スマートフォンやタブレット端末などでFAXの送受信ができるクラウドFAXは、ペーパーレス化やテレワークの推進に効果的であり、多くの企業が導入を検討していると考えられます。 クラウドFAXでは具体的にどのような事ができるのか、どのようなメリットとデメリットがあるのかを解説していき、クラウドFAXの基本機能を確認していきます。

クラウドFAXは様々な形式で送信できる

多くの人が気になるのが、どのようなファイル形式でデータを受信できるのかということでしょうが、結論から言いますと、有力なクラウドFAXサービスであれば様々な形式で受信できる機能が備わっています。 一昔前であれば、PDF形式でしか受信ができませんでしたし、現在でも基本的にはファイル形式はPDFですが、設定次第ではテキスト形式やJPEG形式、WordやExcelなどのあらゆるファイル形式に対応しています。

PDF形式のみの場合ですと、ファイルを受信したあとで場合によってはデータを手動でExcelなどに転記をする必要がありましたが、最初からExcel形式で受信することで余分な業務を削減することが可能です。使用する番号は0120から始まる番号や0800から始まる番号のほか、市外局番の番号も使用可能ですし、現在一般形のFAXを既に導入している場合にはナンバーポータビリティ制度を利用し、FAX番号を変更せずにクラウドFAXへ移行することも可能です。

さらには料金の可視化機能が備わっている点も大きなメリットです。クラウドFAXでは契約元が一つであっても、アカウントコード機能を利用することで各部署ごとに1ヶ月あたりどの程度FAXの送受信を行ったのかを料金で識別できます。部署ごとの経費が細かく確認できるので無駄な経費の削減などにも効果を発揮します。

電話番号やメールアドレスで送受信が可能

電話機を利用するFAXの場合、専用のFAX番号のみでのやり取りとなりますが、クラウドFAXの場合ネットワーク側で設定した専用の番号に加えてメールアドレスでの受信にも対応しているため、柔軟に取引先などとやり取りを行えます。また海外の取引先や支店などとやり取りを行う場合、従来のFAXですと非常に手間がかかりましたが、グローバルネットワーク機能を有しているサービスであれば、海外とも手軽にデータの送受信が可能です。

加えて専用のFAX機などを用意しなくても、インターネットに繋がっているスマートフォンやタブレット端末があればいつでもどこででもデータの送受信ができる点も絶対的な強みと捉えられます。

従来のサービスと比較して導入にあたっての初期コストを大きく削減できますし、契約するサービスによっては社員一人ひとりに対して個別のIDを付与することが可能です。個別のIDを付与できれば社員が個別に対応している取引先などとよりスムーズなコミュニケーションが可能となりますし、テレワークの推進にも絶大な効果を発揮するものと考えられます。

なおクラウドFAXでデータの送受信を行う際には端末がインターネットに接続されている必要があります。スマートフォンやSIMカードが挿入されたタブレット端末であれば問題ないですが、Wi-Fiモデルのタブレット端末などで利用する場合には注意が必要です。

受信の際の形式も自由に選ぶことができる

一般的なFAXの場合、取引先などからデータが送られてくるとデータを自動的にすべてプリントアウトしてしまいます。紙代やインク代などのコストがかかるうえに、書類がかさばりますし不要なデータまでプリントアウトしてしまうため、何が重要なデータなのか分かりにくい弱点が挙げられます。

その点クラウドFAXですと、受信したデータをプリントアウトする際にページの選択が可能となっているため、重要なデータのみを出力できます。サービスによっては印刷する枚数が多い場合にページの番号も追加で加えることができるページヘッダー機能が利用できますし、縦型や横型あるいは縦横混在型の印刷も可能であるため、受信エラーになってしまうリスクが低い点も大きなメリットです。

またこちらからデータを送信する場合、従来型のFAXの場合ですと送信エラーが生じた場合には基本的には手動で再送信をしなければなりません。一方でクラウドFAXの場合、送信エラーが生じた場合に自動的にデータを再送信する、ネットワークリトライ機能という機能が備わっています。

サービスによって再送信の頻度などは異なっていますが、5分間に2回あるいは3回程度の頻度で再送信を行うため、重要なデータが送信エラーとなってしまった場合でも取引先との重大なミスコミュニケーションが生じてしまうリスクを極限まで抑えることができます。エラーで送れないという不安を少なからず取り除けるでしょう。

クラウドFAXを導入すれば紙代などを節約できるだけでなく、いつでもどこででもFAXの送受信が可能となるため、飛躍的な業務の効率化が期待できます。 テレワークの加速にもつながるため、今後の情勢を見極めつつ早急な導入を推奨します。導入することによって、大きなメリットを享受できるようになるでしょう。