クラウドFAXではこれまでのFAXと異なり、FAXの一斉送信が可能です。メールのCCをイメージするとわかりやすいのではないでしょうか。一斉送信を利用すれば通信料金の節約にもなります。手作業で行うのではなく、業務効率化のためにも、FAXを利用するのであればクラウドFAXがおすすめです。

手作業でFAXを一斉送信するデメリット

実際、数十件程度であれば、あまりデメリットはありません。しかし、手作業で大量のFAXの一斉送信をする場合、デメリットが多いです。どのようなデメリットがあるのか、確認していきます。

送信時間と人件費がかかる

電話回線でFAXを送信すると、A4用紙一枚あたり1分程度の時間を必要とします。たとえば、100件送信する場合は、100分程度です。これでは時間がもったいないですよね。また、忙しいタイミングの大量の手作業によるFAX送信は他の業務が滞ってしまう場合があります。FAXの送信のような効率化できる作業によって、時間が奪われてしまうので、おすすめできません。また、削減できる人件費もかかります。

番号入力のミスのリスク

手作業でFAXの送信をする場合、FAX機の送信先の電話番号の入力が必要です。仮に入力ミスがあればエラーにとなり、送信ができません。ミスした場合は、送信をやり直さなければならないため、時間と手間がかかります。

FAXを占有するリスク

FAX送信をしている間、別のFAXを送受信できません。受信したFAXはメモリーに保存できますが、印刷はすべて送信が終わってからすることになるので、また時間がかかってしまいます。送信先が多ければ多いほど、FAX機を使えなくなってしまうのです。

FAXの一斉送信を効率的に行う方法

大量のFAX送信をする場合、よく使用されるのがパソコンからのFAX送信や専門業者へのアウトソーシングです。また、パソコンでFAXを送信する場合、電話回線とインターネットを使用する二種類の方法があります。一つずつ解説していきます。

電話回線を使ったパソコンからのFAX送信

パソコンや社内LANにFAXモデムを接続し、パソコンにインストールされたFAXソフトから送信が可能です。FAXソフトはOSに問わず標準でインストールされていますが、大量に送信する場合は有料のソフトを検討しましょう。この方法であれば、書類をプリントアウトする必要がなく、FAX機も必要ありません。しかし通常のFAXと同様に、送信中は電話回線が使用できないので、必要であればFAX専用の電話回線を用意するなどして、対応をしましょう。

インターネットFAXを使う

クラウドFAXと呼ばれるインターネットFAXを使えばインターネットを経由してFAXが送信できます。クラウドFAXはインターネット回線を経由しているため、インターネットに接続された端末があれば、いつでもどこでも送受信が可能です。クラウドFAXは一斉送信が可能ですが、どちらかというと、どこでも受信ができるという部分に強みがあるので、受信側にメリットがあるサービスだといえます。

FAXDMを使って一斉送信をする

専門業者によるFAXDMのシステムを利用すれば、FAXの一斉送信が可能です。モデムやソフトも気にする必要がなく、電話回線も通信費も不必要です。しかし、クラウドならではの従量課金なので、使用すればするほど料金がかかります。

FAXDMのサービスを利用してさらに効率化した一斉送信

専門業者によるアウトソーシングでは大量送信も低コストで可能です。その上、さまざまなサービスを利用できます。たとえば専門業者では、原稿作成サービスなどを展開しています。図やイラストなどを使用し、インパクトのある紙面をプロが作成してくれるサービスです。専門業者が提供しているサービスを利用し、紙面のクオリティを上げることができるので、なかなか反響が取れない場合などに便利です。

一斉送信ならクラウドFAX

クラウドFAXであれば、低コストで環境にも意識したFAX送信ができます。インクや用紙を必要としない、データ上に存在するものだけで送受信が行われるためです。インターネットFAXはPDFのファイル形式に変換されて送信されます。インターネットに接続していれば、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末でも送受信が可能です。

しかし、クラウドFAXのサービスは数多くあります。そして、すべてのクラウドFAXのサービスで大量送信ができるわけではありません。そのため、事前にクラウドFAXのサービスを確認し、自分たちが求めるものを提供しているのか調べておく必要があります。クラウドサービスは比較が重要なので、提供元の比較をしてから導入しましょう。

クラウドFAXを利用すれば、手作業と違って業務の効率化が図れます。一斉送信によるミスや、業務の圧迫を防ぎ、簡単にリスクを抑えられるので、従来であれば時間がかかっていた作業も手間がかかりません。専門業者へアウトソーシングをするなどし、できるところから業務の効率化を図っていってください。