最近はFAXの通信コストを削減する目的で、インターネット回線を使用するクラウドFAXを導入する企業が増えています。クラウドFAXを利用すればコスト削減や業務効率化などのメリットがありますが、データ転送の際に部外者に傍受されて情報漏えいを起こすリスクがあります。このため、クラウドFAXを選ぶ際はセキュリティ対策も考慮することが大切です。

クラウドFAXの仕組みとセキュリティリスクとは

クラウドFAXの基本的な仕組みですが、デジタル化した文書データをインターネット回線を通してオンライン上のサーバーに転送されます。受信者はサーバーに保管されたファイルを読み込むことで、文書を受け取ることができます。送信者から受信者に至る経路の途中では、転送される文書ファイルはインターネット上のサーバーを経由します。データが通過するルートは定まっておらず、その時々のトラフィックの状況により空いているサーバーが選択されます。

インターネット上で転送されるデータは第3者が傍受することが可能なので、送受信される途中で情報漏えいのリスクがあります。 デジタル化された文書を送信すると、データはインターネット上のファイルサーバーに保存されます。もしもファイルサーバーがハッキングの被害に遭うと、保存されている文書データが流出する恐れがあります。

クラウドFAXのサービスは安価で利便性が高いというメリットがありますが、誰でも利用可能で“無法地帯”であるインターネット回線を利用することのリスクが存在します。機密情報が含まれる文書データをクラウドFAXを利用して送受信する際は、セキュリティ対策が施されたサービスを選択する必要があります。セキュリティ対策にはいくつかの方法があるので、利便性やコストを考慮しつつ安全性の高いサービスを選ぶようにしましょう。

クラウドFAXで情報漏えいを防ぐための機能とは

企業向けに提供されているクラウドFAXのサービスでは、情報漏えいを防ぐためにいくつかのセキュリティ機能を備えています。送受信されるデータがインターネット上のサーバーを経由する際に傍受されるのを防ぐ目的で、暗号化技術が用いられます。インターネットのWebサイトの暗号化に用いられるSSL/TLSプロトコルを使用する方法が一般的です。もっと強固なセキュリティ機能を求める場合は、送信前に専用のソフトやアプリにより暗号化処理が施されて、着信先で復元する方法もあります。文書データがクラウド上で保管される際も、暗号化処理が施されていればサーバーが攻撃を受けたとしても情報漏えいが防げます。

FAXで送受信されるデータはPDF形式のファイルであるケースがほとんどですが、PDFにパスワードを設定して閲覧制限をすることも可能です。クラウドFAXのサービスの中には、受信者がサーバー上のデータの受信をする際にパスワード入力が求められるなどのセキュリティ機能もあります。 セキュリティ機能の種類や強度はベンダーごとに違いがあるので、機密性の程度や目的に応じて選ぶことが大切です。

ここで注意しなければならないのは、必要以上にセキュリティ機能が高いとユーザーに求められる操作が増えたり、余分のコストがかかるということです。契約するサービスを選択する際は、安全性と利便性・コストとのバランスを考えて選ぶ必要があります。

文書データの取り扱いにも注意が必要

インターネットでデータを送受信する際に暗号化などのセキュリティ対策を施されていたとしても、送受信をする側で文書の扱い方法に問題があると情報漏えいが起こる恐れがあります。例えば、誤送信・書類の置き忘れ・受信した文書データの紛失・コンピュータウイルスやマルウェア、などが挙げられます。

人的ミスやオンライン上の攻撃を防ぐためには、機密データを扱う際は使用者が危機意識を持つことが大切です。クラウドFAXを利用する際も利用者が情報漏えいを防ぐためのスキルを身に付けておくことが求められますが、どんなに注意を払っていたとしても人的ミスが発生することがあります。

最近は、人的ミスを防止する機能を備えたクラウドFAXのサービスが存在します。例えば誤送信を防止する目的で、送信の直前に送信先や転送される文書の内容の確認画面が表示される機能があります。機密データがクラウド上に長期間保管されないようにするために、一定の期間が経過したら自動的にサーバーから文書ファイルが削除される機能も存在します。社内の関係者が意図的に外部に機密データを送信するのを防ぐために、自動的に操作ログが保存されて後から確認ができる機能もあります。

機密データを守るためにはオペレーターが慎重に操作をすることが必須ですが、ミスや不正行為を防ぐための機能を備えたクラウドFAXのサービスを選択することで情報漏えいのリスクを低減させることが可能です。

クラウドFAXを使用する際は、セキュリティに関するトラブルを防ぐための対策が求められます。データ転送時やオペレーターの操作ミス・不正行為を防ぐ機能を備えたサービスがあるので、セキュリティ機能を備えたクラウドFAXを選択するようにしましょう。