多くの会社で使用されている従来型のFAXの通信料金は、基本的に固定電話の通話料と同じです。1回送信するごとに通話料金が必要で、送信先までの距離が長いと高額の通信料金がかかってしまいます。これに対してクラウドFAXは月額制なので、上手に活用すればFAXの料金を大幅に節約してコスト削減につながるでしょう。

クラウドFAX導入で通信料金が節約できる理由

民間企業であれば、業種や規模に関係なく常に業務にかかるコスト削減を考える必要があります。日々の業務で必要な経費は多くの種類がありますが、比較的小さな事業所でもFAXの通信料金がかかるケースは珍しくありません。

従来の電話回線を利用するFAXは1枚送信するごとに10～40円の通信コストが必要で、送信枚数が300枚/日であれば1月あたり6,000枚(20日換算)です。平均で1枚あたりの送信料金が20円だとしても、通信費だけで毎月12万円の電話代を負担することになります。ちなみに他の都道府県や海外に送信する場合は通話料金が高くなるので、FAXの送信代だけで毎月何十万円もの高額な電話代を負担している会社も珍しくありません。

クラウドFAXは一定枚数までは月額基本料金だけですし、超過しても1枚あたり数円～10円程度の通信費用で済みます。このため、大量にFAXを送信する会社であれば通信料金を大幅に削減することが可能です。クラウドFAXのサービスに加えてインターネットの通信費用を負担しなければなりませんが、既存の光回線をそのまま使用することができるので、インターネットFAXを導入することによる実質的な追加負担額は0円です。

インターネット回線を利用するので、1枚あたりの送信料金は送信先までの距離に関係なく一定です。頻繁にFAXを使用する会社でコスト削減を図りたい場合は、クラウドFAXを導入すると効果的です。

クラウドFAX導入で消耗品や用紙代が節約できる理由

インターネット回線を利用するクラウドFAXは通信費用が安いという利点がありますが、デジタルデータを送受信することでペーパーレス化が可能であるという特徴もあります。従来のFAXはアナログデータの形で送受信されるので、送信側・受信側ともに紙にプリントアウトしなければなりません。これに対してクラウドFAXはPDFファイル(デジタルデータ)の形でデータを受け取ることができるので、紙に印刷をしなくても内容を確認することが可能です。

データを保管したい場合も、PDFファイルをPCのハードディスクやオンラインストレージなどに保存するだけで済みます。USBメモリを利用すれば紙に印刷をしなくても持ち運ぶことができるので、用紙・インクカートリッジ代などのコスト削減につながります。業務用のFAXの中にはコピー機に接続してプリントアウトする方法もありますが、クラウドFAXを導入してペーパーレス化を行うことでコピー機のリース代も節約できるでしょう。

用紙やインクカートリッジの補充に加えて、PDFファイルの形でデータを扱うことで使用済み用紙の廃棄費用も節約できます。一般的に機密情報が記されている紙はシュレッダーを使用したり専門業者に溶解処理を依頼する必要がありますが、ペーパーレス化により処分のためのコストも不要になります。ちなみに機密情報が含まれたPDF文書を処分したい場合は、復元ができないようにデータを消去するためのツールを利用すれば一瞬で処分できます。

クラウドFAX導入で人件費やその他の経費が節約できる理由

クラウドFAXを導入することで通信費や用紙・カートリッジ代などのコスト削減ができますが、文書を扱うために必要な間接的な費用も節約することができます。一般的に紙に印刷された情報を整理・保管するためには、ファイルにまとめて本棚などに格納する必要があります。規模の大きな事業所であれば紙ベースの資料を保管するための専用スペース(資料室)を設けたり、資料を整理するための人員を配置するケースも珍しくありません。

クラウドFAXを導入すればPDFファイルの形でデータを保管することが可能なので、書類をファイリングしたり専用の保管スペースを用意する必要がなくなります。デジタルデータであれば社内のサーバーやオンラインストレージなどを利用して保管することができますし、必要な時にいつでもアクセスしてファイルをダウンロードすることが可能です。

オンライン上にデジタルデータを保存する際も一定の費用がかかりますが、紙の資料を保管する場合と比べると格段に少ない料金で済みます。 クラウドFAXでデジタル化をすると紙ベースの資料の整理をしたり物理的な保管場所を確保する必要がないので、資料を保管・整理したり閲覧をするための手間やコストの節約につながるでしょう。オフィスのために賃貸物件を利用している会社であれば、無駄なスペースを節約することで賃料を削減できます。

クラウドFAXを導入すれば、通信費用や消耗品代が大幅に節約できるというメリットがあります。これに加えてデジタルデータを扱うことにより、使用済み用紙の処分費用や紙ベースの資料を整理・保管するための手間やコストも節約できるでしょう。