クラウドFAXで文字化けが起こると原因がわからず戸惑ってしまいますよね。しかし、原因は意外と単純なかもしれません。ここでは、クラウドFAXで起こる文字化けについて解説していきます。では、クラウドFAXで文字化けが起こった際の原因になりやすいものをご紹介していきますので、文字化けしてしまうようであれば、チェックしてみてください。

対応していないファイルをメールに添付している

サービスによってクラウドFAXで送信できるファイル形式が異なります。対応していないファイルを送信すると文字化けをしてしまう可能性がありますので、注意しなくてはなりません。そのため、ファイルを添付している場合は、もう一度ファイル形式を確認しましょう。

また、利用しているサービスで対応しているファイル形式の一覧も確認しておくとよいです。クラウドFAXではさまざまな形式で送信が可能であるがゆえに、文字化け等の不具合が起きてしまいます。業者ごとに送れるファイル形式が異なりますが、PDFだけは多くのサービスで対応しているので、PDFにしておくと無難です。

メール表示のエンコード形式が間違っている

メール表示のエンコード形式が間違っていると文字化けしてしまう場合があります。そのため、文字化けして表示されている際には、メールのエンコード形式を変える必要があります。

また、事業者によって、エンコードが指定されている場合があるので、この点も確認しておきましょう。事業者によっては、推奨する電子メールソフトやメール環境があります。推奨されていないものだと不具合が起こるかもしれないので、チェックが必要です。送られてきたエンコード形式に合わせて初めて文字化けが解消されます。せっかくなのでメールエンコードについて説明をしますので、頭に入れておきましょう。

エンコードとは？

エンコードとは、データを他の形式に変換する意味を持っています。パソコンで表示される文字には、文字コードと呼ばれる決まりに沿って表示されています。つまり、我々人間が読んでいる「あ」という文字は、パソコンが文字コードの決まりに沿って変換されて表示されたものです。文字コードは国や地域によって決められていて、日本の場合は、Shift_JIS（シフトジス）、JISコード（ジスコード）、EUC-JP（イーユーシージェイピー）、UTF-8（ユーティーエフエイト）などの文字コードがよく使われています。文字コードの概要がなんとなくわかった所で、続いてはエンコードによる文字化けの理由についてです。

簡潔にいうと、送られてきた異なる文字コードをパソコンが強引に解読したため、結果的に文字化けを起こしている状態になっています。たとえば、日本語と英語では会話が成立しないので、どちらかが相手に合わせる必要がある状態に似ていると考えてください。英語ができない日本人が強引に英文を日本語に直すと、正確な翻訳ができないのと同じです。文字コードによる文字化けの場合は、送られてきたエンコード形式に合わせてあげると文字化けはしません。

日本語や英語以外の文字が含まれている

クラウドFAXや複合機で違いがありますが、日本語や英語以外の文字が記載されていると文字化けが起こる原因になります。文字化けが起こらない文字列を事前に確認した上でFAXを送信しましょう。

その他の考えられる可能性と対策

もし、上記のすべてを確認して問題がないのであれば他に原因があると考えるのが妥当です。その他の原因と、文字化けの対策もご紹介しますので、確認してみてください。

その他の原因：海外の事業者を利用している

たとえば、海外の事業者を利用している場合です。日本と海外では文字コードがそもそも異なっているので、文字化けが起こりやすい傾向があります。送信前にプレビューでしっかりと確認するなどして、事前に確かめておきましょう。推奨されている文字コードはユニコードです。ユニコードにしておけば、文字化けの確立をグッと減らすことができます。ユニコードとは世界で共通している、世界の文字を収録した文字コードの規格です。難しいですが、文字コードをユニコードにしておけば、仮に世界中でFAXの送受信をする場合でもほとんど文字化けを起こしません。

文字化け対策：画像で送信する

また、あえて画像で送信することで、文字化けを完全になくすことができます。しかし、解像度の関係で文字が見えづらくなってしまう可能性があり、容量も必然的に大きくなって費用がかかってしまいます。どうしても間に合わせなければならない資料を送る時の対策としての利用や、絶対に文字化けさせたくないシーンで採用ができますが、日常的に使うものではありません。

クラウドFAXで文字化けしてしまう原因について解説しました。上記にあります通り、原因は大きく分けて3種類です。大抵の場合は、上記のいずれかの対応をすれば解決します。しかし、上記に当てはまらない原因が考えられる場合は、サポートに問い合わせをして解決するほかありません。