今まで利用していた電話回線よりも、コスパや操作性が良いとして利用する会社も多いインターネットFAX。でも、FAX番号が変わったりしたら、デメリットも多いように感じますよね。本記事では、従来のFAXからインターネット回線にした時のデメリットや対処法を紹介していきます。知っておくだけで損はないので、参考にしてみてください。

インターネットFAXに移行するとFAX番号が変わる？

結論から言うと、インターネットFAXに移行すると、既存のFAX番号は引き継ぐことが出来ないため、FAX番号は変わります。ですが、従来の電話回線を利用したFAXと比較すると、コスト削減やファイル管理、効率が良くなるなど、様々なメリットがあるのもあります。新しいFAX番号にしただけで、顧客や取引先に連絡すると、相手が把握していなければ、電話回線の方にFAXをしてしまう場合もあります。

このように、便利なインターネットFAXですが、まだ使っている企業は少ないです。ココからは、インターネットFAXを使う上でのデメリットや、番号を変えずにFAXを利用する方法を紹介していきます。事前に対処法を知っているだけで、便利にインターネットFAXを利用できるので、参考にしてみてくださいね。

FAX番号が変わることのデメリット

・FAXを見逃す
・FAX番号が限られる
・頻繁に使わない場合、コスト削減にならない

上記３つが、FAX番号が変わることで起きるデメリットです。１つ１つ消化していきます。参考にしてみてくださいね。

FAXを見逃す

今まで使っていた紙のFAXだと、紙がコピー機から出るので、すぐに気づくことが出来ました。ですが、インターネットFAXは、PDFファイルとしてメールに送られてきます。FAXの番号が変わるだけで、FAXの受け取り方も変わります。緊急や変更の連絡の場合、このFAXを見逃すことで、相手との関係に問題が発生します。コピー機から鳴る音で気づいていたものが、メールだとすぐに対応できないケースがあるため、通知音を出すなどして、対策することが必要になってきます。

FAX番号が限られる

インターネットFAX最大のデメリットなのが、FAX番号が限られることです。サービスによって、今使っている番号が引き継げないケースもあります。場合によっては、市外局番が指定できないものもあります。企業で使用する場合、インターネットFAXに移行したことを、顧客や取引先に連絡しなければなりません。１つでも伝え忘れると、電話回線の方に送ってしまい、FAXが届いていないという問題が発生します。このような問題を避けるためにも、FAX番号の変更は抵抗がありますよね。

頻繁に使わない場合、コスト削減にならない

紙のFAXからインターネットFAXにするだけでコストが削減できるのは、FAXの頻度が多い場合に限ります。FAXを頻繁に使わないのに、便利という理由だけで、インターネットFAXを使用すると、大きなコスト削減にならない場合もあります。インク代や、用紙代などコストが削減でき、FAXの紛失も減りますが、結局はインターネットFAXというだけあって月額料金は発生します。自分のところが月にどのくらいFAXを利用しているのか、紙と比べてほんとにコスト削減に繋がるのかなどを逆算した上で、インターネットFAXを利用するのが無難です。

元の番号を変えずにインターネットFAXに移行する方法

・ナンバーポータビリティーを使う
・転送電話サービスを使う

元の番号を変えずにインターネットFAXに移行する方法は、上記の2つです。不具合を発生させないためにも、参考にしてみてくださいね。

ナンバーポータビリティーを使う

ナンバーポータビリティーとは、今のFAX番号を他の事業者にも移転して使用することです。わかりやすい例えとしては、スマホを変える時に電話番号をそのまま移行させることです。このナンバーポータビリティーを使うことで、FAX番号を引き継ぐことが可能になります。ですが、ナンバーポータビリティーに対応していないサービスもあるため、事前に確認することが必要になります。

転送電話サービスを使う

転送電話サービスとは、相手がFAXを送信すると、自分のFAX機がそれを受信し、インターネットFAXに転送し、メールでFAXを受信できる仕組みです。番号を変えずに、勝手に転送してくれるので、かなり便利ですよね。電話回線の会社に、転送の設定を頼めば、利用可能になります。取引先や、顧客にFAX番号が変わったことを伝えなくていいので、手間も省けます。少しコストがかかりますが、頻繁にFAXを利用するのであれば、コスト削減にもつながります。

まとめ

本記事では、インターネットFAXについて、下記３つの事を紹介していきました

・インターネットFAXに移行するとFAX番号が変わるのか
・FAX番号が変わることのデメリット
・元の番号を変えずにインターネットFAXに移行する方法。

インターネットFAXはまだ、従来のFAXに比べると利用は少ないです。ですが、事前に対処法を知っていれば、不具合なく使うことが出来ます。コスト削減やファイル管理、効率化にもつながるので、本記事を参考に、インターネットFAXを利用してみてくださいね。