ビジネスの現場で今注目を集めているのが、ペーパーレスFAXです。紙を使わずにインターネット上でFAXの送受信ができるこのサービスは、インターネットFAXとも呼ばれ、効率化やコスト削減を目指す企業に広く導入されつつあります。本記事では、そんなペーパーレスFAXの特徴や魅力について紹介します。

ペーパーレスFAXってなに？どんな人に使われている？

ペーパーレスFAXは、紙を使わずにFAXを送受信できる便利なサービスです。ここでは、ペーパーレスFAXの基本と、どんな人が使っているのかを紹介します。

ペーパーレスFAXってどんな仕組み？

ペーパーレスFAXとは、FAXの送受信をすべてインターネット上で行うサービスのことです。これまでのように、受信したFAXを紙に印刷する必要はありません。FAXで届いた文書は、パソコンやスマートフォンでデータとして確認でき、そのまま保存もできます。FAX機や電話回線がなくても使えるため、設置スペースもいらず、より手軽にFAXのやり取りができるのが特徴です。

どんな人が使っているの？

ペーパーレスFAXは、仕事のスタイルや働く場所が多様化している今、多くの人に支持されています。たとえば、在宅ワークをしている人や営業などで外出が多い人にとっては、オフィスにいなくてもFAXが確認できるのは大きなメリットです。

また、会社全体で紙の使用を減らしたいと考える企業にもぴったりです。用紙代やインク代などのコストを抑えられるほか、紙のFAXを仕分ける手間も省けます。小規模な事業者から大きな会社まで、効率よく情報をやり取りしたいと考える人にとって、ペーパーレスFAXは便利な選択肢になっています。

ペーパーレスFAXの魅力とは？業務がラクになる3つのポイント

ペーパーレスFAXは、業務の効率化やコスト削減につながるだけでなく、大切な情報を守る手段としても役立ちます。ここでは、ペーパーレスFAXを導入することで得られる3つの魅力について紹介します。

印刷しないからコストもカットできる

ペーパーレスFAXの大きな魅力のひとつは、印刷用紙やインクなどのコストを減らせることです。通常のFAXでは、受信するたびに自動で印刷されるため、用紙代やトナー代が意外とかかります。

一方、ペーパーレスFAXなら届いたFAXはデータで確認できるため、必要なものだけを選んで印刷すればOKです。無駄な印刷がなくなるので、経費の節約につながります。

FAXの管理や仕分けがスムーズに

紙のFAXだと、届いた文書を仕分けたり、ファイリングしたりと手間がかかります。しかも、どこにしまったか分からなくなることもあります。ペーパーレスFAXなら、FAX文書はデータで保存されるので、ファイル名を付けたりフォルダーに分けたりするだけで、パソコン上で簡単に整理可能です。検索もしやすく、必要なときにすぐに見つけられるのも便利です。

大事な情報を安全に守れる

紙で受け取るFAXは、机の上に放置されたままになったり、誰かに見られてしまったりと、情報が漏れる心配があります。また、大事な書類がどこかに紛れて見つからなくなることもあるでしょう。

しかし、ペーパーレスFAXなら、パスワード付きのパソコンやスマートフォンで見ることができ、第三者に勝手に見られるリスクが減ります。書類の紛失防止にもつながり、安心して使えるのがうれしいポイントです。

ペーパーレスFAXを導入する前に知っておきたい大切な注意点

便利でコスト削減にもつながるペーパーレスFAXですが、導入する際にはいくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、導入時によくある見落としポイントを紹介します。

社内外への周知をしっかり行おう

ペーパーレスFAXを導入すると、これまでのようにFAX機での送受信がなくなり、方法が大きく変わります。そのため、社内の関係者だけでなく、取引先にもあらかじめ連絡しておくことが大切です。とくに、名刺や会社案内などに旧FAX番号を載せている場合は、すぐに差し替えの対応をしましょう。

相手がこれまでどおりにFAXを送ってしまうと、届かないトラブルが起きる可能性もあります。スムーズな移行のためにも、送受信の手段が変わったことをしっかりと伝えることが重要です。

料金体系を事前にチェックしよう

ペーパーレスFAXのサービスは、送信や受信の件数によって月額料金が変わることがあります。そのため、実際に使ってみると、思っていたよりも利用料が高くなってしまうケースもあります。

事前に自社のFAX利用状況をもとに料金のシミュレーションを行い、無理なく使えるプランかどうかを確認しておくことが大切です。コスト面でも、納得のいく導入を目指しましょう。

まとめ

ペーパーレスFAXは、従来のFAXのように紙を使わず、インターネット上で文書の送受信ができる次世代のサービスです。パソコンやスマートフォンからFAXの確認・保存ができるため、印刷コストや手間の削減に大きく貢献します。在宅勤務や外出の多いビジネスパーソンにも最適で、働く場所を選ばず効率的に情報のやり取りが可能です。さらに、文書のデータ管理がしやすく、情報漏洩リスクも軽減されるため、セキュリティ面でも安心です。導入時には、取引先への周知や料金プランの確認など注意点もありますが、正しく運用すれば業務の生産性向上に直結します。ペーパーレス化や業務効率化を目指す企業にとって、導入を検討する価値の高いサービスといえるでしょう。