情報化社会のなかで生まれたインターネットFAXは、紙FAXの後進的存在です。世界中に普及しているインターネットを利用するからこそ、従来では考えられなかったシーンでの利用も可能になりつつあります。自身の生活の中で、インターネットFAXはどのように役立つのか。役立つ利用シーンや導入をおすすめする業界を具体的に解説します。

インターネットFAXが役立つシーンとは

現在の日本はまだまだ紙FAXが主流といえます。そのため、紙FAXからインターネットFAXに切り替える必要性や、どのように活躍するかがイメージできない人も少なくありません。そこで実際に、どのようなシーンでインターネットFAXが役に立つのかを紹介します。

外出先や移動中でFAXの送受信や確認がしたいとき

仕事においてスピーディーな対応は、業務時間の短縮を期待するだけでなく信頼関係にも影響すると考えられています。しかし、外出をしているときなどは、FAXの送信や受信の確認をすぐに行うことは難しいでしょう。そういった場合でも、手元にスマートフォンやパソコンがあればインターネットFAXを利用することができます。

出張先や移動中、さらには自宅で時間や場所にとらわれずFAXの送受信や確認が可能となるでしょう。インターネットFAXの利用は、スピーディーな対応につながることが期待できますね。

紙FAXで発生するロスタイムやコストを削減したいとき

重要書類や保管しておく必要のあるデータを紙FAXで受け取ることも多いのではないでしょうか。紙面での管理はわかりやすい一方、情報セキュリティや保管スペースといった問題の発生も考えられます。

インターネットFAXでは、パソコンやインターネットFAXのシステム上で書類を管理するこが可能です。ペーパーレスとなることで、インクや紙といったコストだけでなく保管スペースを削減することができるでしょう。インクの交換や紙詰まり、紙面に出力したデータを探すようなロスタイムや、紙面データを電子化する際のPDF化をする手間などを省くことも期待できます。

連絡ツールがパソコンや紙FAXなど取引先によって異なるとき

発注書を送る際、取引先によってツールが異なるというのは少なくありません。紙FAXでのみ発注書を受け付けている取引先やメールでの発注を希望する取引先など、どうしても連絡ツールが統一できないこともあるでしょう。それにより、紙面やパソコンなど情報の管理方法が異なってくる可能性も考えられます。インターネットFAXを利用すれば連絡ツールを統一することができ、書類の管理などが効率的になるといえるでしょう。

インターネットFAXの導入がおすすめの業界

インターネットFAXが役立つシーンをいくつか紹介しました。とはいえ、紙FAXで対応できていた実績がある以上、インターネットFAXの必要性がいまいちわからないというケースも。続いて、インターネットFAXの導入をおすすめする業界と、その業務シーンを紹介します。

法律関連や司法書士事務所などの専門サービス業

弁護士や司法書士は、クライアントとの打ち合わせで外出することが多いと考えられます。登記情報などを扱うため、取り扱う情報も莫大といえるでしょう。しかし、インターネットFAXを利用すればFAXの送受信や確認だけではなく、フォルダ分けや書類作成などをスムーズに行うことができます。

不動産業や人材派遣などの営業

不動産業や営業職は外出も多く、先々でさまざまな資料が必要となることが多いといえます。そこでインターネットFAXを利用すれば膨大な資料を持ち歩く必要もなく、クライアントを待たせる時間を最小限で済ませることができるでしょう。

食材の発注やネット予約が多い飲食業

飲食業にとって食材の発注は重要な業務の1つ。インターネットFAXを利用することで、紙面に出力することなく発注が可能となるでしょう。また、ネット予約や売上管理などを行うパソコンで情報管理が可能となるため、業務の効率化も期待できます。

インターネットFAXは扱いやすくて便利

紙FAXとインターネットFAXでは、利用する端末が異なるだけでなく回線も異なります。そのため、複雑な操作が必要だと思う人も少なくないようです。しかし、インターネットFAXは一般的な電子メールと変わらない操作で利用することができます。送信したいデータを添付し送信する。

受信したい場合は、メールを受信するときと同じようにデータを確認することもできます。パソコンやスマートフォンの基本的な操作ができれば、簡単に利用することができるでしょう。もし扱いに不安があれば、よりシンプルな操作でインターネットFAXが利用できるサービスを選ぶとよいかもしれません。

インターネットFAXが活躍するシーンや業界を具体的に紹介しました。インターネットFAXを利用することで、業務の効率化など得られるメリットは少なからずあると考えられます。今後、より一層普及するといわれているインターネットFAX。今まで問題なく対応できていたとしても、インターネットFAXの導入を一度検討してみるのもよいのではないでしょうか。