従来の電話回線を使用するFAXは通信料が高額になってしまいますが、インターネット回線を利用するクラウドFAXを導入することでコストを抑えることができます。クラウドFAXでもプランの選択方法や使い方を誤ると高額な費用がかかってしまうので、無駄な経費を削減するためにはFAXの利用料金を安く抑えることが大切です。

低料金で利用できるクラウドFAXを選ぶ方法とは

一般的にクラウドFAXを導入すれば、従来のFAXと比べて通信料金が安くなるというメリットがあります。それでも1円でも無駄なコストを削減するためには複数のプランを比較して、自社に合ったタイプのプランを選択することが大切です。

大抵の場合は、クラウドFAXサービスを利用すると月額基本料金(定額)と実際に使用した枚数に応じて支払う従量課金の合計額を負担します。基本料金の中には100枚～150枚分の送信料が含まれていて、この枚数を超えた分が従量課金となります。従量課金の金額は1枚あたり数円～10円と少額ですが、枚数が多くなると大きな差が出ることがあるので注意が必要です。

プランを選択する場合は、実際に送信する予定の枚数で料金計算のシミュレーションをしてみるようにしましょう。ちなみに1ヶ月あたりの利用料金がほぼ同じ水準であれば、便利な機能が付いているサービスを選んだほうがお得です。

クラウドFAXの契約をしてサービスを利用している間でも、定期的に利用料金の見直しをすることが大切です。会社の業務拡大・縮小などで送信枚数が大きく変化すると、他のプランの方が安くなるケースも考えられるからです。1枚あたりの従量課金の金額は数円程度ですが、会社の業務に使用する場合は枚数が多くなるのでトータルのコストに大きな影響が出る場合があるので注意が必要です。

使用方法を工夫してランニングコストを抑える方法

クラウドFAXを利用する際は、使用法を工夫することでもランニングコストを低く抑えることが可能です。送受信の際は必ずしもプリントアウトをする必要がなく、デジタルデータをやり取りすることも可能です。本当に必要な場合以外は印刷をしないようにして、PCやモバイル機器などのディスプレイで書類を確認するようにしましょう。書類の内容を確認するだけであれば、タブレット端末を利用して表示させることができるかもしれません。

紙に印刷しないようにすれば、用紙やインクカートリッジなどの消耗品の費用を抑えることができます。消耗品に加えてプリンターやコピー機の使用頻度を減らすことにもつながるので、機器の購入・メンテナンス費用も節約できるでしょう。 クラウドFAXは手軽に利用できるというメリットがありますが、1枚あたり数円～10円ほどの料金がかかります。そのため、無駄に使用しないように注意をすることも大切です。送信費用を節約するために、PDFファイルをメールに添付して送信する方法も併用することができるかもしれません。

クラウドFAXは従来のFAXのように送信と受信を同時に行う必要がなく、後でまとめてデータを読み込むといった使い方も可能です。そのため、常に機器の電源をオンにしておく必要はありません。夜間や休日などで事務所が無人になる時は、電源をオフにして待機電力を節約する方法もあります。

他のサービスとのセット割引を活用する方法とは

クラウドFAXのサービスは、インターネットの光回線や法人向けのクラウドストレージ・ファイル転送サービスなどを運営している会社が提供しているケースが少なくありません。既にインターネットの光回線やクラウドストレージサービスなどを利用している場合は、クラウドFAXも含めて同じ通信会社のサービスに統一することで値引きをしてもらう方法があります。

一般的に公式サイトには法人向けのインターネット関連のサービスの正規の料金が表示されていますが、個別に見積もりを依頼して割引をしてもらうことが可能です。同じ通信会社の他のサービスと併用することで値引き交渉がしやすくなるので、セットで利用することも検討しましょう。同じ通信会社で他の高額なサービスを利用している場合であれば、オンラインFAXの費用を実質的に無料にしてもらえるケースもあります。

インターネットの光回線やクラウドストレージなどのサービスに申し込みをする場合は、クラウドFAXも同時に申し込みをしてトータルの費用を割引してもらうように交渉できます。IT関連でシステムや設備をまとめて導入する際に、複数の通信会社を競合させて見積もりを取ることで大幅な値引きを引き出すことができるでしょう。 いずれにしても、新規に法人向けのサービスを導入する場合は値引き交渉をすることでコストを抑えることが大切です。

通信費用やランニングコストを抑えるためにクラウドFAXを導入する場合は、プランの選択や使用方法を工夫する必要があります。法人向けのクラウドFAXの契約を結ぶ際は、利用料金を低く抑えるために値引き交渉をすることも大切です。ぜひ今回紹介した方法を参考に、クラウドFAXにかかる費用を抑えてみましょう。