展示会などの短期間でのイベントにおいて、イベント用のオフィスを設置した際は、電話やFAXが必要になるでしょう。しかし、いざ電話やFAXなどの開設準備をすると、時間や費用がかかって大変という思いをしたことはありませんか？今回は、イベントの開催時に大活躍するインターネットFAXについて解説します。

イベントには電話・FAXが必要になる場面が多い

イベントでは、電話やFAXが必要になる場面が多いですが、手続きが大変です。ここでは、イベントに必要な電話やFAXの手続きが大変な理由や、インターネットFAXについて解説します。

イベントに必要な電話やFAXは手続きが大変

イベントを開催する際には、たとえ短期であろうとも電話回線やFAXが必要になる場面が多くあります。しかし、電話やFAXの手続きは手間がかかるうえに、すぐに解約しなければならないので、非常に面倒です。

たとえば、FAXなどの機器類は1日単位でレンタルできますが、臨時の電話回線を契約する場合は、事前に申し込んでおかなくてはなりません。しかも、すぐに契約できるわけではなく、現地調査が必要な場合もあるため、時間がかかります。設営から撤収までの時間が短かったのに対し、手続きに手間がかかってしまいがちです。

インターネットFAXが便利

そのような面倒なことが不要なのが、インターネットFAXです。インターネットFAXとは、ネット回線につながっているパソコンやスマホ、タブレットなどを利用して、FAXの送受信を行えるサービスのことです。従来のFAXと異なり、電話回線を契約する必要がありません。

そのため、イベントのために臨時で電話回線の契約や手続きに時間と手間をかけずに、業務に集中できます。また、インターネットFAXであれば、FAXに使う機器類も不要です。送信相手が従来のFAXを使用していても今まで通り送信できるので、不便に感じることもないでしょう。

このような理由から、短期開催のイベントではインターネットFAXがおすすめです。

一斉送信やカラー画像送信も容易

インターネットFAXはその名の通り、インターネットに接続しているため、同じ内容を異なる宛先に一斉送信できます。さらに、PDF形式で画像を送受信するため、従来のFAXでは不可能だったカラー画像の送受信が可能です。インターネットFAXは電子ファイルでやり取りするため、ペーパーレス化にも貢献しています。

電話・FAXは開設準備が面倒！

イベントを開催するためには、電話回線や機器類を契約して開設準備をする必要がありますが、時間や費用もかかり面倒に感じる作業です。そのため、インターネットFAXを導入し、少しでもコスト削減を目指しましょう。

インターネットでFAXを送受信できるため、電波が届きやすいイベント会場に適しています。

インターネットFAXはスポット利用できる？

インターネットFAXはイベントなどでのスポット利用はできるのでしょうか。ここでは、インターネットFAXがイベントでおすすめの理由を解説します。

短期間でのスポット利用

短期間でのスポット利用であれば、インターネットFAXを利用するとよいでしょう。先述した通り、電話回線を契約する必要がないため、開設準備の手間を省けます。イベント終了後も電話回線の解約手続きが不要なので、すぐにオフィスを撤去できます。

また、インターネットFAXは従来のFAXと異なり、必ずしも印刷しなくていいという特徴があります。そのため、イベントで担当者や出演者とメール感覚でFAXを送受信できる点は大きなメリットです。時間に追われがちなイベントでは、迅速にFAXの送受信ができるインターネットFAXは便利でしょう。

インターネットFAXを取り扱ううえで注意点

インターネットFAXは、イベントのコスト削減においても有効で、わずらわしい手続きも不要です。ただし注意点もあります。インターネットFAXはインターネットを通じてやり取りするため、会社によってはFAXの受信料金が発生することがあります。

そして、インターネット回線を用いることで、送受信の通信環境が安定しない場合もあります。

まとめ

イベントを開催する際は、たとえ短期間でも電話やFAXが必要になる場面が多いです。しかし、短期間のイベントは設営から撤去まで数日しかないにもかかわらず、電話やFAXの手続きは大変です。そこでイベントにはインターネットFAXが便利です。電話回線の契約が必要ないため、時間と手間がかからずコア業務に集中できます。また、インターネットでFAXを送受信できるため、屋外のイベントであっても適しているでしょう。そのほかにも、インターネットFAXは、印刷する必要がないためメール感覚で送受信でき、担当者や出演者と連絡が取りやすかったり、コストを削減できたりといったメリットもあります。ただし、送受信の環境に気をつけるほか、会社によっては受信料金が発生するため、慎重に検討しながら選びましょう。