企業では、現在でも注文書を送ったり、報告書を送ったりと様々な用途でFAXが使われています。近年では、このFAXがクラウドと連携する事で、送信した内容をクラウドサーバに保存しておく事が出来るクラウドFAXサービスが登場しています。このサービスの導入の流れを知り、業務の効率化を図ったり、確実に情報を伝える手段として役立ちます。

なぜ、クラウドFAXが必要なのかを考える

クラウドFAXを導入する流れの手始めとして、このサービスの事を知る必要があります。クラウドFAXは、既存のFAXとは違い、ネット回線で送受信が行えます。受け取ったFAXのデータをプリンターで出力する事も可能ですが、基本的にクラウドサーバにデータを保存しておく事が出来るので、ペーパーレスに繋がり、用紙のコストを下げられます。

電話回線ではなく、ネット回線を使うのでネット環境の構築だけを考えれば良く、既存のFAXからクラウドFAXに切り替えれば、会社全体のコストを圧縮する事も可能です。基本的にパソコンやスマートフォンやタブレットなどでFAXデータを閲覧する事になり、プリンターのインクも節約出来るようになります。

時代の流れとして、環境問題が取り沙汰されており、企業も環境問題に取り組む必要が出てきています。クラウドFAXを活用する事で資源の無駄を減らせ、初期コストを最小限に抑える事が出来るので、企業にとっては魅力的なサービスです。また、企業が大量にダイレクトメールを送りたい場合、FAXでは限界がありますが、クラウドFAXは大量のDMを送信するのにも適しています。ビジネスにおいて、FAXは情報伝達手段としてはまだまだ使われており、インターネット環境だけでFAXを送ったり、データを保存・管理出来るクラウドFAXは企業の役に立ってくれます。

クラウドFAXを導入するにはサービス会社選びが大切である

クラウドFAXを提供する企業が増加傾向にあります。このサービスを使いたいと考えている企業は、数あるサービス会社から業務用途に合った内容のサービスを選んでいく事になります。多くは、既存のFAXと同じ使い方をしていく事になりますが、クラウドサーバの処理性能によって使い勝手が変わってきます。

サポートが充実している事も押さえておきます。何らかの問題が発生した時に、サポートが充実していれば、その問題を早期に解決する事ができ、クラウドFAXを継続して使っていく事が出来ます。サポートの営業時間も大切で、24時間対応している会社なら安心して使えるでしょう。 多くの企業が使っているサービスを選ぶ事も、スムーズに業務にクラウドFAXを採り入れる事に繋がってくるので、採用実績を確認してサービスを選んでいきます。

クラウドFAXは、インターネットに接続されている事で、どこからでもFAXを受け取る事が出来るのが強みです。サービス内容に大きな違いが見られないようであれば、料金で選ぶのも良いでしょう。但し、料金が安いからと言って、クラウドサーバの処理性能が低ければ、業務で求められる処理量に対応出来ない事になり、効率が悪くなってきます。料金とクラウドFAXサービスの内容のバランスを考慮して、サービス会社を選択していく事が、このサービスのメリットを最大限に活かす事になります。

セキュリティの高いサービスの導入と契約

クラウドFAXは、クラウドサーバを通してFAXを送受信するサービスであり、ネット上でやり取りを行うにはセキュリティ対策を万全にしておかなければいけません。サービスを提供している企業の多くは、セキュリティに関しても気を配っており、ファイアウォールやSSL通信や誤送信防止設定機能など多彩な技術を活用して、顧客の情報管理を行っています。

クラウドFAXの導入が初めてという企業は、サービスの利便性や料金だけでなく、通信を行う際のセキュリティに関しても注目しておく必要はあります。第三者に傍受されないようになっていれば、利用企業にとって、このサービスは強力な味方となってくれます。

サービスの申込みをして直ぐに使えるケースと数日待つケースがあります。直ぐにサービスを使う必要があるのであれば、余裕を持って契約をしておくと良いでしょう。 どれぐらい契約するのかも考えておきます。長期にわたって契約したい場合には、年払いが出来るサービスが便利です。短期間だけの利用であれば、月額プランで提供しているサービスを選ぶ事になります。

従来のFAXと連携して使えるクラウドFAXサービスもあり、このようなサービスを契約する事で既存のシステムも残しながら、新しいシステムへ切り換えていく事も出来ます。クラウドFAXはネットを通してFAXの送受信が出来る点で、電話線が無くても使えますが、電話回線がある会社は未だに多いので、クラウドFAXと既存のFAXをミックスして使っていけるのは便利です。

クラウドFAXの導入は、サービスの内容を知り、サービス会社を選び、FAXを使う用途を考慮してサービスを契約していくというのが基本的な流れです。コストを抑えながら、新しいFAXのシステムを採り入れる事ができ、多くのシーンで活躍してくれるでしょう。