FAXは日本の企業において長らく使われている通信手段です。今使っているところはわざわざ廃止する事は考えないでしょうが、このインターネット全盛の時代、これからオフィスを立ち上げる場合は導入するか迷うところでしょう。FAXがどういった部分で役に立つもので、その代わりとなるクラウドFAXがどれくらい代わりになるのか見て行きます。

FAXというものの特徴と代替品

FAXの利点はいくつかありますが、どんなオフィスにも置かれているコピー機で受信出来るのが大きいところでしょう。もちろんIP電話等にしていなければ電話線があればFAXも繋げますし、会社を立ち上げた時に半自動的に導入されます。利点としてはもちろん電話では伝わりにくい画像としての情報を送れる事、特に表などが使われている情報を伝えるのに優れています。

そして相手の都合のいいタイミングで見られるのも利点です。電話ではないので勝手に送っておいて、それをいつ確認するかは受信側に委ねられています。伝えたい情報であっても、とりあえず送っておいて都合のいい時に見てもらえばいいので、送る側も気楽なのです。

これらが基本的なFAXの利点ですが、気付いている人もいる通りこれらはメールで置き換える事が出来るのです。必要な画像だけプリントアウトするようにすれば、メール添付ならカラーも送れますし画質も綺麗なものです。 FAXにどういった役割が残っているかと言えば、どちらかと言うとほとんどパソコンを使わない会社とのやりとり、そしてそういった会社との取引が多い場合に仕方なく導入されるのではないでしょうか。あって損をするタイプの機器ではないですが、一部で煩わしい面もある古い設備なのです。これからパソコンメインの業務を始めるなら導入しないかもしれません。

クラウド上のデータとしてFAXを管理する

そこで注目されているのがクラウドFAXです。クラウドFAXとは、ネット回線を使ったFAXの機能の事を言います。これはクラウドという名前の通り、データをネット上のクラウドに保存してやり取りを行います。考え方としてはメールの、添付画像をメインに考えて保管場所を各社、クラウドに用意している感じでしょうか。FAXではあるので、画像を扱う事を専門に考えていてjpgやPDFでデータ保管します。

クラウドFAXの利点としては、まず専用の機器が不要なところでしょう。パソコンソフト、あるいはサービスのようなものなので必ずしもFAX専用機を必要としません。そしてどんどん送られたFAXがプリントされてしまうのではなく、必要なものを選んでプリントアウトすればいいのです。

データがクラウドで管理されているので、例えばテレワークしている人がデータを選んで自宅でプリントアウトする事も出来ます。データには中身を見られればいいものもあるので、全てをプリントアウトしなくてもパソコン上で見られればいいものもたくさんあります。

クラウドFAXなら送られて来たFAXが一覧になっているので簡単にチェックする事が可能です。そこで用を足せるなら、そのままでいいのです。また、管理が簡単なのもありがたいポイントと言えるでしょう。そういったパソコン的な使い方が出来るのがクラウドFAXの利点と言えます。

ダイレクトメールの一括送信に活用する

FAXの使われ方として営業に使われているのがダイレクトメールです。これはポスティングでも行われている広告ですが、あらゆる場所にFAXを一括送信するタイプのダイレクトメールも存在します。一括送信はこれまでのFAXであっても元データをたくさん用意する必要はありませんが、管理は簡単になります。

また、パソコンで作ったデータをそのまま一括送信出来るので、いちいち紙としてデータをプリントしなくても加工ソフトのデータのままFAXの一括送信が可能なのです。 こういった広告は嫌がられるものでもありますが、しかしクラウドFAXの一括送信なら受け取った側が必要なものだけプリントアウトするので、少なくとも相手側の紙を消費する事は気にしないで良くなります。少しの違いですが悪いと思っている気持ちがあるのなら、これで軽減するのではないでしょうか。

相手もクラウドFAXを使っているのならカラーデータとしても送れますし、数ページに渡るFAXもアナログのものよりは気軽に送れます。元々こういったダイレクトメールは、受け取った人の数%でも反応してくれればいいものと言われているので、出来るだけ多く一括送信して少しでも反響を受けられれば御の字でしょう。全てパソコン作業で完結するので、送る側の作業もかなり簡略化したものになります。どういった時にでも使えるという手段ではありませんが、検討の価値はあると言えるでしょう。

昔から使われている技術でしたが、次第に面倒になってきたFAXがクラウドFAXによって復活しつつあります。特にどうしても撤去できない会社の事情もあるため、こういった使いやすいサービスの登場はありがたいものと言えるかもしれません。導入するメリットは多いので、ぜひ検討することをおすすめします。