インターネットFAXは、電話回線を使わずにインターネット回線でFAXの送受信ができる便利なサービスです。複合機やFAX機が不要であり、用紙やトナーを使用しなくてすみます。インターネットFAXサービスを導入しようと考えている方に、サービスの仕組み、導入するメリット・デメリット、導入する際に注意するべきポイントを解説していきます。

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXは、インターネット回線につながっていればパソコン、スマートフォン、タブレットなどでFAXの送受信ができるサービスです。これまでのような複合機やFAX機は不要となり、電話回線を使う必要もありません。インターネットが利用できる環境であれば、どこからでもFAXの送受信ができます。

送信したデータは、インターネットFAXサービス会社のネットワーク網を経由しデジタルデータに変換され、相手側のFAX機に送られる仕組みです。相手側ではこれまでのFAXと同じように受け取れるので、用紙にプリントアウトして出すこともできます。

インターネットFAXでの受信は、送信された内容がFAX用の信号に変換されインターネットFAXサービスのサーバーに届く仕組みです。サーバー内でPDFやTIFFなどのデジタルデータに変換され、パソコンやスマートフォンなどから内容が確認できるようになります。

インターネットFAXを導入するメリット・デメリット

インターネットFAXを導入するメリットを4つご紹介します。

1つ目のメリットは、インターネットが接続できる環境なら、パソコンやスマートフォンなどのデジタル端末からFAXの送受信が可能なことです。インターネットの接続環境は、ますますよくなってきているので、外出先やテレワーク中の自宅でもFAXの送受信ができることは大きなメリットといえます。

2つ目のメリットは、コストが削減できることです。複合機やFAX機は高価であり、また設置場所も必要ですが、インターネットFAXは専用機を準備しなくてもよく、設置場所もいりません。わざわざ用紙にプリントアウトしてFAX機で送る必要がないので、トナーや用紙も不要となりコスト削減ができます。

3つ目のメリットは、セキュリティ面での安全性です。SSL暗号化や管理画面ログインのIP制限、ID・パスワードのログイン認証方式を管理することによって、セキュリティをより高められます。サービス会社によって、セキュリティ対策が異なるので、事前に確認しておきましょう。

4つ目のメリットは、送受信したデータが管理しやすくなることです。インターネットFAXではデジタルデータで管理できるため受信日時で検索もできます。用紙にプリントアウトして保管するときのように、場所をとらない点からも管理がしやすいといえるでしょう。

次にインターネットFAXの導入で考えられる、デメリットのうち3つをご紹介します。

1つ目のデメリットは、インターネット環境がないと利用できないことです。外出先でFAXの送受信をしたい場合に、インターネットに接続できない場所では使えないというデメリットがあります。

2つ目のデメリットは、通信コストが電話回線利用のFAXよりも高くなる場合があることです。インターネットFAXサービス会社の料金体系によっては、一定の受信可能枚数を超えてしまうと料金が追加で発生します。また市内へFAX送信する場合は、従来のFAXで電話回線を使用した方がより料金が安くなることもあります。

3つ目のデメリットは、インターネットFAXでは手書きのメモ・手書きの書類はスキャンをしなくてはならないことです。デジタルデータになっていないものをFAXでやり取りすることが多い場合は、スキャンをする手間が発生します。

インターネットFAXを導入する際に注意するべきポイント

インターネットFAXを導入する際には、注意するべきポイントがあるのでご紹介します。

これまでのFAX番号を変更しなくてもいいかは、大切なポイントです。名刺や企業パンフレットなどにはFAX番号も記載されています。FAX番号を変える必要があるインターネットFAXサービスだと、新しいFAX番号で名刺や企業パンフレットを印刷し直さなければなりません。また取引先、仕入先などに連絡しなければならなくなります。インターネットFAXサービスのなかには、これまでのFAX番号をそのまま使えるサービスもあるので、確認してみるとよいでしょう。

また受信するデータの形式もインターネットFAXを導入する際に注意するべきポイントです。ほとんどのインターネットFAXサービス会社では、PDFで受信する設定ができます。しかし、なかにはサービス会社独自の形式や拡張子の場合もあるので、導入前に確認してみることが大切です。またセキュリティ面の対策がきちんとしているか、管理画面ログインのIP制限、ID・パスワードのログイン認証方式なども、インターネットFAXを導入する際に注意してください。

以上がインターネットFAXを導入する際に注意するべきポイントです。

インターネットFAXの利用にはデメリットと注意すべき点もありますが、外出先やテレワーク中の自宅でもFAXの送受信ができます。またFAX専用機を準備しなくてもよく、わざわざ用紙にプリントアウトして送る必要がないので、トナーや用紙も不要となりコスト削減が期待できます。インターネットFAXを導入しようとするときには、注意するべきポイントを押さえ、インターネットFAXサービス会社を比較して導入を検討するとよいでしょう。