インターネットFAXは、スマホやパソコンにFAX機能をつけてネットでFAXのやり取りができます。複合機やFAX機を使ってのFAX送信に比べ、ランニングコストや設置場所の面でも便利なサービスです。その反面どんなトラブルがあるか気になります。すでに利用中の方、これから利用を検討している方に、インターネットFAXのトラブルとその対処法を解説します。

インターネットFAXでよくあるトラブル

インターネットFAXのサービスを行っている会社は多数ありますが、どの会社のサービスを利用してもエラーは起こることがあります。インターネットFAXでよくあるトラブルとしては、次の3つがあげられます。

1つ目のトラブルは送信がうまくいかないことです。インターネットFAXで送信する際は、メールにファイルを添付して送ることがほとんどです。インターネットFAX送信がうまくいかない場合、ほとんどはメーラー側の理由が考えられます。送信トレイにまだメールが残っていたり、ファイルを対応外の形式で添付していたりすると、相手に送信できません。また、インターネットFAXサービス会社に登録している以外のメールアドレスから、送信しようとするとエラーが起こります。回線が混雑していたり不安定な状況になっていたりしても、インターネットFAX送信はうまくいきません。

2つ目のトラブルは送信したFAXが相手に届かないことです。よくある理由としては、相手先の番号を間違って入力してしまい送信エラーとなることです。送信した相手側のFAX機になんらかのエラーが生じている場合も、送信エラーとなります。また相手先で迷惑メールフォルダに振り分けられていたり、プロバイダーの設定でスパムメールの扱いとなっていたりして、送信エラーになる場合もあります。

3つ目のトラブルは相手からのFAXが受信できないことです。インターネットFAXサービス会社に、登録しているメールアドレスが間違っていると受信できません。また利用しているインターネットFAXがクラウド型のとき、インターネットFAXのサービス会社によって容量が決められています。通常は古いファイルから削除されるようになっています。しかしサービスによっては、受信BOXの容量を超えてしまったときにFAXが受信できません。また迷惑メールとして振り分けられている場合があります。

インターネットFAXのトラブル対処法

インターネットFAXでのトラブルは正しい対処法を行うことで、エラーが起こりにくくなります。まず大切なのは、インターネットFAXサービス会社に登録しているアドレスをよく確認しましょう。複数のメールアドレスがあり、使い分けているときなどは、とくに注意します。メールアドレスが正しければFAXの送信・受信のエラーを避けることができます。

また相手先の番号が間違っていないか、送信時によく確認しましょう。インターネットFAXサービス会社によって、送信時の番号は入力のしかたが異なります。一例としては、送信するときに相手先の番号に日本の国番号と市外局番の入力が必要です。正しい入力方法に注意して利用することが大切です。

またFAX送信時の添付ファイルの形式を確認しましょう。各会社で送信可能なファイル形式が異なるので、利用するインターネットFAXのサービス会社で対応している添付ファイルの形式をあらかじめ確認しておきます。

従来のFAXでよくあるトラブル

従来のFAXでよくあるトラブルとしては、送信できないことです。相手先のFAX回線が別のFAXを受信していて使用中の場合は、こちらから送信したFAXが不達となってしまいます。もし相手先がFAXとTELを同じ番号にしている場合は、電話を使用しているときもFAXが不達になります。また受信する側のFAX機でトナー切れや用紙切れを起こしているときや、故障中の場合は送信したFAXを出力できません。

最近ではコピー機、複合機にメモリー機能がついているものが多いため、トナーや用紙を補充したときに受信したFAXが印刷されます。しかし設定が間違っているときやコピー機、複合機に故障があるときは、メモリー機能がうまく働かない場合があります。

FAXでよくあるトラブルとして最も気をつけたいのが、誤送信です。ビジネス上のトラブルになることや、信頼関係に影響が生じてしまうことも考えられます。送信前によく送信先の番号を確認することが必要です。

また相手先には送信したFAXが届いていても、担当者の手に届かないことがあります。担当部署名、担当者名をきちんと明記するようにします。とくに同性の方がいる場合は担当部署名や氏名を記入し、送信前後にメールや電話で連絡するとよいでしょう。

インターネットFAXのサービスを利用すると、スマホやパソコンにFAX機能をつけてネットでFAXのやり取りができます。ときにはトラブルが起こることもありますので、利用方法やトラブルの対処方法などを事前に確認しておきましょう。インターネットFAXを利用すると受信したFAXの内容を、データとしてパソコン内で管理することもできます。あらかじめトラブルの対処方法を知って利用すれば、インターネットFAXはとても便利なサービスです。