クラウドFAXの利用方法はとても簡単です。クラウドFAXを利用することによって業務改善もしやすくなります。とはいえ、全く使ったことがない場合だと、どうやって送信すればよいのかわからなくて困ることもあるでしょう。本記事では、クラウドFAXの使い方について詳しく紹介していきます。気になっている人はぜひ確認してみましょう。

クラウドFAXを利用する際のポイント

クラウドFAXは誰でも簡単に利用できることが大きな魅力です。慣れてくれば自動化して、さらに簡単に利用することができます。クラウドFAXを利用したい場合は、まずは無料サービスを用いると良いでしょう。無料サービスは数枚程度であれば送ることができるので、使い心地を確かめたいときに最適です。無料で使い心地を確認し、気に入ったら本格的に有料サービスに切り替えるということも可能です。

FAXを送る方法も難しくありませんが、業者によって使い方は多少異なります。ここでは一般的な送信方法について紹介しましょう。まず、登録を済ませたら送りたい相手の電話番号を入力します。この際、日本の場合は+81を先頭につけないと認識されないことが多いので注意が必要です。

後は送りたいドキュメントを貼り付けます。ドキュメントの形式はワードタイプだけだったり、もしくはPDFだけと業者によって変わりますが、PDFであればほとんどの業者が対応しています。 サイトによってはこのPDFを編集できる機能が自動的に備わっていることもあるようです。

中にはサインなどを書き込むこともできるサービスもあります。ドキュメントの貼り付けが済んだら、後は料金を払って送信するだけです。この手順だけで送ることができるので、手間が全くかかりません。送った後は数分で相手に到達しますが、やはりクラウドFAXということもあり相手に送信完了するまでに少しだけ時間がかかります。

文字化け等も確認する

クラウドFAXでせっかく送っても文字化けしてしまうことがあります。特に海外業者を利用している場合は、文字化けしやすい傾向があるようです。そのため、送る前にプレビューでしっかりと確認しましょう。また文字コードにはユニコードを利用するようにしてください。これだけで文字化けが起こる確率をほとんど無くすことができるのでおすすめです。

文字化けさせないために、画像として文字を送ることも一つの方法といえるでしょう。これによって文字化けする可能性はなくなります。しかし、画像として文字を送ると解像度次第で文字が見えづらくなってしまうことがあります。また容量が大きくなるので、その分費用が多くかかってしまうでしょう。「この文書は絶対に文字化けさせたくない」といったときは、試してみる価値はあります。

クラウドFAXでは色々な形式で送ることが可能です。PDFだけでなく画像やプレゼン資料等もしっかりと送ることができるので安心です。他に3dコードを送って特定のサイトにアクセスしてもらうといった利用方法もあります。さまざまな用途にクラウドFAXは対応できるので、積極的に利用していきましょう。

稀に特定の相手に送れないことがありますが、これは相手の回線タイプによるものです。この場合は、他のクラウドFAX業者を試すと解決することもあります。いざというときのために覚えておきましょう。

自動化してもっと簡単に送る

クラウドFAXを使うときは、いろいろな機能を試してみましょう。クラウドFAXによっては自動送信機能が搭載され、定時になると自動で送ってくれる便利な機能もあります。他にも自動的に透かしを入れてくれる機能もあるようです。このような機能の違いなどにも着目して、利用するクラウドFAX業者を選んでいきましょう。

クラウドFAXは通常のFAXとは違って、送った履歴をしっかりと保管することができます。これによって、いつなにを送ったのかを後で確認することが可能です。これは通常のFAXとは比較するまでもないほどに優れているといっても過言ではないのです。

クラウドFAXの価格は業者によって大きな差があります。１枚1円以下で送れる激安な業者もあれば、１枚10円以上もかかるところもあります。これは送る画質やカスタマーサービスの手厚さなどが関係しているでしょう。このため、利用する前に、しっかりと比較しておくことが大切です。

幸い、多くのクラウドFAXはお試し期間を設けているので、こうした無料サービスを活用し使い心地を確認するとよいでしょう。もちろん安いに越したことはありませんが、料金が高いサービスは変換サービス等のような充実した特典が得られることが多いです。

クラウドFAXを利用することは簡単で、誰でもクラウドFAXを送ることが出来ます。機能も充実しており、中には自動送信機能が搭載されていることもあります。しかし、業者によってサービスの内容や質が異なるため、しっかりと比較して選ぶことが大切です。その際に無料お試し期間を設けている業者であれば、有料サービスを利用する前に、使い心地などを確認することが出来ます。