ここでは、クラウドFAXとFAXソフトのメリットを紹介します。最近のFAXは、クラウドでのユーザー管理機能やドキュメント管理機能のサポートなど、非常に多機能なものが登場しています。しかし、それよりも便利なのがクラウドFAXです。ここでは、クラウドFAXの特徴やおすすめのクラウドFAXサービスを紹介します。

クラウドFAXとFAXソフトの特徴

ここでは、クラウドFAXとFAXソフトの特徴を紹介します。ファックス機を使用したことがある場合はご存知でしょうが、ファックス機でファックスを送信する場合は、資料をスキャンしてファックス機にロードします。相手がそれを受け取ると、機械によって印刷されたものも受け取ります。

次に、一般的な多機能デバイスとどのように異なるのか疑問に思う人もいると思います。多機能デバイスは、用紙をコピーしたり、複数の機能を備えたコピー機です。多機能デバイスの4つの主な機能は、コピー・印刷・スキャン・およびファックスです。最近、クラウドでのユーザー管理機能やドキュメント管理機能のサポートなど、非常に多機能なものが登場しています。さまざまな機能が1つのユニットに統合されているため、オフィスに多機能デバイスを設置している企業が多数あります。

しかし、多機能機器が新品の場合、1台で百万円と非常に高額です。そのため、ほとんどの企業は中古品を購入したり、リース契約に基づいて長期間レンタルしたりしています。また、ファクス機と複写機を別々に用意する必要がないですが、多機能機器自体が大きくて重いため、ある程度のスペースが必要です。

ファックスでも同じことが言えますが、トナーや紙を使用しているため、ランニングコストがかかるというデメリットがあります。一方のインターネットFAXは、インターネットを利用できる環境と端末があれば、どこでも利用できます。ファックス専用のファックス機や、多機能機器では持ち運ぶことはできません。FAXソフトを使えば、端末ですぐに確認できるので、外出先でもファクスを交換できます。

クラウドFAXとソフトFAXのメリットを紹介

クラウドFAXとソフトFAXは、どこでも送受信することができます。インターネット環境があれば、自宅でも外出先でも、海外でもファクスを送受信できます。データを作成したら、FAXとして送信できるため、何かを送信するためにデータを印刷またはスキャンする必要はありません。送信されたファクスはスマートフォンやパソコンで確認でき、返信が必要な場合はスマートフォンやパソコンからメールで送信できます。

特に「在宅勤務で自宅からFAXを送信したいが、自宅にFAX機がない」という方におすすめです。または、「すでに廃業しており、すぐにファクスを確認できない」などの場合、場所を選びません。これは、1回のFAXでオフィスに戻ったり、コンビニエンスストアに立ち寄ったりする必要がなく便利です。

クラウドFAXとFAXソフトは、受信したファクスの管理が簡単にできます。クラウドFAXの場合、受信したファクスデータをメールで受信できます。そのため、パソコンでデータをまとめて管理でき、過去のファクスを簡単に見つけることが可能です。ファクス機とデスクの間を行き来して受信状況や履歴を確認する必要がなく、大切なファクスを誤って紛失したり廃棄したりするなどのミスを防ぐことができます。

社内にファックス機を設置しなくてもFAXを受信できるため、ファックス機に必要なコストとスペースが不要になります。インターネットファクスは、そもそも紙に印刷しないので、インクや紙を用意する必要がなく、それに応じてコストは安くなります。他には、ファックス機や多機能機器に必要な電力を使用しないため、光熱費はかかりません。

クラウドFAXとソフトFAXのデメリットを紹介

IP電話のようにインターネット回線を利用しているため、従来の電話回線のようにネットが遮断されてしまうと通信できなくなります。クラウドFAXは、そもそも印刷しない（紙に印刷しない）ので、インクや紙を用意する必要はありませんが、手元に紙を保存しておくことができません。どうしても手元に残しておきたい大切な内容のFAXであれば、デメリットになります。

紙を使わないことはメリットでもありますが、現在でも通常のFAXが使われているようにネットにもデメリットはあります。クラウドFAXとソフトFAXのデメリットは、インターネット環境でのみ利用できるということです。クラウドFAXは、インターネット回線を介してファクスを送受信するメカニズムであるため、もちろんインターネット環境が整っていないと使用できません。電話回線はどの家庭にもオフィスにも、ほぼ完備されていることを考えると、まずはネット環境を整備する事が必須になってきます。

また、紙のようにすぐに内容を確認できないというデメリットもあります。これはデジタル教科書などの議論と同様に、考えるべき問題です。最近、日本には無料Wi-Fiを利用できるカフェや施設がたくさんあるので、外出先での使いやすさを気にする必要はありません。ただし電波が届きにくい状況や、インターネット環境が整っていない海外では使いにくい場合があります。

この記事では、クラウドFAXとFAXソフトのメリットを比較していきました。もはや現在はメールやクラウドソフトで文書を送受信するのは当たり前になりましたが、このクラウドFAXはありそうで無かった良い内容のサービスです。ぜひ、ホームページなどで詳細を確認してみて下さい。