インターネットFAXは、パソコンやスマートフォンからFAXの送受信ができる便利なサービスです。とくにテレワークを導入している企業や、外出が多い営業職の多い業種には大きなメリットがあります。そこで本記事では、インターネットFAXの特徴や、導入に向いている企業のタイプを紹介します。

インターネットFAXって何？使い方や仕組みなどの基本情報

近年、インターネットを使ってFAXを送受信できるインターネットFAXが広まりつつあります。ここでは、インターネットFAXの基本から使い方、費用まで紹介します。

インターネットFAXってどういうもの？

インターネットFAXとは、FAX機を使わずに、パソコンやスマートフォンなどでFAXを送受信できるサービスのことです。インターネット回線があればどこでも使えるため、オフィスにいなくてもFAXのやりとりができます。データは電子ファイルとしてやりとりされるので、紙のようにかさばることもありません。

インターネットFAXの使い方はカンタン！

使い方はとてもシンプルです。まず、インターネットFAXのサービスに申し込み、自分専用のFAX番号やメールアドレスを取得します。FAXを送りたいときは、指定された宛先にPDFなどのファイルを添付して送信するだけです。

多くの場合「相手のFAX番号」＋「サービスのドメイン名」を組み合わせたメールアドレスに送信します。特別な操作はいらず、普段のメールと同じ感覚で使えます。

送信も受信もネット上で完結

インターネットFAXでは、送信したPDFや画像ファイルなどのデータが自動的にFAXとして変換され、相手のFAX機に届きます。逆に相手からFAXが届いた場合は、メールにPDFなどのファイルとして添付されて送られてくる仕組みです。

そのため、スマートフォンやパソコンがあれば、どこでも内容を確認できます。紙の印刷も必要に応じて行えばOKなので、環境にもやさしい方法です。

インターネットFAXにかかる費用は？

インターネットFAXの費用は、サービスによって異なりますが、相場としては1枚あたり約10円ほどの送受信料がかかります。さらに、月額料金（数百円〜数千円）や初期費用が発生する場合もあるので、契約前にしっかり確認しましょう。

ただし、FAX機や紙・インクなどが不要になる分、トータルではコスト削減につながるケースも多いです。無料トライアルを用意しているサービスもあるので、まずは試してみるのもおすすめです。

外出先でも使えて管理もラクになるインターネットFAXの魅力とは？

インターネットFAXなら、スマホやパソコンがあれば、どこでもFAXの送受信が可能です。ここでは、そんなインターネットFAXの魅力を紹介します。

外出中でもすぐに確認できるのが便利

インターネットFAXの大きな魅力は、スマホやパソコンがあれば外出先でもFAXの確認や送信ができることです。営業先や移動中でも内容をすぐにチェックできるため、対応が早くなり、仕事のスピードもアップします。

紙のFAXでは会社に戻るまで内容が確認できませんが、インターネットFAXならそんな心配も不要です。

機械も電話回線もいらないからムダがない

インターネットFAXは、インターネット回線とスマホやパソコンがあれば使えるので、FAX機や電話回線をわざわざ準備する必要がありません。そのため、スペースも取らず、電気代や紙代などのコストも節約できます。

また、迷惑FAXなど不必要な書類が届いても紙やインクを無駄にせずに済むのも大きなポイントです。

書類の保管や管理がラクになる

紙のFAXでは、どこにしまったかわからなくなったり、ほかの書類と混ざってしまったりと管理が大変でした。インターネットFAXなら、届いたFAXは電子データとして保存されるためなくす心配が少なく、検索も簡単です。

また、データはサービス提供会社のサーバーで安全に管理されるため、セキュリティ面でも安心できます。

インターネットFAXはこんな企業におすすめ！

インターネットFAXは、特別な機器がいらず、スマホやパソコンがあれば使えるため、少人数で運営している企業やフリーランスにもぴったりです。ここでは、インターネットFAXの導入が特におすすめな企業や業種を紹介します。

少人数経営の会社にぴったり

人手が限られている中小企業では、効率よく業務を回す工夫が欠かせません。インターネットFAXを導入すれば、会社にいなくてもFAXの確認や送信ができるので、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。また、印刷用紙やインクといった消耗品も必要ないため、コスト削減にもつながります。

テレビやラジオなどのメディア業界でも活躍

テレビやラジオの業界では、視聴者からの投稿をFAXで受け取ることがよくあります。インターネットFAXを導入すれば、届いたFAXを電子データで確認できるため、印刷の手間や紙の整理が不要になります。

SNSの活用が進んでいる中でも、FAXを使うシーンがあるメディア業界にとって、インターネットFAXは効率化の強い味方です。

フリーランスや自営業にもメリットがたくさん

契約書のやり取りや原稿の提出でFAXを使うフリーランスや自営業の人にも、インターネットFAXは非常に便利です。高額なFAX機を購入しなくても、スマホやパソコンで手軽にFAXの送受信ができるので、初期費用を抑えながら必要な機能をしっかり確保できます。

まとめ

インターネットFAXは、これまでのFAXと比べて、手間もコストも大きく削減できる便利なツールです。スマホやパソコンがあればどこでも使えるうえ、紙を使わないため管理もラクになります。外出が多い人や少人数で運営している企業、フリーランスなど、さまざまな働き方に対応できる点も魅力です。FAX機に縛られず、柔軟に業務を進めたいと考えているなら、インターネットFAXの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。