インターネットFAXは、FAXの送受信をインターネット経由でおこなうサービスです。携帯やPCの普及によりFAXは減少していますが、ビジネスでは便利なインターネットFAXが注目を集めています。本記事では、ビジネスにおいてインターネットFAXがどれほど有益かを検証し、最適なFAXサービスの選定方法を解説します。

インターネットFAXをビジネスで活用するメリット

インターネットFAXは、インターネット経由でFAXの送受信が可能なサービスであり、ビジネスにおいてさまざまなメリットをもたらします。

まず、どこでも利用可能な柔軟性が挙げられるでしょう。スマートフォン、タブレット、PCからアクセスでき、クラウド上にデータを保存するため、クラウド型FAXやWEB FAXと呼ばれています。PDFやTIFF形式でのファイル送信が可能であり、従来のFAXとの互換性もあります。インターネットFAXは通信環境さえあれば利用可能で、FAX機や回線の契約が不要です。

工事不要で即座に利用でき、出張が多い企業や在宅ワークを導入している企業にとってとくに有益です。いつでも必要な書類を確認し、任意の相手に迅速に送信できる機能は業務効率向上に寄与します。

さらに、デジタルデータのやり取りにより印刷用紙、インク、機械のメンテナンスコストを削減可能です。必要に応じてデータを印刷でき、場所に制約されないため、従来のFAXよりも利便性が向上しています。これらの特長から、インターネットFAXは近年、ビジネス環境において不可欠なツールとして注目を集めています。

ビジネス向けインターネットFAXの選び方

インターネットFAXを導入したいけど、選び方がわからないとお悩みの方へ向けて、おすすめの選び方を紹介します。自分がどの項目を重視するかを明確にし、適したインターネットFAXを選びましょう。

利用料金の確認

インターネットFAXの選定において、最初に確認すべき要素は利用料金です。月額料金が送受信枚数によって変動するため、自社のFAX利用頻度を考慮して最適なプランをみつけましょう。枚数が少ないほど安いプランを提供する企業や、枚数が多くなるほどお得なプランを提供する企業があります。月ごとのFAX利用量を把握し、その枚数に適したプランを選択しましょう。

また、送信機能が不要で受信のみのプランを提供しているサービスもあるため、ニーズに応じた柔軟な利用が可能です。

機能の豊富さを重視

ビジネス環境での利用を考える際には、機能が豊富なサービスを選ぶことが重要です。社内でのFAXを一元管理できる機能や処理済み・未処理のステータス表示、フォルダ分け機能などがあると、業務の効率が向上します。ビジネスプロセスを円滑に進めるために、必要な機能を事前に確認しましょう。

FAX番号の選定と信頼感の確保

インターネットFAXは回線契約や工事は不要ですが、専用のFAX番号を取得する必要があります。FAX番号は企業の信頼感を構築するうえで重要です。市外局番は地域ごとに異なり、相手に所在地を知らせる材料となります。

市外局番が多岐にわたるサービスを選ぶことで、相手に確かな信頼感を与えることができます。全国共通の050から始まる番号では、相手先の所在地が不透明となりがちです。地域に密着したサービスを選び、相手に対して信頼感をもたらすことが重要です。

インターネットFAX導入時の注意点

インターネットFAX導入の注意点として、スムーズな移行と効率的な運用を考えることが大切です。以下でくわしく解説します。

FAX番号変更の検討

FAX番号の変更が容易であれば問題ありませんが、変更が複雑で手間がかかる場合は、変更不要のサービスを検討しましょう。提供業者がFAX回線を用意する場合は新しい番号に変更が必要であり、これにともない取引先への連絡も発生します。連絡業務が複雑になる可能性があるため、連絡先が少ない場合や効率的な周知が可能な場合を除き、番号変更はネックとなります。

全社一斉のFAX受信の影響を考慮

サービス形式によっては、FAX受信を全社一斉に切り替える必要があり、部署や拠点ごとにFAX受信の必要性を問わず、導入が求められます。費用と手間を最小限にするため、利用頻度の低い部署を巻き込まず、特定の拠点や部署からスモールスタートできるサービスが有益です。

クラウド型サービスの選定

FAXサーバーの管理は手間がかかります。クラウド型サービスを選ぶことで、メンテナンスが軽減され、運用効率が向上します。ただし、FAXのトラブルは避けられませんので、問題発生時に頼れるサポートが欠かせません。サポートの対応時間や対応メニューが充実しているサービスを選び、スムーズな運用を確保しましょう。

まとめ

ビジネス向けインターネットFAXを選ぶ際は、利用料金や機能の豊富さを重視し、FAX番号変更の手間やサービス形式の影響を検討することが重要です。メリットとしては、柔軟な利用環境や効率的な業務遂行が挙げられます。導入時にはクラウド型サービスを選び、サポートの充実の確認で、円滑な運用が期待できます。これらの要点を考慮することで、ビジネスにおいて最適なインターネットFAX環境を構築できます。