日本のビジネスにはFAXも大切な役割を果たしていますが、近年ではメールやSNSで手軽に連絡を取り合える時代となっており、以前ほどFAXは重要視されなくなっています。しかし、取引先がFAX機器を使っていることで、FAX廃止できない企業も少なくありません。そこで注目されているのがクラウドFAXです。この記事では、クラウドFAXについて解説しましょう。

FAXを完全に廃止することは難しい

従来では、日本の企業は書類のやり取りをFAXで行うことが多くなっていました。しかし現在では、インターネットが発達していることもあり、連絡や書類のやり取りはメールやSNSで手軽にできる時代となっています。このような時代背景もあり、以前ほどFAXの役割は重要なものではなくなっているようです。

しかし、FAXを使っている企業はまだまだ多くあることから、完全に廃止するのは難しいものがあるでしょう。FAXは便利な存在ではありますが、導入するためには電話回線を整えておく必要があり、機器の購入費用も発生します。さらに、印刷のために用紙やインクを用意しなくてはなりません。メールやSNSの送受信はスマートフォンを使えば外出先からでもできますが、FAXの場合は送受信をオフィスから行うことになり、受信した内容もその場にいなければ確認できないという欠点もあるのです。

かつては、利便性に優れた存在であったFAXも、現在ではデメリットも多い存在になっています。取引先が使っているからと、仕方なく利用し続けている企業も多いのではないでしょうか。近年ではクラウドを活用したサービスが続々と登場していますが、機器を使ったFAXのデメリットを補い、より利便性の高いものにしたクラウドFAXというサービスも注目されています。どのようなサービスなのか詳しく知りたい、使い勝手のよさを確認したいという場合は、まず無料お試しサービスを活用することがおすすめでしょう。

クラウド型FAXを導入するメリットを知る

クラウドFAXには関心があっても、具体的にはどのようなサービスなのか知らないという人も少なくありません。クラウドFAXとはインターネットFAXとも呼ばれており、文字通りインターネットを通じてFAXの送受信ができるサービスです。送受信するデータはクラウドに保存されています。電話回線ではなくインターネット通信を用いるため、モバイルデバイスを利用すれば外出先でも送受信ができるのがメリットです。

FAXの機器を用意したり、電話回線を整えたりする必要がなく、初期費用もおさえることができます。印刷も不要なので、印字が薄くなるなどのトラブルもなく、長期にデータを保存できるのもよいところでしょう。また、機器を使ったFAXの場合は受信したものをすべて印刷するので、インクや用紙などのコストが高くついてしまいます。その点、クラウドFAXなら、印刷したいものとそうでないものを選ぶことができるため、印刷にかけるコストも大きくカットできます。

さらに、社員一人ひとりに個別のFAX番号を付与できることや、海外にも手軽に通信できることもメリットでしょう。FAXを使ったダイレクトメールの送信では、手動では時間や手間もかかります。しかし、クラウドサービスなら大量の宛先にも一括送信できるので、作業効率もよりアップするでしょう。機器を設置するFAXよりもメリットは多くあるのです。

サービス内容や価格を比較しよう

クラウドFAXのサービスは複数ありますが、安心して使い続けるためには質の高いサービスを提供する業者を選ぶことが重要です。いきなり契約するのは不安という場合は、まずはお試し期間を利用してみましょう。クラウドFAX業者では無料のお試し期間を設けているところが多く、正式な契約の前にサービスを試せるようになっています。

無料のお試し期間中に利便性の高さやサポート体制のよさ、費用などを比較してみることがおすすめです。無料お試し期間で満足な結果が得られた場合は、そのまま契約へと進むこともでき、サービス内容や利用金に不満がある場合は、別の業者のお試しを利用することもできます。

初期費用も気になるところですが、手持ちのパソコンやスマートフォンにFAXの機能をつけることになるので、業務用のFAX機器を導入するような高額な初期費用は発生しません。サイズの大きな複合機を用意しなくてよいので、設置スペースを用意する必要がないのもよいところです。

月額費用や送受信の費用もサービスごとに違いがあるため、申し込む前にはしっかりと比較しておきましょう。また大切な情報が外部に漏れることのないように、セキュリティがしっかりとしている業者を選ぶことも重要です。海外へは対応していないサービスもあるため、海外オフィスに得意先がある場合は、海外への利用が可能かどうかも調べておきましょう。

近年では、機器を使ったFAXでのやり取りもデメリットが増えてきています。その点、クラウドFAXなら機器の導入も必要なく、インターネットを通じて外出先からでも送受信可能です。まずは無料のお試し期間を活用して、サービス内容や使い勝手のよさを確認してみましょう。