FAXの必要性について疑問視されつつある昨今ですが、いまだFAXの存在が欠かせない業界も存在します。しかしFAXは費用がかさむので、個人事業主や自営業の方は少しでも費用を抑えたいとお考えではないでしょうか。この記事では経費削減、業務効率化に一役買ってくれる、インターネットFAXについて紹介します。

インターネットFAXの特徴

FAXは費用がかさむので、個人事業主や自営業の方は導入にためらいがあるでしょう。しかしいまだFAXが欠かせないという業界は少なくありません。顧客からFAXでのやり取りを求められた場合、断るのは難しいのではないでしょうか。顧客のニーズに応えるべく、FAXを導入したい方におすすめなのがインターネットFAXです。従来のFAXとの違いも含め以下で説明します。

回線が不要

インターネットFAXとは、FAX回線を使用せずインターネット経由でFAXの送受信ができるサービスです。従来のFAXは回線工事が必要なため、申込みをしてから実際に使えるようになるまで時間がかかりました。インターネットFAXはオンライン上で申込みをするだけで、サービスによっては即日で使えます。面倒な申し込みや契約が不要で、思い立ったらすぐにFAXを利用できるのが特徴です。

パソコンやスマホで送受信できる

インターネットFAXは従来のFAXのような専用機器は不要。パソコン、スマートフォン、タブレットなどの情報端末とインターネット環境があれば利用できるのが特徴です。情報端末で作成したデータをメールや専用システムから相手のFAXへ送信し、相手からのFAXもデータで受け取れるので、機器の近くにいなくても常時FAXの送受信ができます。

個人事業主や自営業の方がインターネットFAXを導入するメリット

インターネットFAXは個人事業主や自営業の方におすすめです。導入するメリットを紹介するので参考にしてください。

費用を抑えられる

従来の業務用FAXは機器のリース代が高額でしたが、インターネットFAXであればリース代はかかりません。機器の定期的なメンテナンス代や故障時の修理代もかからず、毎月数千円程度の利用料を支払うのみです。印刷を必要としないので用紙やトナーも不要。独立するにあたりオフィス環境を自ら準備しなくてはならない個人事業主や自営業の方にとって、設備にかかる初期費用やランニングコストを抑えられるのはうれしいポイントです。

場所を問わずFAXできる

従来は出先でFAXが届いているかわからず、機器を見るためオフィスに戻る必要がありました。インターネットFAXであればいつでもどこでもFAXの送受信ができます。個人事業主や自営業の方は一人もしくは少人数で事業を営んでいる場合が多いので、場所に縛られないのは非常に便利なポイントです。

また、最近はシェアオフィスで仕事をする方も増えてきました。レンタルしているスペースに専用のFAXを導入するのは難しいうえ、他者にFAX内容を見られてしまうリスクもあります。インターネットFAXであれば回線が不要で導入でき、情報漏えいのリスクも低いのでシェアオフィスでの利用に向いています。

セキュリティリスクが少ない

従来のFAXは紙に印刷されるので、紛失リスクやデータが第三者の目に触れるリスクがありました。インターネットFAXはデータで送受信するので、リスクを抑えられます。ほとんどのサービスでは管理画面が暗号化されているので、安心して利用できます。

近年は個人情報保護に対して高度な対応が求められており、情報管理について今一度見直さなくてはなりません。セキュリティ対策の一環としてもインターネットFAXの導入はおすすめです。

インターネットFAXの機能

パソコンやスマートフォンでいつでもFAXの送受信ができるという基本的な機能のほかには、どのような機能があるのでしょうか。一例を紹介します。

一斉送信機能

FAXを複数の宛先に一斉送信できる機能があります。同じ内容の書類を複数の宛先にFAXで送信できるので非常に便利です。各サービスによって一斉送信機能がない、または一斉送信できる件数や仕様が異なるので調べて検討しましょう。

手書き編集機能

受信したFAXを印刷せずに、データに直接書き込みができる機能です。編集したデータはそのままインターネットFAXで送信できるので、資料の修正のやり取りをFAXでしている方には必須の機能といえるでしょう。送受信のみで利用している方には必要性が少ないので、よく検討して導入しましょう。

FAX自動振分け機能

事前に登録した番号から、受信したFAXを自動的にフォルダへ振分ける機能です。取引先や顧客からのFAXを仕分けるのは負担が大きい作業でしたが、自動で振り分けられるので業務効率が上がり、時間も手間も節約できます。

まとめ

いまだFAXが欠かせない業界は多くあり、顧客との連絡手段としてFAXは導入したほうがよいでしょう。少しでも経費を抑えたい個人事業主や自営業の方におすすめなのが、インターネットFAX。費用の少なさに加え、いつでもFAXの送受信ができる、セキュリティリスクが少ないなどメリットがたくさんあります。サービスによって便利な機能もあるので、必要に応じて利用しましょう。今回の記事を参考にインターネットFAXサービスを選び、経費削減、業務効率の向上に役立ててください。