新型コロナウイルスの流行から、日本においてもテレワークが大きく普及しました。しかし、テレワークの際に困りやすいのがFAXの送受信です。しかし、そんな悩みもインターネットFAXを導入することで解決可能です。本記事では、テレワークにおいてインターネットFAXが最適な理由について詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

テレワークにインターネットFAXが最適な理由とは

インターネットFAXは、テレワーク環境において従来のFAX機に代わる便利なサービスです。まず、FAX機が不要で、パソコンやスマートフォンさえあればどこでも送受信が可能である点が大きなメリットです。近年では家庭に固定電話回線がないケースも増えており、従業員が自宅でFAXを確認するのが難しい状況でしたが、インターネットFAXならその問題を解決できます。

また、設備投資が不要かつオフィスに人員を配置する必要もなくなるため、コスト削減にも寄与します。一方、コンビニのマルチコピー機を利用する方法もありますが、毎回店舗まで足を運ぶ手間がかかるため大量送信には不向きです。また、契約書や人事情報などの機密文書の送受信においてはセキュリティやコンプライアンスのリスクも伴うため、業務利用には適していません。

しかし、インターネットFAXは受信FAXをデータ化して保存できるため紛失や破損のリスクを低減し、複数のメンバーでの共有や管理が容易になります。さらに、ファイリングの手間が省けるため、書類のデジタル化を目指す企業には最適です。また、原稿編集機能が搭載されたサービスを利用すれば、受信書類に直接サインや捺印を加えることが可能です。

これにより、紙を使わずに再送できます。これによりペーパーレス化が進むだけでなく、印刷費やインク代、電気代といったコストの削減にも繋がります。

テレワークに用いるインターネットFAXの選び方

テレワーク環境にインターネットFAXを導入する際は、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが大切です。

申し込んですぐに使えるか

まず、申し込んですぐに使えるかどうかを確認しましょう。インターネットFAXを申し込んだ後、すぐに使用開始できるサービスを選ぶことが望ましいです。申し込みから使用開始までに時間がかかると、FAXの送受信が混乱し、確認の手間が増える可能性があります。

FAX番号を選べるか

次に、FAX番号を選べるかも重要な点です。自社の所在地や電話番号に合わせた市外局番を選べるサービスを選ぶと、取引先からの信頼を得やすく、誤送信のリスクを減らせます。

そのため、全国主要都市の番号を選べるかどうかを確認しましょう。

操作が簡単か

また、操作が簡単でストレスがないかも大切です。特別な操作が必要なサービスでは、使いづらさがストレスになりかねません。無料トライアルを利用して、操作性を実際に試してみると良いでしょう。

受信機能があるか

受信機能があるかどうかも確認すべきポイントです。インターネットFAXを導入する場合、送信だけでなく受信機能も必要です。送信料金が安くても受信料金が高額だったり、受信機能がないサービスでは、テレワーク環境で活用しきれない場合があります。

複数人での対応・管理が可能か

複数人での対応や管理が可能かも重要です。テレワークでは、複数のスタッフでFAXを共有し、管理することが求められます。複数のメールアドレスでFAXを受信できるサービスを選ぶと、誰かが公休や体調不良の際にも対応が可能になります。

スマートフォンやPCできれいにFAX送信ができるか

さらに、スマートフォンやPCできれいにFAXが送信できるかも確認すべき点です。スマートフォンでFAXを送ることも多いため、画面サイズに関わらず届いたFAXが見やすく、操作がスムーズであることが重要です。

インターネットFAXの利用にかかる費用

インターネットFAXの利用にはいくつかの費用がかかりますが、主に以下の項目に分かれます。

初期費用

インターネットFAXを導入する際にかかる初期費用は、FAX番号の付与やセットアップに関連する費用です。ほとんどの業者では数千円程度で済むことが多く、高額になることは少ないです。

月額費用

月額費用は、毎月支払う固定料金です。業者によっては年に1回、年間分をまとめて徴収することもあります。無料で月額費用が発生しない業者もありますが、その場合送信や受信にかかる費用が高くなる可能性があります。

そのため、総額をよく確認することが重要です。

送信費用と受信費用

FAX送信や受信には、1ページごとの単価を設定している業者や、月額料金内で決められた枚数を送受信できる業者もあります。定額料金のサービスでは、一定枚数を超えると1ページごとの単価制に切り替わることが一般的です。

追加料金の発生条件をしっかり確認しておくと、予算管理がしやすくなります。

まとめ

テレワークにおいてインターネットFAXは、FAX機不要でPCやスマートフォンで簡単に送受信できます。これにより、場所を選ばず効率的に業務を進めることが可能です。設備投資が不要で、受信したFAXをデータ化して共有や管理が可能になり、ペーパーレス化も進みます。さらに、原稿編集機能を使えばサインや捺印もデジタルで行えるため、紙の使用を減らしてコスト削減にもつながりやすいです。インターネットFAXは、テレワークをサポートする最適なツールと言えるでしょう。