クラウドFAXサービスは、FAX業務の効率化やコスト削減を図れるというメリットがあります。そのため、現在導入を検討している企業さまは多いかと思いますが、現在では様々なクラウドFAXサービスが登場しているため、サービスの選定に迷ってしまうケースも少なくないでしょう。そこで、今回はクラウドFAXサービスの比較ポイントをご紹介していきます。

初期費用やランニングコストを比較しよう

クラウドFAXサービスの比較ポイントとしてまず挙げられるのは、価格です。価格は、多くの企業が重視するポイントかと思いますが、クラウドFAXサービスを比較する際は、初期費用・月額利用料・送信料金・受信料金の4つの項目に着目しましょう。

初期費用については1,000円程度となっているのが一般的ですが、初期費用が無料のサービスも存在します。月額利用料に関しても1,000円前後が相場となっていますが、年間で契約して一括払いをすることで月額利用料が安くなることもあります。

また、送信料金と受信料金については、送信が有料で受信が無料となっているサービスが多いです。送金料金は、1枚当たり10円程度となっているのが一般的ですが、毎月一定枚数までは送金料金が無料というサービスも少なくありません。そのため、毎月送信するFAXの枚数を把握した上で、各サービスで毎月かかる送信料金を比較することが大切です。

一方の受信料金は無料となっているサービスが多いものの、月額料金が安いサービスの場合は受信料金が発生することもあるため注意が必要です。ただし、受信料金が発生する場合でも、送信料金と同じように毎月一定枚数までは無料となっているケースもあるため、受信するFAX枚数が少ない場合は受信料金を支払うことなく利用できる可能性もあります。

なお、クラウドFAXサービスの中には、無料のトライアル期間を設けているケースもあります。したがって、気になったサービスに無料トライアル期間が設けられている場合は、積極的に活用して使用感や費用対効果を確かめるのも良いでしょう。

利用できるFAX番号を確認しよう

クラウドFAXサービスを導入した場合、送受信用のFAX番号が新たに割り当てられます。クラウドFAXサービスで利用できるのは、主に「03」や「06」などから始まる市外局番や、「050」のIP電話番号、「020」から始まる発信者課金サービス番号、「0120」や「0800」のフリーダイヤルの4つのパターンがありますが、利用できるFAX番号はサービスによって異なります。例えば、全国の市外局番が利用できるサービスもあれば、「03」から始まる東京の番号しか利用できないサービスもあるため、各サービスの比較を行う際は必ず利用可能なFAX番号を確認しておきましょう。

なお、取引先などFAXの送受信をする相手が少ない場合、FAX番号が変わったことを知らせるのはそれほど難しくはないかもしれませんが、送受信の相手が多い企業の場合は新しいFAX番号を周知させるのに多くの手間がかかります。この点を懸念してクラウドFAXサービスの導入を躊躇している企業も多いかと思いますが、クラウドFAXサービスの中には、専用のアダプタに既存のFAX回線とLAN回線を接続することでFAX番号を変更せずに導入できるものもあります。

そのため、FAXの送受信の相手が多く、連絡業務に多くの手間がかかることが懸念される企業においては、既存のFAX番号をそのまま利用できるサービスを選ぶと良いでしょう。

機能や対応デバイスも確認しよう

機能や対応デバイスも、クラウドFAXサービスの比較ポイントです。 クラウドFAXサービスは、インターネット環境さえあれば場所を問わずにFAXの送受信が可能なサービスですが、全てのサービスに送信と受信の両方の機能が備わっているわけではありません。中には、送信もしくは受信のどちらか一方しか利用できないサービスもあるため注意が必要です。

加えて、クラウドFAXサービスの多くはFAXの送受信機能以外にも様々な機能が備わっています。特に、送受信データの管理機能はサービスの使い勝手や業務の効率化を大きく左右するので重要な比較ポイントとなりますし、通知機能や予約配信機能などの有無もチェックしておくことが大切です。さらに、海外とFAXの送受信を行う企業さまの場合は、海外対応しているサービスかどうかもチェックしておきましょう。

また、クラウドFAXサービスの中には、スマホやタブレットといったデバイスに対応していないサービスも存在します。クラウドFAXサービスは、外出先でもFAXの送受信ができますが、スマホやタブレットに対応していないサービスの場合、外出先での利便性が著しく低下してしまいます。そのため、外出先でFAXの送受信をすることがクラウドFAXサービスの導入目的のひとつである場合は注意が必要で、必ずパソコンだけでなくスマホやタブレットにも対応したサービスを選ぶようにしましょう。

クラウドFAXサービスを導入すると、FAX業務の効率化やコスト削減といったメリットが得られますが、自社に合ったサービスでなければこれらのメリットを得られない可能性があります。そのため、今回ご紹介したポイントを押さえた上で各サービスを比較して、自社に最適なサービスを選んでください。