クラウド上でFAXの送受信が行えるクラウドFAXには様々なメリットがあるため、現在導入を検討中の企業様も少なくないでしょう。しかし、クラウドFAXにはデメリットも存在するので、導入を検討する際はメリットとデメリットの両方を十分に理解しておくことが大切です。ここではクラウドFAXのメリットとデメリットについてご紹介していきます。

クラウドFAXのメリットについて

クラウドFAXには数多くのメリットがありますが、まず挙げられるのは場所を問わずにFAXの送受信ができることです。インターネット環境さえあれば、パソコンやスマホ、タブレットなどの端末で利用できるので、外出先でも受信したFAXを確認できますし、リモートワークで自宅にいてもFAXの送受信が可能です。また、FAX機を購入する必要がないため、設置スペースが不要となるとともに、初期コストを抑えることができます。

加えて、クラウドFAXでは送受信ともデータ形式で行われるため、ペーパーレス化につながります。本当に必要なもの以外は印刷することがなくなるので、紙代やインク代を節約できますし、FAX機で消費するはずだった電気代を削減することも可能です。 さらに、パソコンで作成したデータをそのまま送信することができるため、送信する際にわざわざ紙に印刷する必要がありません。これにより、紙代やインク代をカットできるだけでなく、業務の効率化にもつながります。

また、送受信したFAXの管理が容易になるのもメリットのひとつです。クラウドFAXでは、送受信したFAXをデータ形式で保存するため、過去に送受信したFAXでも簡単に見つけることができますし、重要なFAXを紛失したり処分したりしてしまう恐れもありません。 その他にも、FAX機までの移動が不要になる、大量の宛先への送信がスピーディに行えるといったメリットもあります。

クラウドFAXのデメリットについて

クラウドFAXのデメリットとしてまず挙げられるのは、インターネット環境がなければ使えないことです。現在では、インターネット環境が整っていない企業様は珍しくなっているとともに、外出先でもフリーWi-Fiを使える環境が整ってきてはいるものの、インターネットが利用できない場所に外出する際は注意が必要です。また、リモートワークなどを行う際は、社員の自宅のインターネット環境を確認しておく必要があります。

加えて、場合によっては送信に手間がかかることがあるのもデメリットのひとつです。すでにデータ化されているものを送信する際は良いのですが、プリントアウトされた資料や手書きのメモなどを送りたい場合は、スキャナやカメラなどを利用してデータ化しなければいけません。特に、紙に印刷された資料などをFAXで送信する機会が多い企業様の場合、かえって負担が増える恐れがあります。

さらに、受信を見逃してしまう恐れがあるのもデメリットと言えます。従来のFAXのように紙に出力されないので、ペーパーレス化を図ることができますが、従来のFAXと比べて受信を見逃すリスクが高まります。なお、サービスによっては受信通知機能が備わったものもありますが、頻繁にFAXを受信する企業様の場合、通知機能があることでかえって他の業務の妨げとなることもあるので注意が必要です。

クラウドFAXが向いている企業とは？

ここまで、クラウドFAXのメリットとデメリットを確認してきましたが、どのような企業様がクラウドFAXの導入を検討すべきなのでしょうか。 まず考えられるのは、外出や出張の機会が多い社員を数多く抱えている企業様です。ほとんどの社員がオフィス内で業務を行っている企業様の場合、従来のFAXでも良いかもしれません。しかし、緊急のFAXを受信したものの担当者が外出や出張をしていた場合、オフィス内の社員には受信したFAXを担当者に転送するという業務が発生します。

一つ一つの転送作業はそれほど手間がかかるとは言えませんが、その回数が多くなれば本来の業務に集中できなくなる恐れがあります。クラウドFAXであれば、オフィス内にいなくてもFAXを受信できるので、オフィス内で業務を行っている社員に転送業務が発生することがありません。

また、一日に大量のFAXを送受信する企業様も導入を検討すべきと言えます。従来のFAXの場合、送受信したFAXの仕分けやファイリングに多くの手間を要しますが、これらの業務はクラウドFAXを導入することで大幅に効率化されます。 さらに、クラウドFAXを導入すれば社員が自宅にいてもFAXを使った業務が行えるようになるため、これからリモートワークを開始する企業様にも適していると言えるでしょう。加えて、クラウドFAXは従来のFAXよりも導入費用を抑えることができるので、設立して間もない企業様にもおすすめです。

クラウドFAXは、場所を問わずにFAXの送受信が可能で、紙代やインク代の節約や業務の効率化につながるといったメリットがあります。そのため、多くの社員が外出や出張をする機会がある企業様や、一日に大量のFAXを送受信する企業様などに最適です。 一方で、インターネット環境がないと利用できないといったデメリットもあるため、デメリットについても十分に理解をした上で導入を検討しましょう。