FAXによる受注という形式を採用している企業・現場は非常に多いですが、企業が成長するごとに注文数が増えて従来の手法では限界が生じて来るのも事実です。ここではFAXによる業務効率化に関して悩んでいる受注業務担当の方のために、受注業務効率化に効果的なクラウドFAXの導入のメリットや方法、注意点などを解説します。

クラウドFAXを導入した際のメリット

クラウドFAXで可能な業務効率化の話の前に、導入することで発生するメリットを見ていきます。事業が成長していくと、受注の書類やそれにまつわるやり取りのFAXは雪だるま式に増えていきます。1日に40〜50枚、下手をすれば100枚を超えるケースでは徐々に書類の処理に追われてその日が終わるということも珍しくないでしょう。

まずクラウドFAXを導入した場合、その無数とも言えるFAX用紙を取りに行く手間が省けます。複合機などスペースを費やす機器は、多くの事務所では室内の端に置かれていることが大半です。機器から遠い人ほど時間のロスが発生したり、蓄積した際に関係ないFAXが紛れていないか確認もしなければなりません。こういった手間を、全て取り払えるのは大きなメリットです。

外出している営業担当者から、取引先からの注文書が届いているかなどの確認もスムーズになります。発注書や契約内容の確認も、社外から可能となるため大幅な業務効率化が望めるという訳です。

受信した書類を、種類ごとに仕分けるのも物理的なFAX用紙であれば手間がかかります。取引先ごとに仕分ける作業も発生するなど、管理業務も猥雑になっていくことでしょう。しかしクラウドFAXを利用することにより、こういった作業から解放されます。作業場所の確保や保管場所の管理など、さまざまな諸作業が減るのも大きな利点です。

クラウドFAXで業務効率化する具体的な方法

ここからは実際にクラウドFAXを導入して、どのように作業を自動化して業務効率化を図っていくかを見ていきます。大きく分けて2つの段階があり、企業の規模や希望する条件・用途に合わせて採用するのが一般的です。 まずはFAXをインターネット上でも受信可能な状態にして、好きなタイミングや場所から確認できるよう環境を整える方法です。書類を受けた後の受注処理に関しては、これまでと同じように業務システムに手作業で入力していきます。

もう1つの段階はFAXをインターネットで受信したのち、テキスト内容をOCR機能にてテキスト化させて、自動的に業務システムへと流し込む方法です。業務の種類が一元ではなく、多面的な作業が発生する場合において特に有効です。 インターネット上で受信できるようにするには、クラウド型のFAX受信サービスを導入するのが一般的な形式となっています。こちらの場合はFAXの回線に専用のアダプターを差し込むタイプが多く、FAX番号を変更することなくクラウド化できるのが大きな利点です。通信回線を介してクラウド上に蓄積されたFAXデータは、ブラウザを通して確認できます。

テキスト入力は手作業となりますが、件数がさほど多くなかったり注文内容が毎回少しずつ異なるなどの業種では特に有用です。 もう一方のテキスト読み取り機能であるOCRを活用したシステムは、さらなる自動化が望めます。受信したデータを自動的にテキスト化して、業務システムに転記するのが主な仕組みです。パソコンやタブレット端末など、デジタルデータでのやり取りが多く複合業務が少ない現場で特に活躍します。

クラウドにて受注業務の自動化を行う上での注意点

クラウドFAXの導入によって効率化を図る際には、いくつかの注意点があります。まずポイントとして挙げられるのが、改善を施すのがFAX受注機能だけで良いのかという点です。

受注にまつわるやり取りのうち、FAXだけに留まらず電話・メールや別のシステムなどさまざまな手段が使われている場合はFAXだけを効率化しても効果は薄くなります。こういった場合はFAXやメールなど一番多い受注方法に合わせて対応するというより、やり取りの手段自体を絞り込むことで効率化を図るというのも有用な手法です。中には取引先の企業によっては、1つの手段しか使えない場合など実現化が難しい場合もあります。しかし代替案を提案したり、効率化を目指すべく工夫することで解決する場合もあるため挑戦してみることが大切です。

取り扱う商材が多様化していて、複数の種類の受注書類が存在している場合もクラウドFAXだけでは思うように効果が出ない場合もあります。解消するポイントとしては、自動化する際にテンプレートをいつくかの種類をなるべく1つで対応できるように作り替えることです。取引先に新しく配布および習慣化させたり、過去の書類との照合や統一化を図るなど導入時は大変ではあるものの、下地が整えば業務の効率化は劇的に飛躍します。似たようなテンプレートや書類を統一したり、複合的に処理できる書類に作り替えるなど工夫することでクラウドFAXの効果は倍増することでしょう。

働き方の改革が進み、これまでの業務形態からの脱却が求められる時代でありFAXによる受注業務の効率化は不可欠となります。インターネット上での受信および閲覧はもちろん、OCRによるテキスト化など用途・目的に合ったシステムを組み込んで業務効率の最大化を図ることが大切です。