クラウドFAXとは、クラウドサービスを用いてFAXの送受信を行うサービスを指します。パソコンやスマートフォンで利用できるため、業務の効率化につながります。本記事では、FAXをデジタル化することのメリットを解説していきますので、これからクラウドFAXを利用したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

ビジネス効率化の鍵！クラウドFAXで受注業務をデジタル化しよう

これまで、FAXは紙を用いて送受信を行うのが一般的で、毎日大量の用紙を使用するため、書類の整理だけでも膨大な業務が発生していました。また、FAXの送受信がある度に複合機まで移動しなければならず、時間と労力がかかっていました。

しかし、クラウドFAXの登場により、これらの問題が解消されたのです。クラウドFAXでは紙も複合機も使用しないため、業務の効率化につながります。デジタル化が急速に進行している今、FAXについてもデジタル化し、自社の業務を改善させましょう。

ペーパーレス化で環境にも貢献！クラウドFAXのメリット

クラウドFAXの導入によりペーパーレス化が進み、環境にも貢献できます。また、多くのメリットも受けられます。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかについて解説していきます。

コスト削減

クラウドFAXは紙を使用しないため、紙やインクにかかるコストをカットできます。企業によっては、FAX専任のスタッフを雇っていることもありますが、その必要がなくなり、人件費も削減させることができます。これは自社だけではなく、取引先のコストも削減できる点が大きなメリットであると言えるでしょう。

管理業務の簡易化

通常のFAXの場合、書類の確認や整理といった業務が発生します。取引先ごとに仕分けをしたり、過去に受注したものを探したりする際は、時間と手間がかかってしまいます。クラウドFAXにすることで管理業務が簡易化され、重要な業務に集中できるでしょう。

ミスの削減

通常のFAXの場合、書類を紛失してしまうというミスが発生することがあります。しかし、クラウドFAXでは紙を使用しないため、そのようなミスは起こりません。返送業務においても、二重入力を防げるという大きなメリットを得られます。

テレワークの実現

これまで、業務でFAXを使用する場合はオフィスにいなければなりませんでした。それに対し、クラウドFAXの場合は、パソコンやタブレットを使用して業務を進めることが可能です。365日24時間、いつでも好きな時にデータを確認できるため、場所を選ばずに勤務できるというメリットがあります。

BCP対策になる

BCPとはBusiness Continuity Planの略で、事業継続計画を指します。自然災害や感染症拡大などにより事業の継続が難しくなった場合に、被害を最小限に抑え、迅速な復旧を実現し、事業を継続する方法を定めておく必要があります。

クラウドFAXは、インターネット環境とパソコンがあれば、いつでもFAXの送受信ができるため、出社できない状況になったとしても業務が滞ることはありません。いつ起こるか分からない事業継続を脅かすリスクに備えるためにも、クラウドFAXの導入を検討する必要があるでしょう。

受注業務をクラウドFAXで一元管理！効率的な業務運営を実現する方法

クラウドFAXを導入することで、業務を効率的に進められるようになります。ここでは、その具体的な方法を解説していきます。

PC-FAXの導入

PC-FAX機能を持つFAXとパソコンを接続することによって、パソコン内のデータをFAXで送受信ができます。電話回線を利用しているため、FAX番号を変更する必要はありませんが、送信距離に応じた通信料が発生するという点に注意が必要です。

また、PC-FAX機能がないFAX機では利用ができないため、事前に確認しておく必要があります。

受発注システムの導入

FAXの代わりに、受発注専用のシステムを導入するという方法があります。デジタル化が進み、取引先とデータの共有ができます。また、納品書や請求書といった書類をシステム上で管理するため、人的ミスが起こりにくいというメリットもあります。

FAX-OCRの利用

FAXにOCR技術を用いる方法です。OCRとは光学文字認識技術のことで、手書きの伝票や発注書などがテキストとしてデータ化し、保存されます。そのため保管や管理が容易になり、業務が効率化されます。

インターネットFAXの導入

インターネット回線を利用し、Web上でFAXの送受信ができます。データはメールに添付されて届くため、パソコンやスマートフォンがあれば、どこにいても確認ができます。この方法を導入すれば、これまでFAXの送受信に使用していた機器は不要となります。

FAX番号を変更しなければならない可能性があることや、サービス利用料が発生する点に注意が必要です。FAX番号を変更する際は、取引先にその旨を通知しなければならないため、手間が多くなってしまいます。サービスによっては、番号を変える必要がないものもあるため、事前によく確認しておきましょう。

まとめ

本記事では、クラウドFAXを導入し、業務をデジタル化することで得られるメリットについて解説しました。業務が効率化や人的ミスの削減など、多くのメリットがある一方で、注意が必要になるケースもあります。注意点についてしっかりと確認したうえで、導入するかどうかを決めましょう。本記事が、クラウドFAXの利用を検討している方の役に立てれば幸いです。