刷すればよいので、通常のFAXに比べ用紙やインクのコストが低くなるでしょう。FAXで大量の書類を受信すると仕分が大変、管理する場所が必要になるなど手間がかかりますが、インターネットFAXを利用すればそれらの手間を省けます。そのため、インターネットFAX利用は、とてもメリットが多いです。

士業にこそインターネットFAXがおすすめの理由

士業にこそインターネットFAXがおすすめといわれる理由がいくつかあります。こちらで紹介していきましょう。

書類を仕分ける手間を省ける

士業の業務では大量の書類をやり取りします。紙のFAXが大量に届いた場合は、書類を確認し、手作業で仕分けて保管する必要があり、大変な手間になるでしょう。インターネットFAXの場合は、必要書類のみ選択して印刷が可能です。不要な書類を手作業で選別したり、ファイリングしたりする手間を少なくできます。

スペースとコストを節約できる

大量に書類をやり取りする場合、すべてのFAXを印刷するよりも、インターネットFAXを使用し選択した書類のみを印刷すれば、印刷の用紙とインク代などのコストを大幅にカットできます。書類が多い場合は、保管するための場所を借りなくてはならない場合も。しかしインターネットFAXを使用すれば、印刷に関するコストやスペース、スペースを借りるための賃料を節約が可能です。

重要書類の紛失を防げる

紙の書類は量が多くなるほどに管理は難しくなります。インターネットFAXを利用し手作業で管理する書類が少なくなれば余裕が生まれ、重要書類を紛失してしまうリスクを少なくできるでしょう。自動でデーターをファイル分けしてくれるサービスが利用できる場合もあります。紙の書類は紛失のリスクが高いため、データで管理する書類が増えれば重要書類の紛失が防げるでしょう。

外出時や事務所へ戻れないときも安心

外出が多い場合、不在の間に送られてきたFAXの確認ができません。すぐにFAXを見られない場合、FAXの確認漏れがおきたり、紛失がおきたりしてしまうこともあるでしょう。インターネットFAXであれば、事務所に不在でもタイムリーにFAXを見られるので安心です。FAXの確認漏れや紛失を防ぎ、ため込むことなくスムーズに処理できます。FAXを見たり、送信するためにわざわざ事務所に戻ったりしなくてよいのも、大きなメリットです。

まとめ

ここまで、士業にこそインターネットFAXが必要な理由について説明しました。利用頻度の少なくなってきているFAXですが、士業の業種では現在でもFAXは必須の設備です。同業者への連絡、年齢の高い顧客、官公庁や行政関連とのやり取りはFAXでしかできない場合があります。そこでインターネットFAXを利用すれば、費用を抑えながらFAXを利用し外出先でタイムリーにFAXを送受信できるのです。必要な書類だけを印刷できるため、印刷にかかる費用や書類を保管するスペースを節約できるなどメリットが多いでしょう。士業として開業する場合はぜひインターネットFAXの使用をおすすめします。